La Circular consta de 17 artículos, entre los que destacan las normas sobre procedimientos internos y procedimientos electrónicos en la tramitación de procedimientos administrativos; fotocopia de documentos en copias electrónicas; extracción de datos de documentos; y parada de la ejecución de procedimientos administrativos.
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Últimas directrices sobre la realización de procedimientos administrativos bajo el mecanismo de ventanilla única y ventanilla única interconectada. |
Procedimientos internos, procedimientos electrónicos en la liquidación del procedimiento administrativo
Respecto al desarrollo de los procedimientos internos y procedimientos electrónicos en la tramitación de los procedimientos administrativos, la Circular establece:
Principios para el desarrollo de procedimientos internos para la gestión de procedimientos administrativos, aplicando el Sistema de Gestión de Calidad, según las Normas Nacionales, a las operaciones de las agencias y organizaciones del sistema administrativo estatal. Garantizar la simplificación, la reestructuración de los procedimientos, la reutilización de datos y la implementación, independientemente de los límites administrativos, de acuerdo con la hoja de ruta, de conformidad con la normativa legal y las prácticas de implementación; la implementación oportuna tras la entrada en vigor de la normativa de procedimientos administrativos.
Para los ministerios y organismos de nivel ministerial, el proceso interno para el manejo de los procedimientos administrativos se implementará de la siguiente manera: La unidad especializada presidirá y coordinará con las unidades pertinentes para revisar y desarrollar los procesos internos para el manejo de los procedimientos administrativos para los procedimientos administrativos bajo su autoridad; consultar con las unidades especializadas sobre el control de los procedimientos administrativos para completar antes de presentarlos al Ministro o Jefe del organismo de nivel ministerial para su aprobación.
En el caso de las localidades, los organismos especializados bajo el Comité Popular provincial presidirán y coordinarán con los organismos pertinentes para revisar y desarrollar los procedimientos internos para el manejo de los procedimientos administrativos bajo la jurisdicción de los niveles provincial y comunal; consultarán con los organismos y unidades especializadas sobre el control de los procedimientos administrativos para completarlos antes de presentarlos al Presidente del Comité Popular provincial para su aprobación.
Con base en los procedimientos internos aprobados, el Ministro, el Jefe del organismo de nivel ministerial, el Presidente del Comité Popular Provincial dirigirá el desarrollo y la promulgación de procedimientos electrónicos para el manejo de procedimientos administrativos en el software del Sistema de Información de Manejo de Procedimientos Administrativos a nivel ministerial y provincial para su aplicación uniforme en los ministerios, sucursales y localidades, cumpliendo con los requisitos para una implementación oportuna cuando entren en vigencia las regulaciones de procedimientos administrativos.
Normativa sobre fotocopiado a versión electrónica, extracción de datos en papel
Respecto a la fotocopia de documentos en versión electrónica, la Circular establece:
La fotocopia de documentos en copias electrónicas según lo prescrito en el Punto c, Cláusula 1, Artículo 17 del Decreto No. 118/2025/ND-CP se lleva a cabo de conformidad con las disposiciones de la Cláusula 1 y la Cláusula 2, Artículo 8 de la Circular No. 01/2023/TT-VPCP de fecha 5 de abril de 2023 del Ministro, Jefe de la Oficina del Gobierno que estipula una serie de contenidos y medidas para la implementación en la digitalización de registros, resultados del manejo de procedimientos administrativos y la realización de procedimientos administrativos en el entorno electrónico (en adelante, Circular No. 01/2023/TT-VPCP).
Casos en que no es necesario realizar copias electrónicas: Documentos presentados para realizar trámites administrativos en el ambiente electrónico; papeles y documentos que sólo requieren presentación al momento de presentar documentos de trámite administrativo; resultados de examen, verificación y respuestas a dictámenes de las dependencias y unidades que participan en el proceso de tramitación de procedimientos administrativos, salvo en los casos en que leyes especializadas dispongan lo contrario; papeles y documentos confidenciales en los términos que determine la ley.
Respecto a la normativa sobre extracción de datos de documentos, la Circular exige:
La extracción y actualización de la información y datos electrónicos prescritos en la Cláusula 2, Artículo 19 del Decreto No. 118/2025/ND-CP se realizará de conformidad con lo dispuesto en el Artículo 9 de la Circular No. 01/2023/TT-VPCP.
No extraer datos de documentos y papeles: compartidos en forma de datos por las bases de datos nacionales, bases de datos especializadas, el Portal Nacional de la Función Pública, el Sistema de Información de Resolución de Procedimientos Administrativos a nivel ministerial y provincial y que tengan valor legal; documentos que sean componentes de expedientes de liquidación de procedimientos administrativos presentados en forma de fotocopias, copias certificadas, excepto copias electrónicas certificadas del original; documentos y papeles que solo requieran presentación al momento de presentar expedientes de procedimientos administrativos; documentos y papeles confidenciales de acuerdo a lo establecido en la ley.
La Circular también regula la suspensión de los procedimientos administrativos, en concreto lo siguiente:
Inmediatamente después de recibir una solicitud para dejar de realizar procedimientos administrativos directamente o por correo postal de una organización o individuo de acuerdo con la Cláusula 1, Artículo 21 del Decreto No. 118/2025/ND-CP, el Departamento de Ventanilla Única donde se recibe el expediente es responsable de verificar el estado y los resultados del manejo del procedimiento administrativo.
En caso de que no exista resolución de resolución del procedimiento administrativo o documento que notifique el resultado de la resolución del procedimiento administrativo, la Ventanilla Única donde se recibe el expediente es responsable de notificar la suspensión de la resolución del expediente de acuerdo al formato de Aviso de suspensión de resolución del expediente prescrito en esta Circular.
El Portal Nacional del Servicio Público notifica la suspensión de los procedimientos administrativos en el sistema a solicitud de organizaciones y personas y de conformidad con lo dispuesto en la Cláusula 2, Artículo 21 del Decreto No. 118/2025/ND-CP según el Formulario de Aviso de suspensión de trámite de expediente prescrito en esta Circular.
La presente Circular entra en vigor a partir de la fecha de emisión (15 de septiembre de 2025).
Fuente: https://baobacninhtv.vn/huong-dan-moi-nhat-ve-thuc-hien-thu-tuc-hanh-chinh-postid426525.bbg
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