Információs rendszerek szabványosítása - Fenntartható alapok a kétszintű helyi önkormányzatok számára

A kétszintű kormányzati modell szerinti apparátus korszerűsítésének folyamatában a műveleteket kiszolgáló információs rendszerek (elektronikus dokumentumrendszer, online megbeszélések, hivatalos e-mail, kádereket, köztisztviselőket és közalkalmazottakat kezelő szoftverek - CBCCVC) korszerűsítése és szabványosítása nemcsak technikai feladat, hanem sürgős követelmény is az állami apparátus folyamatos, átlátható és hatékony működésének biztosítása érdekében. Ezeket a tevékenységeket szinkronban, egyértelmű ütemterv alapján, a tudományos és technológiai szektor, valamint az illetékes ügynökségek proaktív részvételével hajtják végre.

Egy kétszintű kormányzati modell bevezetésekor megváltozhat a szervezeti felépítés, a feladathierarchia és az adminisztratív határok, ami megköveteli az információs rendszer azonnali kiigazítását az adatok széttöredezettségének és a részlegek közötti „elvesző” rekordoknak az elkerülése érdekében. Ezért az adatok szabványosítása, az egységfák szinkronizálása, valamint az API-k integrálása a belső szoftverrendszerek és a nemzeti adatbázis között alapvető lépések. A 02-KH/BCĐTW számú terv végrehajtását irányító dokumentum egyértelműen megfogalmazta a szoftverek felülvizsgálatára, frissítésére és az adatbázis új szervezeti modellhez való igazítására vonatkozó követelményeket, a nemzeti API-kkal való csatlakozás és szinkronizálás mellett.

A modern közigazgatásban a dokumentumok már nem pusztán papíralapú dokumentumok, az elektronikus dokumentumok és a hivatalos e-mailek váltak az utasítások továbbításának, a feladatok kiosztásának és az iratok tárolásának fő eszközévé. A tartományi elektronikus dokumentumrendszer korszerűsítése, a nemzeti dokumentumportálhoz való csatlakozás segít biztosítani a jogszerűséget, a nyomon követhetőséget és a feldolgozási idő csökkentését. Ezzel párhuzamosan a hivatalos e-mail rendszer szabványosítottá válik a fiókkezelés, az engedélyezés, a tárolás és a biztonság tekintetében, segítve a tisztviselők zökkenőmentes működését a digitális környezetben.

A világjárvány során szerzett tapasztalatok azt bizonyították, hogy az online megbeszélések hatékony eszközök az államigazgatásban. Ahhoz azonban, hogy az online megbeszélések hivatalos és biztonságos ügyintézési csatornává váljanak, szükséges a megbeszélési platform korszerűsítése az információbiztonsági szabványoknak való megfelelés érdekében, a jegyzőkönyvek tárolásának, a rögzítésnek, valamint az elektronikus dokumentumrendszerrel való integrációnak a feladatmeghatározás és -kiosztás érdekében közvetlenül a megbeszélésen. Számos település elkezdte szabványosítani a videokonferencia-infrastruktúrát, és a jogszabályokkal összeegyeztethető szabályozásokat kidolgozni az online megbeszélések szervezésére az átláthatóság és az elszámoltathatóság biztosítása érdekében.

A köztisztviselők és közalkalmazottak irányítása kulcsfontosságú tartalom. A kétszintű modell megfelelő működése érdekében a Belügyminisztérium elrendelte a Köztisztviselők és Közalkalmazottak Nemzeti Adatbázisának (National Database) az új szervezeti modell szerinti megvalósítását, amely előírja a minisztériumok, a fiókhivatalok és a települések vezetői szoftvereinek a szabványos API-k szerinti frissítését, digitális aláírását és az adatok szinkronizálását. Ez biztosítja, hogy a pozíciókban, feladatokban, szerződésekben és értékelési eredményekben bekövetkező minden változás azonnal tükröződjön a közös adatbázisban, szolgálva a közszolgálati teljesítmény mozgósítását, rotációját és értékelését.

A Belügyminisztérium befejezte a Köztisztviselők és Közalkalmazottak Nemzeti Adatbázisának felépítését.

A rendszer fejlesztésével és szabványosításával a helyi önkormányzatok három különböző hatást fognak tapasztalni: (1) A dokumentumok és nyilvántartások elektronikus áramlásának köszönhetően a munkafolyamatok felgyorsulnak; (2) A nyomon követhetőség és a nyilvános folyamatelőzmények révén javul az átláthatóság és az elszámoltathatóság; (3) A lakosság és a vállalkozások élményének javulása kevesebb papírmunkával és gyorsabb eredményekkel az elektronikus platformokon keresztül. Ezek az eredmények bizonyítják, hogy a jól kezelt technológia valóban az embereket szolgálhatja, ahelyett, hogy adminisztratív terhet jelentene.

A szabványosításhoz vezető út nem mentes a kihívásoktól: A távoli területeken a telekommunikációs infrastruktúra még mindig korlátozott; elavult szoftverek, nem szabványosított adatok; a helyi csapatok eltérő technológiai képességei; garantálni kell az abszolút biztonsági követelményeket. E kihívások leküzdéséhez a következőkre kell összpontosítani: (i) Beruházás a megosztott infrastruktúrába és felhőplatformokba; (ii) az adatok szabványosítása, szabványos API-k és adattérképek telepítése; (iii) a személyzet képzése és kapacitásának átalakítása; (iv) az adattárolás, -megosztás és -védelem jogi keretének tökéletesítése.

A két kormányzati szint igazgatását kiszolgáló információs rendszer korszerűsítése és szabványosítása nemcsak a technológiai apparátus munkája, hanem a teljes politikai rendszer elkötelezettsége az emberek és a vállalkozások iránt is: Elkötelezettség a folyamatos, átlátható, felelős és hatékony működés biztosítása iránt. Amikor a dokumentumok, az online megbeszélések, az e-mailek és a személyzeti adatok szabványosítva és összekapcsolva lesznek, a kormányzat nemcsak professzionálisabban fog „működni”, hanem „szolgálni” is.

Tudományos és Technológiai Kommunikációs Központ

Forrás: https://mst.gov.vn/chuan-hoa-he-thong-thong-tin-nen-tang-ben-vung-cho-chinh-quyen-dia-phuong-hai-cap-19725101215075674.htm