בק נין: סנכרון תשתית דיגיטלית, ניהול נוח

כדי להפעיל את מנגנון הממשל הדו-שכבתי, טרנספורמציה דיגיטלית נחשבת לעמוד השדרה המסייע ב"מחזור" כל התהליכים והנהלים, תוך הקלת הניהול והשירות לאנשים ולעסקים. בשלב הראשוני, עדיין קיימים מכשולים וצווארי בקבוק שיש לפתור כאשר תעבורת המערכת עולה בפתאומיות. משרד המדע והטכנולוגיה של מחוז בק נין מתמקד בשדרוג התשתית הדיגיטלית כדי לעמוד בדרישות.

סטנדרטיזציה של מערכות מידע משותפות

לדברי מר נגוין ג'יה פונג, סגן מנהל מחלקת המדע והטכנולוגיה, מאז מדיניות מיזוג היחידות המנהליות, מחלקת המדע והטכנולוגיה של שתי המחוזות בק נין (הישנה) ובק ג'יאנג בחנה באופן יזום וייעצה לוועדה הקבועה של ועדת המפלגה המחוזית של בק ג'יאנג להקים צוות דיגיטציה של מסמכים, לחבר נתונים משותפים; להסכים על תוכנית לפריסת 17 מערכות טכנולוגיית מידע משותפות ו-95 מערכות טכנולוגיית מידע ייעודיות בעת מיזוג המחוזות. במקביל, יש לשדרג את מערכת המידע לטיפול בהליכים מנהליים לכיוון גבולות לא-מנהליים ב-99 קומונות ורובעים; ולפרוס תוכנה ומערכת ועידה מקוונת משותפת.

מרכז שירותי המינהל הציבורי של מחוז בק נין פועל בצורה חלקה לאחר המיזוג

עבור שתי המערכות המרכזיות, מערכת ניהול המסמכים הניהוליים ומערכת המידע להליכים מנהליים, בנוסף לארגון קורסי הכשרה מרוכזים וישירים, המחלקה גם ניהלה ארגון של קורסי הכשרה מקוונים נוספים (דרך חדרי ישיבות בזום) עבור כל קבוצת משתמשים, תוך יצירת קבוצות תמיכה באמצעות Zalo, Teamview, Ultraview וטלפון; ושליחת צוות מיומן ביותר לבדוק ולתמוך ישירות בקומונות ובמחלקות שעדיין נתקלות בבעיות.

במהלך שלב היישום החל מ-1 ביולי, מספר החיבורים הממוצע בו זמנית היה כ-6,000 משתמשים (פי 4 יותר מאשר לפני מיזוג המחוז), מספר החיבורים הגבוה ביותר בו זמנית היה 12,300 משתמשים, כך שלעיתים לא ניתן היה לקרוא את המסמך, היו סימנים איטיים וקפואים בעת חתימה על מסמכים. מר וו ואן האן, סגן ראש מחלקת התוכנה, מרכז בק נין למדע וטכנולוגיה יישום מס' 2 אמר: "ישנן שגיאות בסיסיות בכמה יחידות ויישובים עקב חוסר הבנה מדוקדק של המשתמשים, כגון שם כניסה או סיסמה שגויים של המערכת... מה שגורם לזמן עיבוד התמיכה להיות ארוך למדי. עד כה, מצב זה שופר לכיוון יציב יותר".

שיפור איכות השירות

לאחר הסדר היחידה המנהלית, מחלקת ואן הא מנהלת יותר מ-60 אלף איש. מספר ההליכים המנהליים המבוצעים במרכז השירות הציבורי המקומי מדי יום הוא גדול מאוד. גב' נגוין טי לוין, קצינת שיפוטית-אזרחית, שעבדה ישירות על התוכנה, שיתפה: "פעם אחת, כאשר הנחיתי אנשים לבצע הליכי רישום נישואין, למרות שהמידע עודכן במלואו בפורטל השירות הציבורי הלאומי, בשלב הסופי של אישור השלמת התהליך, המערכת קפאה למשך זמן רב. היינו צריכים למסור עותקים מודפסים של תעודות רישום נישואין לאנשים ולעדכן אותן במערכת לאחר מכן."

