Prosedur administrasi digital: Dekat dengan masyarakat, efektif

BAC NINH - Mulai 1 Juli 2025, Provinsi Bac Ninh akan menggabungkan unit-unit administratif setingkat komune sesuai dengan Resolusi Komite Tetap Majelis Nasional. Penyesuaian batas administratif ini bertujuan untuk menyederhanakan aparatur, meningkatkan efisiensi manajemen, dan meningkatkan kualitas layanan kepada masyarakat. Di dua wilayah dengan kepadatan penduduk tinggi, terutama yang banyak dihuni pekerja dari kawasan industri seperti Kecamatan Nhenh dan Kecamatan Phuong Lieu, proses penanganan prosedur administratif berbasis elektronik sedang dilaksanakan secara serentak.

Báo Bắc Ninh•24/07/2025

Sinyal positif

Penggabungan unit administratif menyebabkan banyak perubahan nama tempat, kode unit administratif, dan penyesuaian basis data kependudukan... Jika tidak dipersiapkan dengan matang, perubahan ini dapat mengganggu penerimaan dan pemrosesan catatan prosedur administratif. Menanggapi permintaan tersebut, Komite Rakyat Kelurahan Nhenh dan Phuong Lieu secara proaktif berkoordinasi dengan departemen dan kantor khusus tingkat distrik lama untuk meninjau semua catatan administratif yang sedang diproses; memperbarui kode unit administratif baru pada perangkat lunak khusus. Berkat persiapan yang matang ini, tepat setelah 1 Juli—tanggal resmi penggabungan—penerimaan dan pemrosesan catatan elektronik berjalan lancar dan tanpa gangguan.

Staf Pusat Layanan Administrasi Publik Kecamatan Nenh membantu warga dalam menggunakan mesin pemanggil otomatis.

Pagi-pagi sekali, di Pusat Layanan Administrasi Publik Kelurahan Nenh (kantor pusat Komite Rakyat Kelurahan Nenh lama), banyak warga yang datang untuk memanfaatkan layanan publik. Bapak Ngo Duy Dung, Wakil Direktur Pusat Layanan Administrasi Publik kelurahan tersebut, mengatakan: "Kelurahan Nenh saat ini merupakan gabungan dari 4 kelurahan: Van Trung, Quang Chau, Tang Tien, dan Nenh (lama) dengan populasi sekitar 80.000 jiwa, di mana populasi mekaniknya adalah pekerja di kawasan industri yang berjumlah sekitar 20.000 jiwa. Demi kenyamanan warga, kelurahan saat ini memiliki dua titik penerimaan dokumen di kantor pusat Komite Rakyat Kelurahan Nenh (lama) dan Van Trung (lama). Semua titik tersebut memiliki staf yang lengkap untuk melayani warga."

Sambil memproses dokumen dan memandu warga lainnya untuk menyelesaikan prosedur administrasi, Ibu Nguyen Thi Bich, seorang pegawai negeri sipil di Dinas Kebudayaan dan Masyarakat Kecamatan Nenh, mengatakan: “Meskipun masyarakat sudah mulai terbiasa mengirimkan dokumen secara daring, banyak yang masih membutuhkan instruksi yang detail. Beberapa orang belum mahir, sehingga kami harus membantu mereka. Selama masa ini, pihak kecamatan telah mengerahkan lebih banyak anggota serikat pemuda, petugas kepolisian, dan staf kantor pos untuk memberikan dukungan langsung di Pusat.” Rata-rata, Pusat menerima lebih dari 300 aplikasi per hari, dengan lebih dari 50% di antaranya dilakukan secara daring.

Demi meningkatkan pelayanan kepada masyarakat, Komite Partai dan Komite Rakyat Kelurahan Phuong Lieu (gabungan dari Kelurahan Phuong Lieu (lama) dan Kelurahan Phuong Mao) telah menginvestasikan dana dan mempercepat pembangunan fasilitas Pusat Layanan Administrasi Publik Kelurahan. Saat ini, Pusat Layanan Administrasi Publik ini memiliki lahan yang luas dengan berbagai fasilitas modern. Sebagai kelurahan dengan jumlah pegawai yang besar, prosedur sertifikasi seringkali membutuhkan banyak tenaga, sehingga kelurahan telah menempatkan 3 petugas khusus di bidang kehakiman dan status sipil untuk bertugas di Pusat Layanan Administrasi Publik guna memastikan kelancaran pemrosesan dokumen. Petugas Kehakiman dan Status Sipil, Nguyen Tai Do, mengatakan: "Dulu, akses ke perangkat lunak Kementerian Kehakiman terkadang bermasalah, tetapi sekarang sudah lancar. Semua dokumen yang dikirimkan melalui Portal Layanan Publik diterima dan diproses tepat waktu." Di bidang ini, dalam setengah bulan terakhir, Bapak Do telah menerima lebih dari 150 dokumen daring untuk sertifikasi elektronik dan konfirmasi tanda tangan.

