En concreto, las agencias y organizaciones deben revisar y completar el libro de registro y la base de datos para gestionar los documentos salientes y entrantes; y al mismo tiempo, sellar el juego completo de documentos salientes antes de enviar el sello a la agencia policial donde está registrada la muestra del sello.
Las agencias y organizaciones establecidas tras la reorganización deben emitir un reglamento sobre el manejo de documentos, de acuerdo con el Decreto 30/2020 y las instrucciones del Departamento de Registros y Archivos del Estado. El reglamento debe especificar el formato y las técnicas para la presentación de documentos, el establecimiento de nuevos registros, la implementación de nuevos sistemas de numeración y la anotación de documentos entrantes y salientes, comenzando con el número 01.
En cuanto a la labor de archivo, el presidente del Comité Popular de Ciudad Ho Chi Minh solicitó a los jefes de departamento, sucursal y sector que recibieran registros, archivos y bases de datos de los departamentos y sucursales correspondientes de la provincia de Binh Duong (antigua) y Ba Ria - Vung Tau (antigua). Se seguirán preservando los registros y documentos para garantizar su seguridad. En particular, se coordinó con el Departamento del Interior para desarrollar y presentar al Comité Popular de Ciudad Ho Chi Minh la adaptación, reparación, restauración y creación de una base de datos de archivos.
El Presidente del Comité Popular del barrio, comuna o zona especial recibe los registros y documentos de la antigua unidad administrativa y dispone de un plan de explotación y reglamentos adecuados para servir al pueblo y a las empresas.
El Presidente del Comité Popular de Ciudad Ho Chi Minh también solicitó al Director del Centro de Transformación Digital de Ciudad Ho Chi Minh que prepare servidores, infraestructura de almacenamiento, garantice la seguridad de la información, desarrolle planes de integración, utilice datos compartidos, garantice la interconexión para servir al sistema político , agencias, organizaciones e individuos.
El Presidente del Comité Popular de Ciudad Ho Chi Minh encargó al Director del Departamento de Policía de Ciudad Ho Chi Minh la tarea de dirigir la desclasificación, preservación y entrega de documentos confidenciales y dispositivos de almacenamiento secreto; garantizar la seguridad y la prevención de incendios en los almacenes temporales durante el proceso de organización. En particular, investigar y gestionar rigurosamente los casos de apropiación intencional, destrucción, compra o transferencia ilegal de documentos.
Fuente: https://www.sggp.org.vn/tphcm-siet-chat-quan-ly-so-hoa-ho-so-sau-sap-xep-don-vi-hanh-chinh-post802992.html
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