Petunjuk terbaru tentang prosedur administrasi

Kantor Pemerintah baru saja menerbitkan Surat Edaran Nomor 03 yang berisi petunjuk pelaksanaan sejumlah isi Peraturan Pemerintah Nomor 118 tanggal 9 Juni 2025 tentang Pelaksanaan Prosedur Administratif di Bawah Mekanisme Pelayanan Terpadu Satu Pintu dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu yang Terhubung pada Dinas Pelayanan Terpadu Satu Pintu dan Portal Pelayanan Publik Nasional.

Surat Edaran tersebut terdiri atas 17 Pasal, terutama pengaturan mengenai prosedur internal dan prosedur elektronik dalam penanganan prosedur administratif; tindakan memfotokopi dokumen menjadi salinan elektronik; pengambilan data dari dokumen; dan penghentian pelaksanaan prosedur administratif.

Panduan terkini tentang pelaksanaan prosedur administratif di bawah mekanisme satu atap dan saling terhubung.

Prosedur internal, prosedur elektronik dalam penyelesaian prosedur administrasi

Terkait dengan pengembangan prosedur internal dan prosedur elektronik dalam penanganan prosedur administratif, Surat Edaran ini mengatur:

Prinsip-prinsip pengembangan prosedur internal untuk menangani prosedur administratif yang menerapkan Sistem Manajemen Mutu sesuai Standar Nasional pada operasional instansi dan organisasi dalam sistem administrasi negara. Memastikan penyederhanaan, restrukturisasi prosedur, penggunaan kembali data, dan implementasi tanpa batasan administratif sesuai peta jalan, sesuai dengan peraturan perundang-undangan dan praktik implementasi; implementasi tepat waktu ketika peraturan prosedur administratif mulai berlaku.

Bagi Kementerian dan Lembaga setingkat Menteri, proses internal penanganan prosedur administratif dilaksanakan sebagai berikut: Unit Kerja Khusus memimpin dan berkoordinasi dengan unit kerja terkait untuk mengkaji dan menyusun proses internal penanganan prosedur administratif yang menjadi kewenangannya; berkonsultasi dengan unit kerja khusus di bidang pengendalian prosedur administratif untuk diselesaikan sebelum disampaikan kepada Menteri atau Pimpinan Lembaga setingkat Menteri untuk mendapatkan persetujuan.

Bagi daerah, badan khusus di bawah Komite Rakyat Provinsi akan memimpin dan berkoordinasi dengan badan-badan terkait untuk meninjau dan mengembangkan prosedur internal untuk menangani prosedur administratif di bawah yurisdiksi tingkat provinsi dan tingkat komune; berkonsultasi dengan badan dan unit khusus tentang pengendalian prosedur administratif untuk diselesaikan sebelum diserahkan kepada Ketua Komite Rakyat Provinsi untuk disetujui.

Berdasarkan tata tertib internal yang telah disetujui, Menteri, Pimpinan Lembaga setingkat menteri, Ketua DPRD Provinsi mengarahkan pembinaan dan penyebarluasan tata tertib administrasi secara elektronik dalam perangkat lunak Sistem Informasi Tata Tertib Administrasi pada tingkat menteri dan provinsi, agar dapat diterapkan secara seragam pada kementerian, lembaga, dan daerah, serta memenuhi persyaratan pelaksanaan tepat waktu pada saat peraturan perundang-undangan tata tertib administrasi mulai berlaku.

Peraturan tentang fotokopi ke versi elektronik, ekstraksi data kertas

Terkait dengan fotokopi dokumen ke dalam bentuk elektronik, Surat Edaran tersebut mengatur:

Bahasa Indonesia: Pemfotokopian dokumen menjadi salinan elektronik sebagaimana dimaksud dalam Poin c, Klausul 1, Pasal 17 Keputusan No. 118/2025/ND-CP dilakukan sesuai dengan ketentuan Klausul 1 dan Klausul 2, Pasal 8 Surat Edaran No. 01/2023/TT-VPCP tanggal 5 April 2023 dari Menteri, Kepala Kantor Pemerintah yang menetapkan sejumlah konten dan langkah-langkah untuk implementasi di bidang digitalisasi catatan, hasil penanganan prosedur administrasi dan pelaksanaan prosedur administrasi dalam lingkungan elektronik (selanjutnya disebut Surat Edaran No. 01/2023/TT-VPCP).

