ساده‌سازی ساختار سازمانی: ایجاد تغییر کیفی

دبیرکل تو لام در کنفرانس اول دسامبر در مورد ساده‌سازی دستگاه سازمانی نظام سیاسی به روشنی اظهار داشت: «این موضوع نه تنها مربوط به مقیاس یا کمیت است، بلکه عمیق‌تر از آن، ایجاد تغییرات کیفی در عملیات نظام سیاسی ضروری است.» در واقع، از نظر علم سازمانی، مهمترین هدف ساده‌سازی، بهبود کیفیت عملیات دستگاه‌ها است. اگر این هدف محقق نشود، ساده‌سازی به سادگی به ادغام و کاهش بودجه منجر خواهد شد. با نگاهی به جهان، بسیاری از کشورها با مشکل یک دستگاه اداری چندلایه، دست و پا گیر و به طور فزاینده "متورم" مواجه هستند...، بنابراین الزام ساده‌سازی و بهبود اثربخشی و کارایی عملیات این دستگاه بسیار ضروری است. به عنوان مثال، ایالات متحده اقتصاد پیشرو جهان است، اما می‌بینیم که دونالد ترامپ، رئیس جمهور منتخب، آژانس جدیدی به نام "وزارت کارایی دولت" را تحت رهبری دو تاجر، ایلان ماسک و ویوک راماسوامی، تأسیس کرده است تا رویه‌های اداری را در سطح فدرال کاهش دهد، مقررات غیرمنطقی را لغو کند و در هزینه‌های عمومی صرفه‌جویی کند.

نمایندگان شرکت‌کننده در کنفرانس ملی، اجرای قطعنامه شماره ۱۸-NQ/TW را منتشر و خلاصه کردند (عکس: هونگ فونگ).

