Segera digitalkan catatan saat mengatur unit administrasi

HCMC: Digitalisasi proaktif, pengiriman tepat waktu

Dalam beberapa hari terakhir, menurut wartawan SGGP, banyak distrik dan distrik di Kota Ho Chi Minh telah segera mengatur dan menugaskan pejabat dan pegawai negeri sipil untuk mengatur dan mengedit guna memastikan bahwa catatan dan dokumen disimpan sesuai dengan peraturan.

Di Komite Rakyat Distrik 14 (Distrik 10), setelah periode implementasi awal yang proaktif, koreksi catatan untuk melayani digitalisasi dan pembangunan arsip modern telah selesai. Menurut Bapak Ha Tuan Phuong, Ketua Komite Rakyat Distrik 14, distrik secara proaktif melakukan koreksi dan digitalisasi catatan dan dokumen setiap tahun. Untuk catatan dan dokumen yang muncul sejak awal tahun 2025 hingga sekarang, distrik terus mengoreksi dan mendigitalkan. Saat ini, arsip distrik tersebut memiliki lebar hampir 60 meter persegi, berisi lebih dari 156 meter rak dokumen (satu meter rak dokumen adalah dokumen sepanjang 1 meter yang disusun secara vertikal, berdekatan di rak - PV), dikoreksi dari tahun 1971 hingga sekarang.

Demikian pula di Kelurahan An Lac (Kecamatan Binh Tan), penyuntingan berkas blok Partai untuk digitalisasi dan pengarsipan juga sedang berlangsung mendesak. Ibu Tran Thi Thu Huong, Wakil Sekretaris Tetap Komite Partai Kelurahan An Lac, mengatakan bahwa kelurahan tersebut telah menyelesaikan penyuntingan 760 berkas permanen dan 201 berkas sementara dari tahun 2003 hingga Mei 2020, dan terus menyunting sekitar 12 meter rak dokumen dari Juni 2020 hingga saat ini, dengan target penyelesaian sebelum 25 Juni, dan pemindaian semua dokumen dari periode 2003-2025 dilakukan sebelum 15 Juni.

Para pejabat distrik An Lac (distrik Binh Tan, Kota Ho Chi Minh) sedang meninjau dan menyunting berkas dan dokumen blok Partai. Foto: VAN MINH

Banyak distrik, kabupaten, dan Kota Thu Duc telah secara proaktif meninjau, mengedit, dan mendigitalkan dokumen. Misalnya, di Distrik Binh Tan, melalui peninjauan dan statistik dari tahun 2003 hingga 2018, jumlah berkas dan dokumen yang diedit mencapai 5.230 berkas permanen. Saat ini, distrik tersebut sedang melakukan penyuntingan dan pemindaian berkas secara mendesak untuk melanjutkan pengarsipan dari tahun 2019 hingga saat ini guna mempersiapkan serah terima setelah menerapkan penataan organisasi sistem politik dan unit administratif di distrik tersebut.

Di Distrik 10, Ibu Nguyen Thi Thu Huong, Ketua Komite Rakyat Distrik, mengatakan bahwa distrik telah mengelola statistik, menyusun daftar dokumen kertas yang telah disunting, melakukan penyuntingan awal untuk dokumen yang belum disunting, dan bersiap untuk menyerahkannya kepada unit baru. Pada saat yang sama, distrik meninjau dokumen elektronik, melakukan zonasi data, mengekstraknya ke perangkat penyimpanan, dan memastikan keamanan serta integritas data untuk proses serah terima.

Hanoi : Memastikan data terpusat dan saling terhubung

Di Hanoi, Komite Rakyat Kota telah menyetujui Proyek "Membangun basis data bersama dari digitalisasi dokumen terpusat instansi di Hanoi" dan menugaskan Pusat Layanan Administrasi Publik Hanoi untuk memimpin dan mengorganisir pelaksanaan proyek tersebut. Proyek ini dibangun untuk mendigitalkan dan menata ulang catatan serta dokumen guna mendukung penangguhan kegiatan administratif tingkat distrik dan penggabungan komune sesuai dengan kemajuan dalam Kesimpulan No. 127-KL/TW tanggal 28 Februari 2025 dari Politbiro dan Sekretariat tentang pelaksanaan penelitian dan usulan untuk melanjutkan penataan ulang organisasi sistem politik.

