Esfuerzos para garantizar la seguridad de los documentos archivados durante el proceso de racionalización y optimización del aparato

BHG - Recientemente, en el proceso de ordenamiento y racionalización del aparato del sistema político, el trabajo documental y de archivos (VTLT) es uno de los temas que interesan y dirigen a todos los niveles y sectores. El 17 de mayo de 2025, el Politburó y el Secretariado emitieron la Conclusión Nº 155 sobre una serie de tareas clave en la reestructuración del aparato. En el cual se requiere enfocar de cerca la dirección y almacenamiento de registros; Evite el riesgo de perder, extraviar o destruir documentos... Garantizando así la seguridad de los documentos durante el proceso de agilización del aparato.

BHG - Recientemente, en el proceso de ordenamiento y racionalización del aparato del sistema político , el trabajo documental y de archivos (VTLT) es uno de los temas que interesan y dirigen a todos los niveles y sectores. El 17 de mayo de 2025, el Politburó y el Secretariado emitieron la Conclusión Nº 155 sobre una serie de tareas clave en la reestructuración del aparato. En el cual se requiere enfocar de cerca la dirección y almacenamiento de registros; Evite el riesgo de perder, extraviar o destruir documentos... Garantizando así la seguridad de los documentos durante el proceso de agilización del aparato.

Al hablar con nosotros, el camarada Nguyen Van Phong, jefe interino del Departamento Provincial de Procedimientos Administrativos, dijo: Implementando la dirección del Gobierno Central y de la provincia sobre el fortalecimiento del trabajo de procedimiento administrativo en el proceso de organizar y racionalizar el aparato del sistema político, el Departamento aconsejó proactivamente al Departamento del Interior que emitiera un despacho oficial solicitando a las unidades y localidades que compilaran estadísticas sobre los documentos y el nivel de procesamiento de documentos. Al mismo tiempo, asesorar sobre las labores de protección de la seguridad de los documentos y bases de datos durante la fusión y terminación de las operaciones de las unidades; El Departamento del Interior organizó conferencias en línea para orientar a las agencias desde el nivel provincial hasta el de base en la implementación del trabajo VTLT y la digitalización de documentos de archivo en el proceso de racionalización del aparato.

El Departamento de Registros y Archivos está trabajando intensamente para coordinar la digitalización de los documentos provinciales.

Según las estadísticas hasta el 30 de marzo de este año, Ha Giang tiene 455 agencias y unidades que terminaron sus operaciones una vez completada la fusión, incluidos departamentos, sucursales, juntas, sucursales, centros bajo departamentos, sucursales, agencias y unidades a nivel de distrito y localidades de base... El número de documentos creados durante las operaciones de las agencias y unidades es de aproximadamente 54.000 metros de estantes de documentos en papel, de los cuales alrededor de 48.000 documentos no han sido editados; Más de 200.000 mapas. Con una cantidad tan grande de documentos, será un gran desafío en la gestión de la seguridad documental.

El 15 de mayo de 2025, el Ministerio del Interior emitió la Circular No. 06, que estipula una serie de artículos de la Ley de Archivos y exige que el Departamento de Archivos sea responsable de recibir todos los documentos de las agencias y unidades de nivel distrital que hayan finalizado sus operaciones. En el futuro, después de no implementar el nivel de distrito (con un volumen de documentos de archivo de aproximadamente 13.000 m3 de documentos), al mismo tiempo recibir los archivos permanentes de las agencias provinciales, los Consejos Populares y los Comités Populares a nivel comunal será una enorme cantidad de trabajo para el trabajo de archivo de la provincia.

Según Nguyen Van Phong, jefe interino del Departamento Provincial de Archivos y Gestión de Registros, una de las dificultades para recibir, almacenar y preservar el gran volumen de documentos antes mencionado en el futuro es la cuestión de los archivos. Para ello, se necesitarán entre 5.200 y 5.500 m2 de superficie de almacén junto con un sistema de estanterías de almacenamiento. Mientras tanto, los recursos humanos del Departamento son actualmente limitados, con sólo 18 personas, y deben recibir una gran cantidad de documentos en poco tiempo. De esto, se puede afirmar que las dificultades son muy grandes y para garantizar la seguridad de los documentos de información, evitar la pérdida y divulgación de los documentos de información, desde ahora hasta junio, el Departamento debe aumentar la orientación a los distritos y comunas para empacar y catalogar los documentos para su entrega.

En el futuro, implementar la directiva central sobre digitalización de documentos no digitalizados, completada antes del 30 de junio de 2025. Según las regulaciones, los documentos digitalizados deben ser documentos editados, mientras que actualmente tenemos hasta 48.000 metros de documentos sin editar, lo que también es una gran dificultad. Se sabe que el costo actual de digitalizar documentos es de aproximadamente 21 millones de VND por metro cuadrado. Con una cantidad tan grande de documentos, se necesitarían muchos años para digitalizarlos. De lo anterior se desprende que se trata de un problema extremadamente difícil para el Departamento Provincial de Recursos Naturales y Medio Ambiente a la hora de asesorar sobre la implementación de esta obra. No sólo Ha Giang, localidades de todo el país también enfrentan dificultades para digitalizar documentos según el plazo establecido por el Gobierno Central.

Con las condiciones actuales de los archivos provinciales, después de que el nivel de distrito termine sus operaciones, el Departamento de Archivos provincial solo puede recibir documentos de archivo de dos distritos, Xin Man y Dong Van. Ante tales dificultades, según el Departamento de Archivos y Registros provincial, en las condiciones actuales, cuando no es posible recibir los documentos para su almacenamiento centralizado en el almacén provincial, todavía es necesario almacenarlos in situ según la normativa para recibirlos gradualmente. Por tanto, para garantizar la seguridad de los documentos, el Departamento también tendrá que enviar periódicamente personal para verificar el estado de los documentos conservados en las localidades.

Los archivos históricos son activos extremadamente importantes. Con la política de racionalización del aparato del sistema político, para hacer bien el trabajo de archivo en el futuro, según el líder del departamento de archivo provincial, al fusionar provincias, necesitamos prestar atención a organizar el modelo de agencia de archivo provincial de una manera que sea adecuada a las condiciones prácticas. El Departamento así como cada funcionario y empleado se esforzarán siempre por asesorar y realizar bien el trabajo de protección de los documentos de archivo, y se esforzarán por promover la digitalización de los documentos de la provincia.

Artículo y fotos: PHUNG NGUYEN

Fuente: https://baohagiang.vn/sap-xep-to-chuc-bo-may-tinh-gon-manh-hieu-luc-hieu-qua/202505/no-luc-dam-bao-an-toan-tai-lieu-luu-tru-trong-qua-trinh-sap-xep-tinh-gon-bo-may-a3f4660/