קה מאו קובע כי דיגיטציה של מסמכים חייבת להיות סלקטיבית מבחינת זמן, וכי מסמכים שיש לבצע דיגיטציה בהם, לא צריכים לעבור דיגיטציה המונית, כדי למנוע בזבוז.

אחר הצהריים של ה-21 באפריל 2025, חבר נגוין דוק היין, סגן מזכיר קבוע של ועדת המפלגה המחוזית קא מאו, קיים ישיבת עבודה עם נציגי הנהגת סוכנויות הייעוץ והתמיכה של ועדת המפלגה המחוזית, ועדת חזית המולדת וארגונים חברתיים-פוליטיים ברמה המחוזית, ועדות המפלגה המחוזיות, ועדות המפלגה העירוניות וועדות המפלגה הכפופות ישירות לוועדת המפלגה המחוזית, על עבודת הארכיון, ניהול המסמכים, מאגרי המסמכים והדיגיטציה של המסמכים בתהליך ארגון מחדש של מנגנון המערכת הפוליטית.

סצנת פגישה

בישיבת העבודה, נמסרו לנציגים מידע על דו"ח רשמי מס' 64-CV/TW, מיום 10 באפריל 2025 של המזכירות בנושא אחסון וניהול מסמכים ומסדי נתונים של מסמכים בתהליך סידור וארגון המנגנון של המערכת הפוליטית והיחידות המנהליות ברמה המקומית; דו"ח רשמי מס' 14204-CV/VPTW, מיום 9 באפריל 2025 של משרד המפלגה המרכזי, המנחה מספר תכנים בנושא דיגיטציה של מסמכים בעת סידור יחידות מנהליות ומספר מסמכים קשורים.

נציגים של כמה סוכנויות ויחידות דיווחו על התוצאות שהושגו בארכיון, ניהול מסמכים, מאגרי מסמכים ודיגיטציה של ארכיונים של סוכנויות ויחידות; במקביל, שיקפו את הקשיים והבעיות בכוח אדם, ציוד, כספים המשרתים את הארכיון, ניהול מסמכים, מאגרי מסמכים ודיגיטציה של מסמכים בתהליך ארגון מחדש של המנגנון...

נציג ועדת הפיקוח של מחוז קה מאו דיווח על המצב הנוכחי של מסמכים מאוחסנים בוועדת הפיקוח של ועדת המפלגה המחוזית; יישום הדיגיטציה ויישום תוכנה של ועדת הפיקוח המרכזית לניהול רשומות בתקופה האחרונה: בהתאם לכך, רישומי הפיקוח והפיקוח המאוחסנים בסוכנות סודרו, עברו אינדוקס, 5914/9396 מסמכים נכנסים עברו דיגיטציה, 2700/3176 מסמכים יוצאים עברו דיגיטציה (תקופה 2020-2025); מחלקות ייעודיות מעדכנות עתירות ותיקי תיקים לתוכנת ועדת הפיקוח המרכזית; עבור ועדת הפיקוח ברמת המחוז, הם עורכים ומדיגיטים מסמכים ותיקי תיקים (יחידה 01 השלימה עריכה ודיגיטציה), עדכון עתירות וקבצים לתוכנת ועדת הפיקוח המרכזית ברמת המחוז לא בוצע, התוכנה אינה פועלת ביציבות, וחלק מהמקומות אינם מחוברים; במקביל, דווח על מספר קשיים ובעיות בתהליך עריכת ודיגיטציה של מסמכים: היעדר סורקים וכונני USB מאובטחים להעתקת מסמכים חסויים, ובתחילה נתקלו בקשיים בעדכון רשומות בתוכנת ועדת הפיקוח המרכזית. " מידע על ארגוני מפלגות וחברי מפלגה לא סונכרן עם מסד הנתונים, מה שמוביל לקשיים בעדכון שדות קוד ארגון המפלגה וקוד חבר המפלגה, חסר מידע; תוכנת העצומות אינה מאפשרת צירוף קבצי עצומות למערכת, דבר המחייב הזנה ידנית, דבר שלוקח זמן רב ... ".

החבר נגוין דוק היין, סגן מזכיר קבוע של ועדת המפלגה המחוזית קא מאו , סיכם: באמצעות הדו"ח, הדיגיטציה של מסמכים מאוחסנים של כמה סוכנויות ויחידות לא עמדה בציפיות; הוא ביקש מסוכנויות הייעוץ והתמיכה של ועדת המפלגה המחוזית, סוכנויות, יחידות וארגוני מפלגה הכפופים ישירות לוועדת המפלגה המחוזית לזהות את הדיגיטציה של מסמכים כדרישה דחופה, ולתעדף משאבים לעריכה ודיגיטציה מהירה של מסמכים, על מנת להבטיח את הזמן שנקבע בהתאם להנחיות הוועד המרכזי; ולא להאשים מסמכים סודיים, זה או אחר, כדי למנוע עיכוב בדיגיטציה של מסמכים. הוא הציע שמנהיגי הסוכנויות והיחידות צריכים להיפגש כדי לדון בקפידה בשיטות, שיטות היישום, זמן ההשלמה והצורך להקים צוותים, לגייס עוד קאדרים ועובדי מדינה, ולהקצות בבירור משימות לעריכה ודיגיטציה משותפת של מסמכים; שימו לב שכאשר מבצעים דיגיטציה, יש צורך לבחור את מסגרת הזמן והמסמכים שיש לבצע דיגיטציה. אין לבצע דיגיטציה מסיבית, מכיוון שכאשר הדיגיטציה הושלמה אך לא מנוצלת, משותפת או משמשת בעבודה, הדיגיטציה לא תהיה יעילה אלא גם בזבזנית. למנות את משרד ועדת המפלגה המחוזית לספק הדרכה בנוגע לדיגיטציה של מסמכים, במקביל לסכם קשיים, בעיות והצעות של סוכנויות ויחידות, ולדווח לוועדה הקבועה של ועדת המפלגה המחוזית כדי לקבל הנחיות להסרתם, ולסייע לארגוני המפלגה, סוכנויות ויחידות להשלים במהרה את עבודת העריכה והדיגיטציה בהתאם לרוח ולזמן שנקבעו.

חאן הונג

מקור: https://ubkttw.vn/danh-muc/tin-tuc-thoi-su/ca-mau-chi-dao-so-hoa-tai-lieu-can-co-chon-loc-thoi-gian-tai-lieu-can-so-hoa-khong-nen-so-hoa-o-at-nham-tranh-lang-phi.html