بهبود مستمر کیفیت اسناد و بایگانی حزب.

کار اسناد و بایگانی یکی از مباحث مهم در مدیریت، هدایت و عملیات است که مستقیماً بر تنظیم کار روزانه و کیفیت و کارایی عملیات سازمان‌ها و واحدها تأثیر می‌گذارد. به دلیل این اهمیت، بر اساس الزامات و وظایف تعیین‌شده، سازمان‌های استان اسناد کاملی را برای استقرار و هدایت کار اسناد، بایگانی و حفاظت از اسرار دولتی منتشر کرده‌اند.

تصویر001.jpg — کنفرانس آنلاین برای بررسی ۵ سال اجرای اسناد و بایگانی حزب، کمیته جبهه میهنی ویتنام و سازمان‌های اجتماعی- سیاسی .

در ۵ سال گذشته (از ۲۰۱۸ تاکنون)، دفتر کمیته حزبی استان، بازرسی‌ها و راهنمایی‌های حرفه‌ای را در ۱۸ واحد، جبهه، اتحادیه و ۱۱ کمیته حزبی در سطح کمون سازماندهی کرده است. کمیته‌های حزبی ۱۰/۱۰ منطقه نیز بازرسی‌ها و راهنمایی‌های حرفه‌ای را برای کمیته‌های حزبی تابعه سازماندهی کرده‌اند. بدین ترتیب، خطاها به سرعت شناسایی و اصلاح شدند و مشکلات حرفه‌ای، به ویژه اجرای مقررات قانونی در مورد حفاظت از اسرار دولتی در کار اسناد و بایگانی، حل شدند. آمار کمیته حزبی استان نشان می‌دهد که از ژانویه ۲۰۱۸ تا سپتامبر ۲۰۲۳، بایگانی کمیته حزبی استان به بیش از ۱۳۰۰ کاربر با نزدیک به ۱,۱۲۱,۰۰۰ سند خدمات ارائه داده است. بایگانی کمیته‌های حزبی در سطح منطقه به بیش از ۱۲۷۰ کاربر با بیش از ۲۷۳۷ سند خدمات ارائه داده است.

دفتر کمیته حزبی استانی همچنین اسناد ورودی را دیجیتالی، ۶۱۰۰ سند خروجی (۱۰۰٪) را صادر و منتقل کرد. همزمان، ۲۸۰۰۰ سند ورودی را دریافت و پردازش کرد که ۲۲۰۰۰ سند از طریق شبکه گسترده حزب دریافت شد؛ ۳۲۰۰ سند و بیش از ۷۱۷۰۰ سند را به‌روزرسانی و به پایگاه داده سوابق و دسته‌بندی اسناد آرشیو کمیته حزبی استانی اضافه کرد. دفاتر کمیته‌های حزبی در سطح منطقه، ادارات کمیته حزبی استانی و کمیته‌های حزبی وابسته، ۳۸۷۰۰ سند خروجی صادر و ۹۲۱۰۰ سند ورودی از انواع مختلف را دریافت کردند که اکثر آنها به اسناد الکترونیکی تبدیل شدند.

طبق ارزیابی کمیته حزبی استان، کار اسناد و بایگانی به طور فزاینده‌ای تغییرات قابل توجهی داشته است. سیستم اسنادی که کار حرفه‌ای را هدایت و راهنمایی می‌کند، به طور کامل منتشر شده است و مبنای قانونی برای اجرای کار یکپارچه اسناد و بایگانی از استان تا سطح پایه ایجاد کرده است. با این حال، جمع‌آوری برخی از اسناد در بایگانی‌ها الزامات را برآورده نکرده است؛ کار جمع‌آوری و ویرایش اسناد کامل نیست. اکثر کارکنانی که کار اسناد و بایگانی را در تمام سطوح انجام می‌دهند، در رشته‌های تحصیلی خود به درستی آموزش ندیده‌اند؛ صلاحیت‌های حرفه‌ای آنها محدود است، آنها باید مشاغل زیادی را بپذیرند یا مرتباً تغییر کنند که این امر به طور قابل توجهی بر کیفیت کار اسناد و بایگانی تأثیر می‌گذارد...

در کنفرانسی که برای بررسی ۵ سال اجرای کار اسناد و بایگانی حزب، کمیته جبهه میهنی ویتنام و سازمان‌های اجتماعی-سیاسی که به تازگی برگزار شد، رفیق نگوین هوای آن - عضو علی‌البدل کمیته مرکزی حزب، معاون دبیر دائمی کمیته حزبی استان - برگزار شد، از کمیته‌های حزبی در تمام سطوح درخواست کرد که در تمام مراحل فرآیند کار اسناد و بایگانی، مقررات را به طور دقیق اجرا کنند. رهبران در تمام سطوح باید نظم و انضباط را تشدید کنند، از سوءاستفاده از قدرت خودداری کنند؛ کار اسناد و بایگانی را به طور جدی، همزمان، علمی و دقیق اجرا کنند. کار اسناد باید مطابق با مقررات، در چارچوب اختیارات، تضمین اطلاعات و اسناد علمی، دقیق و محرمانه باشد. اصلاح فرآیندها و رویه‌ها را ترویج دهید، اسناد و مدارک را کاهش دهید؛ از فناوری اطلاعات و تحول دیجیتال استفاده کنید. برای کار بایگانی، لازم است اسناد را به طور ایمن حفظ کنید؛ بهره‌برداری را سازماندهی کنید، ارزش اسناد بایگانی شده را به طور مؤثر ارتقا دهید، با تمرکز بر پیشگیری از آتش‌سوزی و انفجار. به طور منظم آموزش و توسعه مهارت‌های حرفه‌ای را برای کارکنان دفتری و بایگانی سازماندهی کنید؛ بازرسی و راهنمایی حرفه‌ای را برای واحدهای وابسته تقویت کنید...

منبع