Pedoman terbaru tentang pelaksanaan prosedur administratif.

Kantor Pemerintah baru saja menerbitkan Surat Edaran Nomor 03 yang memandu pelaksanaan beberapa isi Keputusan Pemerintah Nomor 118 tanggal 9 Juni 2025 tentang pelaksanaan prosedur administrasi di bawah mekanisme satu pintu dan satu pintu terpadu di Pusat Pelayanan Satu Pintu dan Portal Pelayanan Publik Nasional.

Surat edaran tersebut terdiri dari 17 pasal, yang terutama mencakup peraturan tentang prosedur internal, prosedur elektronik dalam menangani prosedur administratif; fotokopi dokumen ke versi elektronik; pengambilan data dari dokumen; dan penangguhan prosedur administratif.

Pedoman terbaru tentang penerapan prosedur administratif melalui mekanisme layanan satu pintu dan layanan satu pintu terintegrasi.

Proses internal dan prosedur elektronik dalam menangani prosedur administratif.

Mengenai pengembangan prosedur internal dan proses elektronik untuk menangani prosedur administratif, Surat Edaran tersebut menetapkan:

Prinsip pengembangan prosedur internal untuk menangani prosedur administratif adalah menerapkan Sistem Manajemen Mutu Standar Nasional pada operasional lembaga dan organisasi dalam sistem administrasi negara. Hal ini memastikan penyederhanaan, restrukturisasi proses, penggunaan kembali data, dan implementasi tanpa memandang batas administratif, mengikuti peta jalan yang konsisten dengan peraturan hukum dan implementasi praktis; serta implementasi tepat waktu pada tanggal efektif berlakunya peraturan prosedur administratif.

Untuk kementerian dan lembaga setingkat kementerian, proses internal untuk menangani prosedur administratif akan dilaksanakan sebagai berikut: Unit khusus akan memimpin, berkoordinasi dengan unit terkait untuk meninjau dan mengembangkan prosedur internal untuk menangani prosedur administratif di bawah yurisdiksinya; dan akan meminta masukan dari unit khusus yang bertanggung jawab atas pengendalian prosedur administratif untuk menyelesaikan prosedur tersebut sebelum menyerahkannya kepada Menteri atau Kepala lembaga setingkat kementerian untuk disetujui.

Di tingkat lokal, lembaga-lembaga khusus di bawah Komite Rakyat Provinsi akan memimpin dan berkoordinasi dengan lembaga-lembaga terkait untuk meninjau dan mengembangkan prosedur internal untuk menangani prosedur administratif di bawah yurisdiksi tingkat provinsi dan komune; dan meminta pendapat dari lembaga-lembaga khusus dan unit-unit yang bertanggung jawab atas pengendalian prosedur administratif untuk menyelesaikan prosedur tersebut sebelum diajukan kepada Ketua Komite Rakyat Provinsi untuk disetujui.

Berdasarkan prosedur internal yang telah disetujui, Menteri, Kepala instansi setingkat kementerian, dan Ketua Komite Rakyat di tingkat provinsi akan mengarahkan pengembangan dan pengesahan prosedur elektronik untuk penanganan prosedur administrasi dalam perangkat lunak Sistem Informasi Prosedur Administrasi tingkat Kementerian dan Provinsi untuk penerapan seragam di seluruh kementerian, sektor, dan daerah, memenuhi persyaratan untuk implementasi tepat waktu ketika peraturan prosedur administrasi mulai berlaku.

Peraturan mengenai fotokopi ke versi elektronik dan pengambilan data dari dokumen kertas.

Mengenai konversi dokumen fotokopi ke versi elektronik, Surat Edaran tersebut menetapkan:

Konversi dokumen ke dalam bentuk elektronik sebagaimana diatur dalam poin c, ayat 1, Pasal 17 Peraturan Pemerintah No. 118/2025/ND-CP akan dilaksanakan sesuai dengan ketentuan ayat 1 dan 2, Pasal 8 Surat Edaran No. 01/2023/TT-VPCP tanggal 5 April 2023, yang dikeluarkan oleh Menteri dan Kepala Kantor Pemerintah , yang menetapkan sejumlah isi dan langkah-langkah untuk digitalisasi catatan dan hasil prosedur administrasi serta pelaksanaan prosedur administrasi dalam lingkungan elektronik (selanjutnya disebut sebagai Surat Edaran No. 01/2023/TT-VPCP).

