एआई अनुप्रयोग प्रशासनिक प्रक्रियाओं को संभालने में दक्षता में सुधार करता है

वीएचओ - प्रशासनिक प्रक्रिया निपटान में कृत्रिम बुद्धिमत्ता (एआई) का अनुप्रयोग न केवल उन स्थितियों के लिए एक इष्टतम समाधान है जो तंत्र और प्रशासनिक इकाइयों की व्यवस्था के कार्य के कार्यान्वयन के दौरान उत्पन्न हो सकते हैं, बल्कि एक रणनीतिक कदम भी है, जो डिजिटल सरकार की दिशा में स्थानीयता के भविष्य के विकास को आकार देता है।

वीएनपीटी की आईटी इंजीनियरों की टीम ग्राहकों की सेवा के लिए प्रौद्योगिकी समाधान तैनात करती है।

तंत्र और प्रशासनिक इकाइयों के पुनर्गठन का कार्य, विशेष रूप से जिला और कम्यून स्तर पर प्रशासनिक इकाइयों का पुनर्गठन, तंत्र को सुव्यवस्थित करने और प्रबंधन प्रभावशीलता एवं दक्षता में सुधार लाने की दृष्टि से रणनीतिक महत्व वाली एक प्रमुख नीति है। हालाँकि, यह प्रक्रिया प्रशासनिक प्रक्रिया निपटान के क्षेत्र में महत्वपूर्ण चुनौतियों को जन्म दे रही है और देगी।

विशेष रूप से, प्रशासनिक सीमाओं, नामों और संबंधित नियमों में बदलावों ने लोगों और व्यवसायों के लिए भ्रम और जानकारी की कमी पैदा कर दी है, जिससे प्रश्न पूछने और प्रशासनिक प्रक्रियाओं को पूरा करने की आवश्यकता अचानक बढ़ गई है। इसके अलावा, वेतन-पत्र को सुव्यवस्थित करने के संदर्भ में, अधिकारियों और सिविल सेवकों की टीम को नई व्यावसायिक प्रक्रियाओं को समझना होगा और साथ ही बढ़ते दस्तावेज़ों को संभालना होगा, जिससे भारी दबाव और देरी व त्रुटियों का संभावित जोखिम पैदा हो रहा है।

इन चुनौतियों का प्रभावी ढंग से समाधान करने, व्यवस्था प्रक्रिया को सुचारू और पारदर्शी बनाने, लोगों और व्यवसायों के लिए असुविधा को न्यूनतम करने और प्रशासनिक संसाधनों को अनुकूलित करने के लिए, वियतनाम पोस्ट्स एंड टेलीकम्युनिकेशंस ग्रुप (वीएनपीटी) ने संक्रमण काल ​​के दौरान प्रभावी प्रशासनिक प्रक्रिया प्रसंस्करण का समर्थन करने के लिए विशेष एआई अनुप्रयोगों का विकास किया है।

लोगों और व्यवसायों की सेवा के लिए “वैयक्तिकरण”

"सिटीजन - बिजनेस वर्चुअल असिस्टेंट" एक एकीकृत एआई प्लेटफॉर्म है जो एकल, बुद्धिमान डिजिटल टचपॉइंट के रूप में कार्य करता है, जो विलय प्रक्रिया से उत्पन्न होने वाले सभी प्रशासनिक प्रक्रिया मुद्दों में नागरिकों और व्यवसायों को व्यापक रूप से समर्थन देता है।

24/7 स्वचालित रूप से जानकारी का उत्तर देने की क्षमता के साथ, यह एप्लिकेशन प्राकृतिक भाषा प्रसंस्करण (एनएलपी) तकनीक का उपयोग करके लोगों और व्यवसायों के हज़ारों प्रश्नों को समझता है और उनका उत्तर देता है, जो नई प्रशासनिक सीमाओं, नाम परिवर्तनों और आवश्यक दस्तावेज़ों (परिवार पंजीकरण, नागरिक पहचान, व्यवसाय लाइसेंस, भूमि उपयोग अधिकार प्रमाणपत्र, आदि) के बारे में हैं। यह एप्लिकेशन विलय के बाद उत्पन्न होने वाली नई नीतियों और नियमों के बारे में भी जानकारी देता है, जो प्रत्येक मामले के लिए समझने में आसान और व्यक्तिगत है।

