Pour être franc : les réunions excessives engendrent du gaspillage, il faut les supprimer.

Les réunions sont nécessaires, mais trop nombreuses, trop longues et inefficaces, elles constituent une forme importante de gaspillage.

Au total, combien de réunions ont lieu chaque année à l'échelle nationale ? Personne ne peut donner de réponse précise. Tout ce que l'on sait, c'est que dans de nombreux organismes, l'agenda des fonctionnaires est surchargé de réunions.

Dans certaines localités et entreprises publiques, les réunions d'information matinales sont devenues obligatoires, même si leur contenu se limite souvent à la simple transmission de rapports sur des sujets déjà consignés par écrit. Une fois la réunion terminée, la journée de travail productive est finie.

Les réunions sont nécessaires. Personne ne conteste leur rôle dans le leadership et le management. Cependant, le problème réside dans le fait que trop de réunions, des réunions trop longues et des réunions inefficaces constituent un gaspillage très préoccupant.

Pourquoi y a-t-il autant de réunions ? Premièrement, cela s'explique par des pratiques de gestion obsolètes : les réunions sont organisées dès qu'un problème survient. Dans de nombreux organismes, elles sont devenues une pratique courante. On y discute les nouvelles directives, on y met en œuvre les nouveaux documents et on y traite les retards. Deuxièmement, beaucoup d'organismes n'ont pas encore pleinement adopté une gestion axée sur les objectifs ou les résultats. Les tâches ne sont pas clairement attribuées à des personnes spécifiques, avec des responsabilités et des échéances précises ; les réunions sont donc nécessaires pour les rappels et le suivi. Troisièmement, la crainte des responsabilités conduit à organiser des réunions pour « partager les risques ». De nombreux problèmes pourraient être résolus rapidement par la délégation, mais les responsables d'unité choisissent malgré tout d'organiser des réunions. Ces réunions importantes visent à créer un sentiment de responsabilité collective, afin que, en cas d'erreur, la responsabilité soit partagée.

Tran Cam Tu, membre permanent du Secrétariat du Comité central du Parti, vient de signer et de publier la conclusion du Secrétariat relative à la rectification des méthodes de travail et à l'amélioration de l'efficacité du système politique . Selon le Secrétariat, la restructuration et la rationalisation récentes de l'appareil organisationnel du système politique ont permis d'obtenir des résultats significatifs. Toutefois, certains problèmes restent à résoudre, notamment la multiplication excessive des documents et des réunions. En conséquence, le Secrétariat exige une réduction d'au moins 10 % du nombre de réunions annuelles, la limitation des réunions inutiles, la réduction de leur durée et la limitation des interventions finales des dirigeants à 50 minutes. Cette directive démontre que la surcharge de réunions n'est plus une simple perception individuelle, mais un problème systémique.

Une réunion de plusieurs heures, avec des dizaines, voire des centaines de participants, signifie que des centaines d'heures de travail sont « gelées ». Or, une grande partie du contenu pourrait être traitée entièrement par des documents écrits, des rapports électroniques ou de brefs échanges en ligne.

Plus important encore, lorsque les responsables passent trop de temps en réunions, le temps qu'ils peuvent consacrer au travail concret, au terrain et au service des citoyens et des entreprises s'en trouve considérablement réduit. Le travail est retardé, l'efficacité diminue et, en fin de compte, c'est la société qui en subit les conséquences.

Plus inquiétant encore, la multiplication des réunions engendre un sentiment de complaisance et de formalisme. Dès qu'un problème survient… une réunion est organisée. Lorsque les responsabilités ne sont pas clairement définies… une autre réunion est convoquée. Lorsqu'une tâche n'est pas terminée… une réunion est organisée pour tirer les leçons de l'expérience.

Réduire le nombre de réunions ne signifie pas diminuer le leadership ni l'efficacité. Au contraire, c'est un moyen d'accroître l'efficacité opérationnelle, tout en respectant le temps du personnel et les ressources de la société. Lorsque chaque réunion est soigneusement préparée, organisée efficacement, aborde directement le problème et aboutit à des conclusions claires, le système fonctionne sans accroc et les projets progressent dans les délais impartis.

Il est temps d'être francs et de reconnaître que le gaspillage engendré par les réunions excessives n'est plus un problème mineur. Supprimer les réunions inutiles, c'est éliminer une forme de gaspillage invisible mais persistant. Ce temps devrait être consacré à l'action, à la résolution des problèmes et à l'amélioration de la vie des gens.

Source : https://nld.com.vn/hop-khong-con-la-chuyen-nho-196251215220249649.htm