مأموران و متخصصان به طور فعال و انعطاف‌پذیر از پلتفرم‌های دیجیتال در انجام کارها بهره می‌برند.

اثربخشی حاصل از تفکر مدیریت نوآورانه

وزارت علوم و فناوری (DOST) یکی از اولین واحدهایی است که به طور جامع مدل اداری بدون کاغذ را به کار گرفته است. کل فرآیند واگذاری وظایف، تأیید، نظارت و برگزاری جلسات بر روی یک پلتفرم دیجیتال یکپارچه انجام می‌شود و به طور کامل جایگزین اسناد کاغذی و ایمیل‌ها می‌شود. این پلتفرم نه تنها در زمان و هزینه‌ها صرفه‌جویی می‌کند، بلکه شفافیت، اتصال داده‌ها و کنترل عملکرد در لحظه را نیز تضمین می‌کند و نشانگر گذار از مدیریت سنتی به حکمرانی دیجیتال جامع است.

کارایی اولیه‌ای که این دپارتمان به آن دست یافته است، نه تنها از فناوری، بلکه از تفکر نوآورانه نیز ناشی می‌شود. مأموران و متخصصان، ابزارهای دیجیتالی را به صورت پیشگیرانه پیشنهاد و به طور انعطاف‌پذیری برای هر گروه خاص از وظایف به کار می‌گیرند. بسیاری از فرآیندهایی که قبلاً چندین روز طول می‌کشید، اکنون به لطف سیستم پردازش کار با گزارش‌های عملیاتی، سلسله مراتب روشن و امکان پیگیری پیشرفت دقیق، تنها چند ساعت طول می‌کشد که این امر باعث بهبود کارایی عملیاتی شده است. برخی از دپارتمان‌ها و دفاتر، اسناد کاغذی را در عملیات داخلی به طور کامل حذف کرده‌اند و به سمت یک محیط کاری مدرن‌تر، سبزتر و کارآمدتر حرکت می‌کنند.

نتایج عملی حاصل از مرحله آزمایشی، مبنای محکمی برای وزارت علوم و فناوری شده است تا به کمیته مردم شهر توصیه کند طرحی را برای استقرار همزمان پلتفرم دیجیتال (NTS) در سراسر منطقه صادر کند.

یکی از مسئولین اظهار داشت که استفاده از NTS در اجرای وظایف، به فرآیند مشاوره و رسیدگی کمک می‌کند تا پیشگیرانه‌تر، سریع‌تر و آسان‌تر شود و نظارت بر پیشرفت کار با دقت بیشتری انجام شود. علاوه بر این، هر فرد عملکرد کاری و کمیت محصولات خروجی را نیز درک خواهد کرد تا به سرعت راه‌حل‌ها را تنظیم کند، برنامه‌هایی متناسب با واقعیت بسازد و در عین حال کیفیت کار محول شده را تضمین کند.

تحول فرهنگ خدمات عمومی

نخست وزیر در اولین جلسه کمیته راهبری دولت در مورد تحول دیجیتال تأکید کرد: «استقرار همزمان یک پلتفرم کاری بدون کاغذ، یک راه حل اساسی برای ارتقای اصلاحات اداری و بهبود کارایی خدمات عمومی است.» این نه تنها یک نوآوری تکنولوژیکی است، بلکه یک تغییر قوی در تفکر مدیریتی، از روش‌های دستی به عملیات مدرن، شفاف و به هم پیوسته در NTS است.

این شهر در حال تسریع ساخت مدل « دولت بدون کاغذ» است. بر این اساس، همه رهبران، مقامات و کارمندان دولت در تمام سطوح باید تمام سوابق کاری را به صورت آنلاین پردازش کرده و از امضاهای دیجیتال برای حل و فصل کارها، اعمال امضاهای دیجیتال و استفاده مجدد از ۱۰۰٪ داده‌های دیجیتال برای کوتاه کردن زمان، کاهش رویه‌ها و کاهش بار هزینه برای مردم و مشاغل استفاده کنند. در عین حال، این شهر همچنین بازسازی فرآیندهای تجاری، بهبود کیفیت خدمات عمومی آنلاین، مرتبط با ساده‌سازی و کارآمدسازی دستگاه‌های اداری را ترویج می‌دهد.

آقای نگوین شوان سون، مدیر دپارتمان علوم و فناوری، تأکید کرد که تغییر جامع به سمت کار بر روی NTS یک روند اجتناب‌ناپذیر است که به نوسازی دستگاه‌های اداری و ایجاد دولت دیجیتال کمک می‌کند. هدف، بهبود بهره‌وری مدیریت، افزایش شفافیت، کاهش کاغذبازی و ایجاد حداکثر راحتی برای افراد و مشاغل در دسترسی به خدمات عمومی است. دیجیتالی کردن فرآیندها همچنین به سازمان‌های مدیریتی کمک می‌کند تا حجم کار، ظرفیت کارکنان و بهره‌وری اجرا را به طور دقیق ارزیابی کنند و این مبنایی برای ساده‌سازی سازمان در جهتی ساده و مؤثر خواهد بود.

مدیریت بدون کاغذ نه تنها به معنای حذف اسناد کاغذی است، بلکه به معنای حذف تفکر قدیمی و دست و پا گیر نیز می‌باشد. این فرآیند ایجاد یک مدیریت مدرن است که در آن داده‌ها پیشرو، کارایی استاندارد و مردم در مرکز توجه هستند. این شهر با گام‌های پیشگامانه، جایگاه خود را نه تنها در نقشه فناوری، بلکه در نحوه کار و تفکر خدمات دولتی نیز تثبیت می‌کند.

مقاله و عکس‌ها: دین وان

منبع: https://huengaynay.vn/chinh-tri-xa-hoi/cai-cach-hanh-chinh/nen-hanh-chinh-khong-giay-to-tu-thi-diem-den-van-hanh-dong-bo-155542.html