בזמן שיפוץ המתקנים והתמקדות בקבלת פנים לאנשים לביצוע הליכים, מרכז שירותי המינהל הציבורי של דאו וין רשם יום שיא עם קבלת כמעט 200 פניות. מר דו הוי קוואנג, סגן מנהל מרכז שירותי המינהל הציבורי של המחוז, שיתף: "בשלב הראשון, נערכו פגישות באופן קבוע כדי לעדכן הוראות מהרמות המרכזיות, המחוזיות והקומוניטיות. התקנו מערכת שיחות וידאו מקוונות ב-3 חדרי ישיבות בוועדת המפלגה, בוועדת העם ובחדרי ישיבות ייעודיים. כדי לשרת באופן מיידי את התפעול, הניהול והיישום של הנהלים עבור הציבור, מערכת הרשת ומערכת ניהול המסמכים הותקנו בדחיפות במחשבים עם 40 תעודות דיגיטליות; 60 חשבונות תיבת דואר רשמיים הונפקו למנהיגים ולעובדי מדינה. עם זאת, עקב מיזוג של 3 יחידות מנהליות, תשתית טכנולוגיית המידע לא סונכרנה, מחשבים רבים שהיו בשימוש היחידות היו ישנים והתצורה לא עמדה בדרישות. חלק מהמערכות והתוכנות המשותפות טרם היו מחוברות, ולא יכלו לנצל נתונים ולעדכן תקנות אנכיות בצורה יעילה."

כדי להתגבר על החסרונות ולשפר את איכות השירות, משרד המדע והטכנולוגיה תיאם עם מרכז השירות של המינהל הציבורי המחוזי כדי להתמקד בהקצאה וסידור צוות לביצוע משימות. בתיאום עם חברת התקשורת בק נין לשלוח צוות ל-100% ממרכזי השירות של המינהל הציבורי של הקומונות והמחוזות בימים הראשונים ברוח של "החזקת ידיים והראות עבודה", הקים קבוצת Zalo המחברת את משרד המדע והטכנולוגיה, מרכז השירות של המינהל הציבורי המחוזי עם 99 קומונות ומחוזות כדי לתמוך במהירות בצוות בפתרון קשיים ובעיות הקשורות למערכת התוכנה, חשבונות, כניסה ל-VNeID, שירותים ציבוריים מחוברים... תיאום פעיל עם מחלקות, סניפים ומגזרים לבניית תהליכים פנימיים, תהליכים אלקטרוניים המחוברים לתוכנה, סטנדרטיזציה של תהליכים תפעוליים... במקביל, להנחות קומונות ומחוזות לבחון ולרשום את הצורך במכונות וציוד, להציע למשרד האוצר להקצות כספים לקומונות ומחוזות לרכישת ציוד סינכרוני בהתאם לתקנות.

בתקופה הקרובה, משרד המדע והטכנולוגיה ימשיך לסנתז קשיים והמלצות מהשטח כדי להנחות את הטיפול הישיר ולייעץ לוועדת העם המחוזית ליישם פתרונות להאצת ההתקדמות, לשדרוג מערכת המידע המשותפת לכיוון רב-תכליתי; להמשיך לשפר את התשתית הטכנית ולסנכרן מערכות מסדי נתונים. ליישם הכשרה מעמיקה, לשפר את כישורי טכנולוגיית המידע עבור פקידים, ובמיוחד פקידי מרכז השירות של המינהל הציבורי ברמת הקהילה, על מנת שיוכלו לשרת אנשים ועסקים בצורה היעילה ביותר, ולמקסם את הפוטנציאל של הממשלה הדיגיטלית.

לפי מחלקת המדע והטכנולוגיה של בק נין

מקור: https://mst.gov.vn/bac-ninh-dong-bo-ha-tang-so-thuan-loi-quan-ly-197251011101418991.htm