Titik terang dalam proses mendekatkan pemerintahan digital kepada masyarakat adalah dukungan dari petugas kantor pos. Di konter layanan warga di Kelurahan Phuong Lieu, Ibu Nguyen Thi Phuong Oanh, seorang pegawai cabang Kantor Pos Que Vo, dengan sabar memandu warga dari langkah masuk hingga mengirimkan aplikasi daring. "Hanya membutuhkan waktu sekitar 5-10 menit jika dipandu dengan baik. Namun, jika dilakukan sendiri, akan cukup memakan waktu dan bahkan rentan terhadap kesalahan. Oleh karena itu, kami selalu siap membantu."

Singkirkan hambatan

Selain hasil yang luar biasa, implementasinya juga menunjukkan beberapa kendala yang perlu segera diatasi agar penyelesaian prosedur administratif di lingkungan digital dapat benar-benar menyeluruh. Salah satu masalah utama adalah perubahan nama tempat administratif, yang membuat banyak orang bingung saat melaporkan dokumen, karena tidak dapat menemukan alamat baru yang benar di sistem elektronik.

Masyarakat menangani prosedur administratif di Pusat Layanan Administrasi Publik, Distrik Phuong Lieu.

Memulai usaha di kelurahan Phuong Lieu, Bapak Duong Van Hoa dari kelurahan Luc Nam datang ke Pusat Layanan Administrasi Publik kelurahan tersebut untuk menyelesaikan prosedur perubahan registrasi usahanya. Bapak Hoa bercerita: "Jika semua orang membimbing saya, saya bisa melakukannya sendiri, tetapi prosesnya akan lambat. Ketika saya datang ke sini, stafnya sangat antusias mendukung saya. Namun, sistem informasi registrasi usaha sering mengalami kesalahan, sehingga butuh waktu lama untuk mengirimkan dokumen."

Rekan To Thanh Cong, Wakil Ketua Komite Rakyat sekaligus Direktur Pusat Layanan Administrasi Publik Distrik Phuong Lieu, mengatakan: "Sebelumnya, masyarakat melakukan prosedur administratif melalui Portal Layanan Publik masing-masing provinsi, sehingga jumlah kunjungan lebih sedikit. Kini, Portal Layanan Publik Nasional menjadi titik fokus penerimaan data secara nasional. Lalu lintasnya padat, sehingga terkadang jaringannya padat. Terkait prosedur non-administratif, terutama di bidang pertanahan, disarankan agar provinsi segera menyatukan daftar dan prosedur khusus agar pelaksanaannya efektif."

Kendala yang signifikan adalah keterbatasan kapasitas digital masyarakat, terutama lansia dan pekerja dari kelompok minoritas etnis. Banyak orang masih belum familiar dengan platform identifikasi elektronik VNeID—kunci untuk mengakses layanan publik modern. Banyak usaha kecil dan mikro serta rumah tangga usaha perorangan belum terbiasa menggunakan utilitas digital untuk menjalankan prosedur administratif. Menghadapi kenyataan ini, otoritas di kedua kecamatan terus menggalakkan propaganda melalui pengeras suara, membagikan selebaran di rumah kos dan pabrik; sekaligus berkoordinasi dengan tim teknologi digital komunitas dan kepolisian untuk menyelenggarakan pembinaan terpadu di kawasan permukiman dan kawasan industri.

Penyelesaian prosedur administrasi berbasis elektronik di kecamatan Nhenh dan Phuong Lieu khususnya, serta wilayah-wilayah di provinsi tersebut pascapenggabungan secara umum, tidak hanya menjamin kelancaran operasional pemerintahan akar rumput, tetapi juga menunjukkan semangat inisiatif dan fleksibilitas dalam reformasi administrasi. Dengan adanya koordinasi yang erat antara pemerintah, pejabat, kekuatan pendukung, dan konsensus dari masyarakat, transformasi digital bukan lagi sesuatu yang jauh. Hal ini menjadi landasan bagi Bac Ninh untuk melanjutkan reformasi administrasi, transformasi digital yang komprehensif, dan melayani masyarakat serta dunia usaha dengan lebih baik.

Komentar (0)