Beneficios del modelo de "sala de reuniones sin papel" en Dak Nong

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A partir de la 5.ª sesión, que tendrá lugar en diciembre de 2022, el Consejo Popular de la comuna de Dak Wil (Cu Jut), período 5 (2021-2026), implementará sesiones sin papel. Por lo tanto, antes de las sesiones, los delegados del Consejo Popular de la comuna tendrán acceso a los documentos relacionados con la sesión a través del grupo zalo "Delegados del Consejo Popular".

Los documentos se descargan a computadoras y teléfonos para facilitar la investigación y la preparación, garantizando así el contenido requerido para la reunión. Acceder a la información de esta manera facilita la transferencia rápida de información y documentos de las reuniones, reduciendo el tiempo y los costos de impresión de documentos en la organización.

La Sra. Nguyen Thi Thuyen, vicepresidenta del Consejo Popular de la Comuna de Dak Wil (Cu Jut), declaró: «En reuniones anteriores, la preparación e impresión de documentos se realizaba manualmente, lo que requería mucho tiempo y dinero, y era fácil cometer errores en el proceso de organización. Implementar reuniones sin papel, utilizando el software Zalo para enviar y recibir documentos, ofrece numerosas ventajas prácticas, ya que ahorra costos y tiempo en la impresión y preparación de documentos. Los delegados también tienen tiempo para investigar y almacenar documentos que les sirvan para sus actividades, lo que facilita un mejor debate y la formulación de preguntas en la reunión».

dakwil(1).jpg — El Consejo Popular de la Comuna de Dak Wil (Cu Jut) implementó una reunión sin papel enviando documentos relacionados con la reunión con anticipación a través de Zalo a los delegados.

En la ciudad de Gia Nghia, después de un año de probar el modelo de "salas de reuniones sin papel" para los Comités Populares de los barrios de Nghia Tan y Quang Thanh, se celebraron casi 30 reuniones a través del modelo de salas de reuniones sin papel.

Durante las reuniones, el Comité Organizador publicó el código QR y la contraseña de wifi. Los participantes solo necesitan escanear el código QR con sus teléfonos inteligentes o computadoras para descargar documentos para su investigación. El proceso es rápido, ahorrando tiempo y dinero, y el almacenamiento de información es más conveniente.

La Sra. Dang Thi Quyen, funcionaria de la Oficina del Comité Popular del Distrito de Nghia Tan (Gia Nghia), comentó: «En las reuniones, basta con escanear el código QR para descargar los documentos para todos los delegados. Esto ofrece muchas ventajas durante la preparación de la reunión: se reduce el tiempo de entrega de los documentos, lo que permite ahorrar en gastos de papelería y tiempo de impresión. Descargar documentos mediante el código QR es muy sencillo».

z3739116193325_d4511454da2ba8ad2fa7e9db96e0869c(1).jpg — Los delegados escanean el código QR para descargar documentos en el IV Congreso de la Unión de Jóvenes Comunistas de Ho Chi Minh de la provincia de Dak Nong , período 2022-2027.

Según las estadísticas, más de 50 agencias y unidades en toda la provincia han comenzado a migrar del modelo tradicional de salas de reuniones a salas sin papel. Según las circunstancias, las agencias y unidades realizan la migración de forma flexible y adecuada, lo que duplica la eficiencia en la organización de reuniones.

Según la evaluación de las localidades, la conversión de salas de reuniones tradicionales a "salas de reuniones sin papel" cumple con los requisitos de implementación de tareas en el contexto de la transformación digital. Funcionarios, funcionarios, empleados públicos y delegados de agencias, unidades y localidades también se están adaptando gradualmente a las formas de organizar reuniones según el modelo de "salas de reuniones sin papel".

La implementación de "salas de reuniones sin papel" también contribuye a mejorar la interacción entre los participantes, mejorando la calidad de la dirección y la gestión de agencias y unidades. Asimismo, contribuye a mejorar la calidad de la reforma administrativa y a completar el objetivo de transformación digital, garantizando que, para finales de 2023, el 100 % de las personas y empresas que utilizan servicios en línea estén identificadas y autenticadas de forma fluida y unificada en todos los sistemas de gobierno, desde el central hasta el local.

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