Kasus-kasus di mana penggandaan elektronik tidak diperlukan: Dokumen yang diajukan untuk prosedur administratif dalam lingkungan elektronik; kertas dan dokumen yang hanya perlu disajikan saat mengajukan dokumen prosedur administratif; hasil verifikasi, investigasi, dan tanggapan terhadap pendapat dari lembaga dan unit yang terlibat dalam proses penyelesaian prosedur administratif, kecuali jika undang-undang khusus menetapkan sebaliknya; dokumen dan materi rahasia sebagaimana diatur oleh hukum.

Mengenai peraturan pemisahan data dari dokumen, Surat Edaran tersebut mensyaratkan:

Pengambilan dan pembaruan informasi dan data elektronik sebagaimana diatur dalam Pasal 19 ayat 2 Peraturan Pemerintah Nomor 118 Tahun 2025/ND-CP harus dilakukan sesuai dengan ketentuan Pasal 9 Surat Edaran Nomor 01 Tahun 2023/TT-VPCP.

Pemisahan data tidak diperbolehkan untuk dokumen-dokumen berikut: dokumen yang telah dibagikan dalam format data dan memiliki validitas hukum oleh basis data nasional, basis data khusus, Portal Layanan Publik Nasional, dan Sistem Informasi Resolusi Prosedur Administratif tingkat Kementerian/Provinsi; dokumen yang merupakan komponen berkas prosedur administratif yang diserahkan dalam bentuk fotokopi atau salinan yang dilegalisir, kecuali salinan elektronik yang dilegalisir dari aslinya; dokumen yang hanya perlu disajikan saat menyerahkan berkas prosedur administratif; dan dokumen rahasia sebagaimana diatur oleh undang-undang.

Surat edaran tersebut juga menetapkan penangguhan prosedur administratif, khususnya sebagai berikut:

Segera setelah menerima permintaan dari suatu organisasi atau individu untuk menghentikan pelaksanaan prosedur administrasi, baik secara langsung maupun melalui pos, sebagaimana diatur dalam Pasal 21 ayat 1 Peraturan Pemerintah No. 118/2025/ND-CP, Pusat Layanan Terpadu yang menerima permohonan tersebut bertanggung jawab untuk memeriksa status dan hasil prosedur administrasi.

Dalam kasus di mana tidak ada keputusan mengenai prosedur administratif atau pemberitahuan hasil prosedur administratif, Pusat Layanan Terpadu yang menerima permohonan bertanggung jawab untuk memberitahukan pemohon agar menghentikan pemrosesan permohonan dengan menggunakan Formulir Pemberitahuan Penghentian Permohonan yang diatur dalam Surat Edaran ini.

Portal Pelayanan Publik Nasional mengumumkan penangguhan prosedur administratif pada sistem atas permintaan organisasi dan individu, sesuai dengan ketentuan Pasal 21 ayat 2 Peraturan Pemerintah No. 118/2025/ND-CP, dengan menggunakan Formulir Pemberitahuan Penangguhan Pemrosesan Aplikasi yang diatur dalam Surat Edaran ini.

Surat Edaran ini berlaku efektif sejak tanggal penerbitan (15 September 2025).

Menurut Surat Kabar Pemerintah

• Lihat tautan sumber: https://baochinhphu.vn/huong-dan-moi-nhat-ve-thuc-hien-thu-tuc-hanh-chinh-theo-co-che-mot-cua-mot-cua-lien-thong-102250915170618205.htm

Sumber: https://baobacninhtv.vn/huong-dan-moi-nhat-ve-thuc-hien-thu-tuc-hanh-chinh-postid426525.bbg