Hal-hal yang tidak memerlukan salinan elektronik: Dokumen yang disampaikan untuk melaksanakan prosedur administratif di lingkungan elektronik; dokumen yang hanya memerlukan penyajian pada saat penyampaian dokumen prosedur administratif; hasil pemeriksaan, verifikasi, dan tanggapan atas pendapat instansi dan unit yang terlibat dalam proses penanganan prosedur administratif, kecuali dalam hal peraturan perundang-undangan yang bersifat khusus menentukan lain; dokumen yang bersifat rahasia sebagaimana dimaksud dalam peraturan perundang-undangan.

Terkait dengan ketentuan mengenai pengambilan data dokumen, Surat Edaran ini mewajibkan:

Kegiatan pengambilan dan pemutakhiran informasi dan data elektronik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 19 Angka 2 Keputusan Presiden Nomor 118/2025/ND-CP dilaksanakan sesuai dengan ketentuan Pasal 9 Surat Edaran Nomor 01/2023/TT-VPCP.

Dilarang mengambil data untuk dokumen dan berkas: yang dibagikan dalam bentuk data oleh pangkalan data nasional, pangkalan data khusus, Portal Layanan Publik Nasional, Sistem Informasi Penyelesaian Prosedur Administrasi pada tingkat menteri dan provinsi dan mempunyai kekuatan hukum tetap; dokumen yang merupakan bagian berkas penyelesaian prosedur administrasi yang disampaikan dalam bentuk fotokopi, salinan yang dilegalisasi, kecuali salinan elektronik yang dilegalisasi dari aslinya; dokumen dan berkas yang hanya perlu ditunjukkan pada saat penyampaian berkas prosedur administrasi; dokumen dan berkas yang bersifat rahasia sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Surat Edaran tersebut juga mengatur mengenai penangguhan prosedur administratif, khususnya sebagai berikut:

Segera setelah menerima permohonan penghentian pelaksanaan prosedur administratif secara langsung atau melalui pos dari suatu organisasi atau perorangan sesuai dengan Pasal 1, Pasal 21 Keputusan No. 118/2025/ND-CP, Satuan Tugas (Satgas) tempat diterimanya berkas bertanggung jawab untuk memeriksa status dan hasil penanganan prosedur administratif tersebut.

Dalam hal tidak terdapat keputusan penyelesaian prosedur administratif atau dokumen pemberitahuan hasil penyelesaian prosedur administratif, maka Satuan Kerja Perangkat Daerah tempat diterimanya berkas wajib memberitahukan penangguhan penyelesaian berkas sesuai dengan formulir Pemberitahuan penangguhan penyelesaian berkas yang diatur dalam Surat Edaran ini.

Portal Layanan Publik Nasional memberitahukan penangguhan prosedur administratif pada sistem atas permintaan organisasi dan individu dan sesuai dengan ketentuan Klausul 2, Pasal 21 Keputusan No. 118/2025/ND-CP sesuai dengan Formulir Pemberitahuan penangguhan pemrosesan berkas yang ditentukan dalam Surat Edaran ini.

Surat Edaran ini mulai berlaku sejak tanggal dikeluarkan (15 September 2025).

Menurut Surat Kabar Pemerintah

• Lihat tautan sumber: https://baochinhphu.vn/huong-dan-moi-nhat-ve-thuc-hien-thu-tuc-hanh-chinh-theo-co-che-mot-cua-mot-cua-lien-thong-102250915170618205.htm

Sumber: https://baobacninhtv.vn/huong-dan-moi-nhat-ve-thuc-hien-thu-tuc-hanh-chinh-postid426525.bbg