Les entreprises augmentent leur compétitivité grâce à une gestion professionnelle de leurs actifs

Quand faut-il passer de la gestion manuelle au logiciel ?

Dans de nombreuses entreprises aujourd’hui, la gestion des actifs est encore effectuée manuellement sur Excel et repose largement sur l’expérience personnelle. Beaucoup pensent encore à tort que cette méthode est efficace. Cependant, à mesure que l’entreprise se développe et que son portefeuille d’actifs augmente, de nombreux problèmes surviennent.

Le problème le plus évident est le manque de connexion car chaque département gère un tableau Excel distinct, manquant de synchronisation, ce qui conduit à des informations superposées difficiles à comparer. Plus risqué, Excel ne sauvegarde pas l'historique des opérations, n'attribue pas de droits aux utilisateurs, ce qui peut entraîner un risque de fraude interne. Ou simplement des erreurs de données dues à des erreurs personnelles de saisie, de copie ou de formules entraînant une perte d'actifs.

Selon les experts, l’utilisation d’Excel dans la gestion des actifs peut facilement entraîner des erreurs et des pertes en raison du manque de liaison des données. Ces problèmes ont été identifiés dans de nombreuses entreprises immobilières au Vietnam et dans le monde .

Pour les actifs ayant une valeur d’utilisation à long terme, le contrôle de l’entretien et des réparations est extrêmement important pour aider à optimiser la valeur d’utilisation et à réduire les déchets. En cas de biens endommagés ou perdus, si l'unité opérationnelle signale l'incident uniquement via des canaux de discussion, cela peut retarder le temps de récupération. Cela peut affecter l’expérience client.

En fait, il existe de nombreux cas où le cycle de vie des actifs n’est pas contrôlé en raison du manque d’outils d’analyse de données, ce qui entraîne un manque de maintenance préventive proactive et des coûts inattendus. Par exemple, depuis l’utilisation d’un logiciel de gestion d’actifs, environ 54 000 nouveaux travaux et 11 000 travaux récurrents ont été réalisés avec un taux de SLA de 95 %.

L'utilisation d'un logiciel spécialisé de gestion d'actifs permet d'améliorer l'efficacité de la gestion

Selon M. Dinh Viet Thang, directeur du département immobilier de la société par actions TNTech, les entreprises doivent envisager de passer à la gestion d'actifs à l'aide d'un logiciel spécialisé lorsqu'elles présentent les signes suivants : L'entreprise possède plus de 100 actifs ou des actifs répartis dans de nombreux endroits, la gestion avec Excel commence à devenir surchargée ; Les pertes d’actifs et les difficultés à suivre l’historique des réparations deviennent de plus en plus fréquentes sans qu’une personne clairement responsable ne soit désignée.

En particulier, pour les entreprises qui se préparent à ouvrir davantage de succursales, à étendre leurs sites ou à évoluer vers la normalisation ISO ou la transformation numérique, le passage à un logiciel de gestion d’actifs est extrêmement nécessaire.

Solution logicielle 5 étoiles pour la gestion durable des actifs

T.FM aide les entreprises à gérer efficacement plusieurs actifs en même temps.

De plus en plus de solutions de gestion d'actifs émergent sur le marché des logiciels, mais T.FM est la solution qui a reçu une certification 5 étoiles de la Vietnam Software Association (VINASA) grâce à ses capacités complètes de gestion d'actifs avec des fonctionnalités d'automatisation élevées et une interface conviviale.

Cette solution permet de gérer l'ensemble du cycle de vie des actifs de A à Z, de la planification à l'achat, en passant par l'exploitation, la maintenance et la réparation des actifs, ainsi que les processus d'inventaire et de liquidation des actifs. Le système intègre également des avertissements intelligents sur les périodes de garantie, les assurances et d’autres étapes importantes. Même pour les projets immobiliers, T.FM participe à la gestion depuis la formation du projet en passant par les procédures juridiques jusqu'à l'avancement des travaux, la réception, la remise et l'exploitation.

Chaque opération sur le système est enregistrée en détail : qui l'a effectuée, quand, quel contenu a été modifié. Cela garantit non seulement la transparence, mais facilite également l’audit et le respect des exigences réglementaires. En particulier, le système d'autorisation flexible permet la gestion des accès par rôle, département et niveau de sécurité, il est donc très adapté aux modèles commerciaux multi-succursales et multi-départements.

En fait, l’utilisation d’un logiciel de gestion d’actifs aide les entreprises à « retrouver » de nombreux revenus oubliés. Par exemple, un bâtiment commercial situé dans un emplacement central dispose d’un écran LED à louer, mais celui-ci n’a pas été géré ou optimisé, ou les revenus du parking, de la piscine, etc. ne peuvent pas être comptabilisés ou contrôlés.

Depuis que nous utilisons T-FM, le logiciel de reporting et d'alerte quotidien aide les entreprises à comptabiliser leurs revenus en temps réel. Grâce à cela, le plan d'affaires de cette entreprise est de 120 milliards de VND en 2025 et le chiffre d'affaires jusqu'à présent a atteint 60 milliards (50% du plan). Grâce à des rapports sur le taux d’achèvement des plans et le taux d’occupation des zones locatives, continuellement mis à jour, les dirigeants peuvent élaborer des stratégies de développement appropriées.

Le passage à un logiciel de gestion d’actifs spécialisé permet non seulement d’améliorer l’efficacité de la gestion, mais également d’améliorer la coordination entre les services, de minimiser les risques et d’améliorer la compétitivité de l’entreprise.

Ha An

Source : https://vtcnews.vn/doanh-nghiep-tang-nang-luc-canh-tranh-tu-viec-quan-ly-tai-san-chuyen-nghiep-ar946094.html