दूसरी ओर, उपयोगकर्ता द्वारा प्रदान की गई जानकारी (बदले जाने वाले दस्तावेज़ का प्रकार, पुराना/नया पता, व्यवसाय का प्रकार) के आधार पर, एआई स्वचालित रूप से निष्पादित की जाने वाली प्रशासनिक प्रक्रियाओं की पहचान करेगा और प्रत्येक चरण और तैयार किए जाने वाले प्रत्येक दस्तावेज़ के लिए विस्तृत निर्देश प्रदान करेगा, साथ ही भरे जाने वाले इलेक्ट्रॉनिक फॉर्मों के लिए सीधे लिंक प्रदान करेगा, यहां तक ​​कि यदि राष्ट्रीय डेटाबेस से डेटा पहले से ही उपलब्ध है, तो जानकारी के कुछ हिस्से को स्वचालित रूप से भरने का समर्थन करेगा, जिससे लोगों के लिए त्रुटियां और समय कम हो जाएगा।

यह एआई प्रणाली विलय से संबंधित मंत्रालयों, शाखाओं और स्थानों से नवीनतम कानूनी दस्तावेजों और घोषणाओं को स्वचालित रूप से एकत्रित, विश्लेषण और अद्यतन करती है, जिससे यह सुनिश्चित होता है कि लोगों और व्यवसायों को जानकारी हमेशा सटीक और समय पर मिले।

उपरोक्त कार्यों के लिए धन्यवाद, एआई एप्लिकेशन "नागरिकों के लिए वर्चुअल असिस्टेंट - उद्यम" प्रशासनिक प्रक्रियाओं को संभालने के प्रभारी अधिकारियों के लिए प्रत्यक्ष पूछताछ के बोझ को काफी कम कर देगा, जिससे गहन मूल्यांकन की आवश्यकता वाले जटिल रिकॉर्डों के प्रसंस्करण पर ध्यान केंद्रित करने के लिए उनका समय मुक्त हो जाएगा।

यह एप्लिकेशन लोगों और व्यवसायों की संतुष्टि और अनुभव को बेहतर बनाने में भी मदद करता है, जिससे उन्हें कहीं भी, कभी भी सक्रिय रूप से जानकारी खोजने और प्रशासनिक प्रक्रियाओं को पूरा करने में मदद मिलती है, जिससे प्रतीक्षा और यात्रा का समय कम होता है, पारदर्शिता और विश्वास का निर्माण होता है। विशेष रूप से, यह एप्लिकेशन जानकारी की एकरूपता और सटीकता सुनिश्चित करता है, जिससे हर जगह अलग-अलग व्याख्या करने, भ्रम पैदा करने और सभी विषयों के लिए निष्पक्षता सुनिश्चित करने की स्थिति सीमित हो जाती है।

AI प्रशासनिक प्रक्रिया प्रसंस्करण का समर्थन करता है

वीएनपीटी ने प्रशासनिक प्रक्रिया प्रसंस्करण प्रणाली में गहराई से एकीकृत एआई अनुप्रयोगों की एक श्रृंखला भी विकसित की है, ताकि संक्रमण काल ​​के दौरान अधिकारियों और सिविल सेवकों को प्रशासनिक प्रक्रियाओं को अधिक प्रभावी ढंग से संसाधित करने में मदद मिल सके।