Bahasa Indonesia: Menurut Bapak Truong Viet Dung, Kepala Kantor Komite Rakyat Hanoi, pelaksanaan proyek ini bertujuan untuk membentuk basis data bersama, termasuk dokumen-dokumen Partai, pemerintah dan organisasi-organisasi massa di Hanoi, memastikan data terpusat, saling terhubung, dibagi dan dapat digunakan kembali. Di sisi lain, hal ini bertujuan untuk meningkatkan efisiensi, efektivitas dan kinerja manajemen dan administrasi dengan tidak menggunakan catatan kertas, mengintegrasikan kecerdasan buatan, dan dengan mudah mengeksploitasi dan menggunakan data. Saat ini, perkiraan volume dokumen yang perlu diedit di tingkat distrik dan komune di Hanoi lebih dari 68.860 juta; total volume dokumen yang perlu didigitalkan di tingkat distrik dan komune lebih dari 94 juta halaman A4. Ini adalah volume yang sangat besar, sehingga digitalisasi dokumen dibagi menjadi 2 fase. Fase 1 akan mendigitalkan dokumen lembaga, dengan 5 prioritas, termasuk: 1 adalah mengedit dan mendigitalkan dokumen Partai dan pemerintah di tingkat distrik; 2 adalah mengedit dan mendigitalkan dokumen Partai dan pemerintah di tingkat komune; 3 menyunting dan mendigitalkan dokumen Partai di tingkat kota; 4 menyunting dan mendigitalkan dokumen pemerintahan di tingkat kota; 5 menyunting dan mendigitalkan dokumen organisasi massa di 3 tingkat.

Menurut Bapak Cu Ngoc Trang, Direktur Pusat Layanan Administrasi Publik Hanoi, mulai saat ini hingga 30 Juni, pusat akan berfokus pada pelaksanaan prioritas 1 dan 2; digitalisasi dokumen dengan masa penyimpanan permanen, dokumen yang sering digunakan kembali di tingkat Partai dan pemerintahan di tingkat distrik dan komune, diperkirakan mencapai sekitar 25% dari volume mentah dan 5% dari volume yang telah disunting. Untuk dokumen yang telah didigitalisasi, demi memastikan kualitas sesuai peraturan, data akan disinkronkan, bukan didigitalisasi ulang untuk menghindari pemborosan waktu dan anggaran.

Menuju pembangunan pemerintahan modern

Dari sisi implementasi di daerah, beberapa pakar dan anggota DPR (Deputi DPR) menyatakan bahwa penyuntingan dan digitalisasi arsip dan dokumen bukan hanya tugas teknis, tetapi juga memiliki makna penting dalam menjamin transparansi, keamanan, dan efisiensi dalam proses penataan kembali aparatur, serta menciptakan kemudahan bagi masyarakat dan pelaku usaha. Hal ini juga merupakan langkah penting menuju pembangunan pemerintahan modern yang lebih baik dalam melayani kebutuhan masyarakat di era baru.

Menekankan peran kunci digitalisasi arsip dalam konteks saat ini, Wakil Majelis Nasional Nguyen Quang Huan menekankan bahwa ketika menggabungkan unit administratif, batas administratif akan lebih lebar, infrastruktur akan membutuhkan waktu 5-10 tahun untuk diselesaikan, sehingga pada awalnya, perjalanan untuk melakukan prosedur administratif tentu akan sulit. Oleh karena itu, jika teknologi digital tidak dimanfaatkan, mengharuskan orang untuk pergi ke lembaga publik untuk memproses dokumen akan menciptakan ketidaknyamanan yang besar. Menurutnya, perlu untuk mendigitalkan semua arsip, menempatkan prosedur administratif pada lingkungan jaringan untuk meminimalkan kekurangan, dan menciptakan premis untuk menerapkan pemerintahan digital dan masyarakat digital. Ini harus dilakukan dengan cepat dan sinkron, dan daerah tidak boleh menunggu instruksi dari Pemerintah Pusat tetapi harus secara proaktif menerapkannya sekarang juga.

Selain itu, selama proses peninjauan dan penyimpanan arsip, Wakil Majelis Nasional Pham Van Hoa berpendapat bahwa komite dan otoritas Partai di tingkat lokal harus secara tegas mengarahkan, memeriksa, dan mengingatkan secara berkelanjutan untuk mencegah kehilangan, kerusakan, atau bahkan penghancuran arsip secara sengaja. "Jika kita tidak berhati-hati dan kehilangan arsip, hal itu tidak hanya akan berdampak pada lembaga negara tetapi juga sangat berdampak pada masyarakat dan bisnis. Oleh karena itu, saat ini, perlu untuk secara jelas mendefinisikan tanggung jawab spesifik organisasi, unit, individu, dan pimpinan jika arsip hilang, rusak, atau dihancurkan secara ilegal," ujar Wakil Majelis Nasional Pham Van Hoa.

Bahasa Indonesia: Untuk memastikan kelancaran dan kesinambungan pekerjaan dokumen dan arsip, dan memastikan manajemen dokumen yang aman sebelum, selama dan setelah menyelesaikan reorganisasi sistem politik di Kota Ho Chi Minh, Komite Rakyat Kota Ho Chi Minh mengeluarkan Arahan 04. Arahan tersebut dengan jelas menyatakan: mengharuskan kepala departemen, cabang, dan sektor kota, Kota Thu Duc, distrik, dan kabupaten untuk segera mengarahkan pelaksanaan sejumlah tugas mendesak untuk memperkuat manajemen pekerjaan dokumen dan arsip selama reorganisasi sistem politik di kota tersebut.

Komentar (0)