Tidak ada penyerahan salinan resmi: Sebuah langkah maju dalam reformasi prosedur administratif

Untuk terus memperketat disiplin administratif dan meningkatkan kualitas layanan kepada masyarakat, Komite Rakyat Provinsi Thai Nguyen menerbitkan Dokumen No. 4507/UBND-NCPC tertanggal 15 September 2025, yang menurutnya departemen, cabang, sektor dan Komite Rakyat di semua tingkatan akan berhenti mengharuskan warga negara untuk menyerahkan salinan resmi dari dokumen asli sementara mereka dapat sepenuhnya menerima salinan elektronik atau fotokopi dengan dokumen asli untuk perbandingan.

Masyarakat dipandu oleh petugas Pusat Layanan Administrasi Publik Komune Dong Hy untuk menyatakan informasi guna menyelesaikan prosedur administratif.

Kebijakan ini dianggap sebagai langkah maju baru dalam reformasi prosedur administratif, membantu menghemat waktu dan biaya bagi masyarakat, sekaligus mendorong penerapan prosedur administratif dalam lingkungan elektronik.

Datang ke Pusat Layanan Administrasi Publik di komunitas Dong Hy untuk mendaftar prosedur pengesahan status perkawinan, Ibu Diep Thi Hoa, kelompok perumahan Dong Thai, komunitas Dong Hy hanya perlu menyatakan informasi pribadi tanpa harus menyerahkan salinan yang disahkan oleh notaris atau dokumen lainnya.

Ibu Hoa berkata: "Ketika saya datang ke sini, saya hanya perlu mengisi formulir aplikasi, dan dokumennya selesai dalam waktu hampir 30 menit. Saya tidak perlu menyiapkan dokumen lain karena sistem sudah memiliki semua informasi saya."

Faktanya, tidak adanya kewajiban untuk menyerahkan salinan resmi membantu proses penerimaan dan pemrosesan dokumen menjadi lebih cepat, lebih transparan, dan lebih ekonomis. Sejak 1 Juli 2025 hingga saat ini, Komune Dong Hy telah menerima lebih dari 3.500 dan memproses hampir 3.400 berkas prosedur administrasi tepat waktu dan sebelum batas waktu, mencapai tingkat penyelesaian tepat waktu 100%, tanpa ada berkas yang terlambat.

Ibu Nguyen Thi Mui, seorang spesialis di Pusat Layanan Administrasi Publik Komune Dong Hy, menjelaskan: "Untuk prosedur yang tidak memerlukan salinan notaris, kami tidak meminta orang untuk menyerahkan dokumen tambahan guna menghindari kerumitan. Dalam kasus yang diwajibkan oleh hukum, kami tetap memandu orang dan bisnis untuk mematuhi hukum."

Dengan motto "Menjadikan kepuasan masyarakat sebagai ukuran mutu pelayanan", Pusat Layanan Administrasi Publik Kecamatan Pho Yen selalu berupaya mewujudkan pemerintahan yang profesional, transparan dan ramah.

Staf Pusat Layanan Administrasi Publik Distrik Pho Yen memandu masyarakat untuk melaksanakan prosedur administratif.

Ibu Nguyen Thi Hong Hanh, Wakil Direktur Pusat Layanan Administrasi Publik Distrik Pho Yen, mengatakan: Sejak kami menerima dokumen arahan dari Komite Rakyat Provinsi, kami telah memberi tahu secara menyeluruh semua pejabat dan pegawai negeri sipil di Pusat untuk secara tegas menerapkan persyaratan untuk tidak mengharuskan warga negara menyerahkan dokumen yang berlebihan.

Untuk 25 layanan publik dengan proses penuh, saat menerima dan memproses berkas prosedur administratif, petugas diinstruksikan untuk mencari dan memeriksa informasi secara langsung di sistem data nasional guna memastikan kecepatan dan keakuratan. Warga negara tidak diwajibkan untuk menyerahkan salinan resmi dari dokumen asli, sementara mereka dapat menerima salinan elektronik atau fotokopi lengkap dengan dokumen asli untuk perbandingan.

Dapat dilihat bahwa pelaksanaan arahan Komite Rakyat Provinsi untuk mengakhiri persyaratan salinan resmi yang tidak diperlukan tidak hanya merupakan perubahan dalam proses pemrosesan, tetapi juga transformasi dalam pola pikir pelayanan di aparatur administrasi.

Jika pada masa lalu masyarakat kerap kali takut untuk menghubungi instansi pemerintah karena prosedur yang berbelit-belit dan banyaknya jenis dokumen, kini dengan adanya model pemerintahan daerah 2 tingkat di kecamatan dan distrik seperti Dong Hy, Pho Yen dan kecamatan lainnya di provinsi ini telah menciptakan tampilan baru, yakni pelayanan yang ramah, transparan, dan profesional.

Selain itu, pemerintah daerah secara aktif menerapkan teknologi informasi untuk mengelola, menyimpan, dan memproses catatan; mempromosikan penggunaan layanan publik daring, tanda tangan digital pribadi, dan kode identifikasi warga negara untuk secara bertahap menggantikan penyalinan, pemotretan, dan sertifikasi dokumen kertas.

Sebagai bukti, Kementerian Sains dan Teknologi baru-baru ini mengumumkan hasil pemeringkatan Indeks Transformasi Digital (DTI) provinsi 2024, Provinsi Thai Nguyen menduduki peringkat ke-8 dari 34 provinsi dan kota di seluruh negeri dengan skor 0,7521 poin.

Sumber: https://baothainguyen.vn/xa-hoi/202510/khong-nop-ban-sao-chung-thucbuoc-tien-trong-cai-cach-thu-tuc-hanh-chinh-4c32c70/