सबसे पहले, एआई की एक प्रणाली है जो अभिलेखों के बुद्धिमान वर्गीकरण और जाँच का समर्थन करती है। ये एआई "कंप्यूटर विज़न" तकनीक का उपयोग करके दस्तावेज़ों और अभिलेखों से जानकारी को स्वचालित रूप से स्कैन, पहचान और पढ़ते हैं; विलय के बाद प्रशासनिक इकाइयों के नए नियमों और स्वरूपों के अनुसार अभिलेखों को स्वचालित रूप से वर्गीकृत, डेटा निकालते और वैधता की जाँच करते हैं; फिर कमियों, त्रुटियों या अमान्य अभिलेखों के बारे में स्वचालित रूप से चेतावनी देते हैं, जिससे अधिकारियों को जल्दी पता लगाने और समय पर अनुपूरक अनुरोध करने में मदद मिलती है, जिससे वापस किए जाने वाले अभिलेखों की दर कम हो जाती है।

इसके बाद एआई हैं जो निर्णय लेने और फ़ाइल प्रोसेसिंग में सहायता करते हैं। ये एआई फ़ाइल से डेटा का विश्लेषण करेंगे, समाधान सुझाने या कर्मचारियों के लिए अगले कदम सुझाने के लिए प्रासंगिक नियमों से उसकी तुलना करेंगे। जटिल मामलों में, एआई कर्मचारियों को ध्यान देने योग्य बिंदु या संदर्भ के लिए प्रासंगिक कानूनी दस्तावेज़ बता सकता है, जिससे मूल्यांकन प्रक्रिया में तेज़ी आती है।

अंततः, AI रिपोर्टिंग और आँकड़ों को स्वचालित करता है। तदनुसार, एप्लिकेशन प्रशासनिक प्रक्रियाओं (रिकॉर्ड्स की संख्या, औसत प्रसंस्करण समय, सबसे अधिक होने वाली प्रशासनिक प्रक्रियाओं के प्रकार, सामान्य त्रुटियाँ, आदि) को प्राप्त करने और संसाधित करने की प्रक्रिया से डेटा को स्वचालित रूप से संश्लेषित करेगा।

वहां से, दृश्य, वास्तविक समय सांख्यिकीय रिपोर्ट बनाएं, जिससे स्थानीय नेताओं, विभागों और शाखाओं को प्रशासनिक प्रक्रिया निपटान की प्रभावशीलता के बारे में व्यापक दृष्टिकोण प्राप्त हो सके, तथा समय पर दिशा देने के लिए बाधाओं की आसानी से पहचान हो सके।

व्यावहारिक परीक्षण के परिणाम दर्शाते हैं कि इन एआई प्रणालियों ने कर्मचारियों की उत्पादकता में उल्लेखनीय सुधार किया है, मैनुअल, दोहराव वाले और त्रुटि-प्रवण कार्यों को कम किया है, जिससे कर्मचारियों को पेशेवर कार्यों पर ध्यान केंद्रित करने के साथ-साथ अधिक जटिल समस्याओं को हल करने में मदद मिली है; जब प्रक्रियाओं को एआई द्वारा डिजिटलीकृत और नियंत्रित किया जाता है, तो प्रशासनिक प्रक्रियाओं को संभालने में पारदर्शिता और निष्पक्षता सुनिश्चित हुई है, जिससे व्यक्तिपरक हस्तक्षेप और नकारात्मक जोखिम न्यूनतम हुए हैं; साथ ही, प्रबंधन के लिए सटीक और समय पर डेटा प्रदान किया है, जिससे जमीनी स्तर और स्थानीय नेताओं को वास्तविक डेटा के आधार पर त्वरित और प्रभावी परिचालन निर्णय लेने में सहायता मिली है।

आधुनिक, तेज़ और कुशल डिजिटल प्रशासन का अनुभव करें

मई 2025 में हो ची मिन्ह सिटी में प्रशासनिक प्रक्रिया प्रसंस्करण में सहायता के लिए एआई के पायलट अनुप्रयोग के कई सकारात्मक परिणाम सामने आए हैं। विशेष रूप से: लोगों से संपर्क करने और उन्हें जवाब देने में लगने वाला समय काफ़ी कम हो गया है; लोगों और व्यवसायों को अधिक सटीक रूप से सहायता मिल रही है, जिससे बार-बार यात्रा करने की आवश्यकता कम हो गई है; साथ ही, अधिकारियों के पास दस्तावेज़ों के प्रसंस्करण में अधिक सक्रियता और प्रभावी ढंग से सहायता करने के लिए अतिरिक्त उपकरण भी उपलब्ध हैं।