در ژاپن، جایی که سال‌ها در آن تحصیل، زندگی و کار کرده‌ام، روند بازسازی و منطقی‌سازی وزارتخانه‌ها و سازمان‌های دولت مرکزی و همچنین تقویت وظایف کابینه از سال ۱۹۹۹ در حال انجام است. این روند نتایج مهم بسیاری را به همراه داشته است که یکی از آنها بازسازی وزارتخانه‌ها برای از بین بردن موانع و ساده‌سازی دستگاه‌ها است. ۲۳ سازمان در سطح وزارتخانه در یک دفتر (دفتر کابینه) و ۱۲ سازمان در سطح وزارتخانه بازسازی شدند. اولین روزی که به ژاپن رسیدم، وقتی برای اولین بار مراحل مهاجرت برای اقامت طولانی مدت را طی کردم، مجبور شدم تقریباً دو ساعت در صف طولانی منتظر بمانم. از آنجایی که به انتظار هنگام استفاده از خدمات عمومی در ویتنام عادت کرده بودم، صف کشیدن برای من خیلی تعجب‌آور نبود. من قبلاً فکر می‌کردم که این روند اجتناب‌ناپذیر است، به خصوص در کشورهایی با جمعیت بیش از ۱۰۰ میلیون نفر. با این حال، دولت ژاپن، با تنها دو کارت شامل کارت اقامت و کارت شماره من (کارت شناسایی شخصی) - نظر من را تغییر داد. به هر فرد یک شماره شناسایی شخصی داده می‌شود و اکثر خدمات عمومی از طریق این کارت، از خدمات مالی، بیمه گرفته تا مراقبت‌های بهداشتی، یکپارچه می‌شوند. در سال‌های متمادی در ژاپن، طولانی‌ترین و تنها زمانی که مجبور بودم در صف منتظر بمانم، زمانی بود که مراحل مهاجرت برای ساکنان طولانی‌مدت ذکر شده در بالا را طی می‌کردم. ژاپن نه تنها با بازسازی قوی دستگاه‌ها، بلکه بر تحول دیجیتال رویه‌های اداری، به حداقل رساندن مراحل میانی و بهبود بهره‌وری کار نیز تمرکز دارد. دولت ژاپن با نقاط قوت خود در پتانسیل اقتصادی و زیرساخت‌های مخابراتی، به طور فعال از فناوری اطلاعات برای کاهش کار دستی، خودکارسازی فرآیندهای پردازش اسناد و در نتیجه کاهش حجم کار کارمندان دولت، ضمن افزایش شفافیت و صرفه‌جویی در هزینه‌ها، استفاده کرده است. علاوه بر این، در ژاپن، متوجه شدم که یکی از عوامل مهمی که به توسعه کشور کمک کرده است، اعمال یک سیستم استخدام خدمات دولتی بسیار دقیق و شفاف است. وقتی هنوز در دانشگاه تحصیل می‌کردم، هر ساله در طول دوره‌های فارغ‌التحصیلی آوریل و اکتبر، بنرها و تابلوهایی که استخدام خدمات دولتی را اعلام می‌کردند، در همه جای محوطه دانشگاه اوساکا آویزان بودند. فارغ‌التحصیلان جدید که در سیستم اداری استخدام می‌شدند، باید آزمون‌های رقابتی سختی را پشت سر می‌گذاشتند و اطمینان حاصل می‌کردند که فقط کسانی که بهترین توانایی‌ها و کیفیت‌ها را دارند می‌توانند به سازمان‌های دولتی بپیوندند. این امر به کاهش مشکل استخدام افراد مناسب کمک کرد و در عین حال تیمی از کارمندان دولت با تخصص قوی و روحیه کاری بالا ایجاد نمود. برخی از کشورهای اروپایی مانند بریتانیا و آلمان نیز در اصلاحات اداری و ساده‌سازی حقوق و دستمزد عمومی نمونه هستند. این کشورها نه تنها بر کاهش تعداد حقوق و دستمزد تمرکز دارند، بلکه به بهبود کیفیت و ظرفیت خدمات عمومی نیز توجه دارند. در بریتانیا، دولت از سال ۲۰۱۱ استراتژی «خدمات دیجیتال دولتی» (GDS) را با هدف اصلاح خدمات عمومی از طریق تحول دیجیتال و اتوماسیون گردش کار اجرا کرده است. در نتیجه، بریتانیا به لطف بهینه‌سازی فرآیندها و کاهش رویه‌های اداری غیرضروری، بیش از ۱ میلیارد پوند در دوره ۲۰۱۲-۲۰۱۷ صرفه‌جویی کرد. به طور مشابه، آلمان نیز مجموعه‌ای از اصلاحات را در دستگاه‌های عمومی برای کاهش همپوشانی و اتلاف در سازمان‌های دولتی اجرا کرده است. طبق گزارش وزارت کشور آلمان، در دوره ۲۰۰۰-۲۰۱۰، این کشور به لطف بهینه‌سازی فرآیندها و کاربرد فناوری اطلاعات، بیش از ۲۰۰۰۰۰ کارمند دولت را کاهش داده و در عین حال کیفیت خدمات عمومی را حفظ کرده است. از درس‌های بین‌المللی، می‌توان برخی راه‌حل‌های مهم را برای ویتنام در فرآیند ساده‌سازی دستگاه‌ها و کاهش حقوق و دستمزد عمومی استخراج کرد. اولاً، اصلاحات اداری باید با بررسی عملکردها و وظایف سازمان‌های دولتی آغاز شود، در نتیجه به وضوح مشخص شود که کدام بخش‌ها و موقعیت‌ها ضروری هستند و کدام بخش‌ها می‌توانند کاهش یافته یا به بخش خصوصی یا سازمان‌های غیردولتی منتقل شوند. ثانیاً، از منظر توسعه پایدار، نهادهای عمومی قوی، از جمله تیمی از کارمندان دولت شایسته، عوامل کلیدی برای ارتقای فرآیند دستیابی به اهداف توسعه پایدار (SDGs) تا سال 2030 (شامل 17 هدف مانند ریشه‌کنی فقر، آموزش با کیفیت، برابری جنسیتی و غیره) هستند. کاهش تعداد کارمندان دولت می‌تواند به طور نامرئی توانایی سازمان‌های دولتی را در ارائه خدمات ضروری کاهش دهد و در نتیجه اجرای SDGs را کند کند. بنابراین، دولت باید سرمایه‌گذاری در آموزش و توسعه تیمی از کارمندان دولت با طرز فکر پایدار را در اولویت قرار دهد تا آنها بتوانند به طور مؤثر در توسعه بلندمدت مشارکت کنند. سوم، لازم است که کاربرد فناوری اطلاعات در کار اداری ترویج شود، رویه‌های اداری پیچیده کاهش یابد و شفافیت در کار افزایش یابد. اگرچه فناوری دیجیتال می‌تواند به بهبود بهره‌وری در ارائه خدمات عمومی کمک کند، اما برآورده کردن الزامات جهانی بودن و جا نماندن هیچ‌کس نیز نقش مهمی ایفا می‌کند. در نهایت، پیش‌نیاز موفقیت طرح ساده‌سازی دستگاه‌ها، نقش و اعتماد مردم به دولت است. این امر تا حد زیادی به رضایت مردم از خدمات اداری، همراه با شفافیت دستگاه‌های دولتی، بستگی دارد. از این گذشته، بسیاری از رویه‌های اداری عمومی نوعی خدمت هستند و از آنجا که خدمت هستند، مردم حق دارند کیفیت و نگرش بالایی را مطالبه کنند.

نویسنده: فام تام لانگ، دکترای توسعه پایدار در مدیریت بازرگانی از دانشگاه اوساکا، ژاپن؛ و در حال حاضر مدرس دانشکده مدیریت بین‌الملل - دانشگاه آسیا و اقیانوسیه ریتسومیکان، ژاپن است. علایق پژوهشی دکتر فام تام لانگ، مسائل مربوط به مدیریت پایدار در شرکت‌ها و مدیریت اهداف توسعه پایدار سازمان ملل متحد (SDGs) است.

Dantri.com.vn

منبع: https://dantri.com.vn/tam-diem/tinh-gon-to-chuc-bo-may-tao-su-thay-doi-ve-chat-20241202062439692.htm