La Circular consta de 17 artículos, entre los que destacan las normas sobre procedimientos internos y electrónicos en la tramitación de trámites administrativos; la fotocopia de documentos a formato electrónico; la extracción de datos de documentos; y la suspensión de la ejecución de trámites administrativos.
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Últimas directrices sobre la realización de trámites administrativos en el marco del mecanismo de ventanilla única y de ventanillas únicas interconectadas. |
Procedimientos internos, procedimientos electrónicos en la resolución de procedimientos administrativos
En lo que respecta al desarrollo de procedimientos internos y electrónicos para la tramitación de trámites administrativos, la Circular estipula:
Principios para el desarrollo de procedimientos internos de gestión administrativa, aplicando el Sistema de Gestión de la Calidad conforme a las Normas Nacionales a las operaciones de las agencias y organizaciones del sistema administrativo estatal. Se garantiza la simplificación, la reestructuración de los procedimientos, la reutilización de datos y la implementación independientemente de las fronteras administrativas, según la hoja de ruta, de acuerdo con las normas legales y las prácticas de aplicación; y su implementación oportuna una vez que entren en vigor las normas de procedimiento administrativo.
Para los ministerios y organismos de nivel ministerial, el proceso interno para la tramitación de los procedimientos administrativos se implementará de la siguiente manera: La unidad especializada presidirá y coordinará con las unidades pertinentes la revisión y el desarrollo de los procesos internos para la tramitación de los procedimientos administrativos bajo su autoridad; consultará con las unidades especializadas sobre el control de los procedimientos administrativos para completarlos antes de presentarlos al Ministro o al Jefe del organismo de nivel ministerial para su aprobación.
En el caso de las localidades, los organismos especializados dependientes del Comité Popular Provincial presidirán y coordinarán con los organismos pertinentes la revisión y el desarrollo de procedimientos internos para la tramitación de los trámites administrativos bajo la jurisdicción de los niveles provincial y comunal; consultarán con los organismos y unidades especializados en el control de los procedimientos administrativos para completarlos antes de presentarlos al Presidente del Comité Popular Provincial para su aprobación.
Con base en los procedimientos internos aprobados, el Ministro, el Jefe de la agencia de nivel ministerial y el Presidente del Comité Popular Provincial dirigirán el desarrollo y la promulgación de procedimientos electrónicos para la tramitación de trámites administrativos en el software del Sistema de Información de Tramitación de Trámites Administrativos a nivel ministerial y provincial para su aplicación uniforme en ministerios, dependencias y localidades, cumpliendo con los requisitos para su implementación oportuna cuando entren en vigor las regulaciones de procedimiento administrativo.
Reglamento sobre fotocopiado a versión electrónica y extracción de datos en papel.
En lo que respecta a la fotocopia de documentos a formato electrónico, la Circular estipula:
La fotocopia de documentos a copias electrónicas según lo prescrito en el punto c, cláusula 1, artículo 17 del Decreto No. 118/2025/ND-CP se lleva a cabo de conformidad con las disposiciones de la cláusula 1 y la cláusula 2, artículo 8 de la Circular No. 01/2023/TT-VPCP de fecha 5 de abril de 2023 del Ministro, Jefe de la Oficina del Gobierno , que estipula una serie de contenidos y medidas para la implementación en la digitalización de registros, resultados de la tramitación de procedimientos administrativos y la realización de procedimientos administrativos en el entorno electrónico (en adelante, Circular No. 01/2023/TT-VPCP).
Casos en los que no es necesario realizar copias electrónicas: Documentos presentados para llevar a cabo trámites administrativos en el entorno electrónico; papeles y documentos que solo requieren presentación al presentar documentos de trámite administrativo; resultados de exámenes, verificaciones y respuestas a dictámenes de organismos y unidades que participan en el proceso de tramitación de trámites administrativos, salvo en los casos en que las leyes especializadas dispongan otra cosa; papeles y documentos confidenciales según lo prescrito por la ley.
En lo que respecta a la normativa sobre extracción de datos de documentos, la Circular exige:
La extracción y actualización de información y datos electrónicos prescrita en la Cláusula 2, Artículo 19 del Decreto No. 118/2025/ND-CP se llevará a cabo de conformidad con lo dispuesto en el Artículo 9 de la Circular No. 01/2023/TT-VPCP.
No se extraerán datos de documentos y papeles: compartidos en formato de datos por bases de datos nacionales, bases de datos especializadas, el Portal Nacional de Servicio Público, el Sistema de Información de Resolución de Procedimientos Administrativos a nivel ministerial y provincial y que tengan valor jurídico; documentos que sean componentes de expedientes de resolución de procedimientos administrativos presentados en forma de fotocopias, copias certificadas, excepto copias electrónicas certificadas del original; documentos y papeles que solo requieren presentación al presentar expedientes de procedimientos administrativos; documentos y papeles confidenciales de acuerdo con las disposiciones legales.
La Circular también regula la suspensión de los procedimientos administrativos, específicamente de la siguiente manera:
Inmediatamente después de recibir una solicitud para dejar de realizar trámites administrativos directamente o por correo postal de una organización o persona de acuerdo con la Cláusula 1, Artículo 21 del Decreto No. 118/2025/ND-CP, el Departamento de Ventanilla Única donde se recibe el expediente es responsable de verificar el estado y los resultados de la tramitación del trámite administrativo.
En caso de que no exista una decisión para resolver los procedimientos administrativos o un documento que notifique los resultados de la resolución de dichos procedimientos, el Departamento de Ventanilla Única donde se reciba el expediente será responsable de notificar la suspensión de la resolución del expediente de acuerdo con el formulario de Aviso de suspensión de la resolución del expediente prescrito en esta Circular.
El Portal Nacional de Servicios Públicos notifica la suspensión de los procedimientos administrativos en el sistema a solicitud de organizaciones y particulares y de conformidad con lo dispuesto en el apartado 2 del artículo 21 del Decreto n.º 118/2025/ND-CP, según el formulario de notificación de suspensión del procesamiento de expedientes prescrito en esta Circular.
Esta Circular entra en vigor a partir de la fecha de su emisión (15 de septiembre de 2025).
Fuente: https://baobacninhtv.vn/huong-dan-moi-nhat-ve-thuc-hien-thu-tuc-hanh-chinh-postid426525.bbg
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