तदनुसार, एआई प्रणाली ने प्रत्येक दिन नागरिकों द्वारा सीधे प्रस्तुत किए गए औसतन 10,000-13,000 दस्तावेजों के स्वागत का समर्थन किया है, जिससे अनुमानित 1,400 घंटे / दिन, 30,800 घंटे / महीने और 369,600 घंटे / वर्ष तक प्रसंस्करण समय बचाने में मदद मिली है, जो लगभग 175 अधिकारियों के काम के बराबर है।

इसके अलावा, एआई अनुप्रयोग प्रतिदिन औसतन 5,000-6,000 ऑनलाइन आवेदन प्राप्त करने में भी सहायता करते हैं, जिससे प्रसंस्करण समय में अनुमानित 550 घंटे प्रतिदिन, 12,100 घंटे प्रति माह और 145,200 घंटे प्रति वर्ष की बचत होती है, जो लगभग 70 कर्मचारियों के काम के बराबर है।

इसके अलावा, जब लोग और व्यवसाय प्रशासनिक प्रक्रियाओं की प्रगति की निगरानी करते हैं, तो वे चैटबॉट लेनदेन पर लोगों की जानकारी देख और प्रदर्शित कर सकते हैं, जिससे पूरी प्रक्रिया का अनुभव करने में मदद मिलती है। लोक सेवा पोर्टल और प्रशासनिक प्रक्रिया सूचना प्रणाली में एआई के प्रयोग से प्रक्रिया को अनुकूलित करने, प्रतीक्षा समय और प्रसंस्करण लागत को कम करने, तेज़ और पारदर्शी सेवाएँ सुनिश्चित करने और लोगों की पूरी निष्ठा से सेवा करने में मदद मिली है।

वीएनपीटी के लिए, एआई न केवल एक चलन है, बल्कि एक दीर्घकालिक रणनीति भी है जिसकी शुरुआत बहुत पहले ही हो चुकी है। क्योंकि वीएनपीटी समझता है कि एआई तकनीक में महारत हासिल करना एक झटके में संभव नहीं है, बल्कि इसके लिए व्यवस्थित, टिकाऊ और दूरदर्शी निवेश की आवश्यकता है। वीएनपीटी स्पष्ट रूप से तीन स्तंभों की पहचान करता है जिनमें निवेश की आवश्यकता है: लोग, बुनियादी ढाँचा और डेटा। एआई के वास्तविक विकास के लिए, केवल वित्त ही पर्याप्त नहीं है, बल्कि इसके लिए लचीले तंत्र, विशेष नीतियों और कार्य करने के दृढ़ संकल्प की भी आवश्यकता होती है।

वीएनपीटी द्वारा विकसित सभी एआई तकनीकें विशिष्ट उत्पादों और सेवाओं में पैक की गई हैं और सरकार, लोगों और व्यवसायों के लिए लागू किए जा रहे डिजिटल पारिस्थितिकी तंत्र में मजबूती से एकीकृत हैं। "वास्तविक रूप से करें - वास्तविक रूप से उपयोग करें" की इस प्रक्रिया के कारण, वीएनपीटी की एआई तकनीक लगातार बेहतर होती जा रही है, और एआई मानव संसाधन टीम भी लगातार परिपक्व होती जा रही है।

थाई लिन्ह/नहान डैन समाचार पत्र के अनुसार

मूल लेख लिंक

स्रोत: https://baovanhoa.vn/nhip-song-so/ung-dung-ai-nang-cao-hieu-qua-giai-quyet-thu-tuc-hanh-chinh-143013.html