Menjalankan pemerintahan daerah dua tingkat - Bagian 1: Mengurangi waktu bagi masyarakat, meningkatkan tekanan bagi pejabat

Setelah 4 bulan menjalankan model pemerintahan daerah 2 tingkat, kelurahan, komune, dan zona khusus di Kota Ho Chi Minh secara bertahap telah menstabilkan organisasi mereka, memastikan kelancaran layanan kepada masyarakat. Meskipun masih banyak tantangan dalam hal personel, infrastruktur, dan prosedur, semangat "di mana ada kesulitan, di situ ada solusi" menjadi pendorong utama bagi pemerintah kota untuk secara proaktif menghilangkan hambatan, mempercepat reformasi administrasi, dan membantu pemerintah lebih dekat dengan masyarakat.

Pusat administrasi publik di Kota Ho Chi Minh beroperasi dengan "kapasitas penuh" untuk mendukung masyarakat dalam menyelesaikan prosedur administrasi publik.

Pelajaran 1: Mengurangi waktu bagi masyarakat, meningkatkan tekanan bagi pejabat

Pemerintah daerah dua tingkat di Kota Ho Chi Minh secara bertahap menjadi lebih efektif karena masyarakat menghemat banyak waktu, dan prosedur administratif diselesaikan lebih cepat dan transparan daripada sebelumnya. Oleh karena itu, pemerintah juga menggunakan kepuasan masyarakat sebagai tolok ukur kegiatan pelayanan publik, yang secara bertahap membantu mempersempit kesenjangan antara pemerintah dan masyarakat, serta menciptakan kepercayaan dan konsensus dari masyarakat dalam pelaksanaannya.

Merespons dengan cepat tetapi tidak cukup cepat beradaptasi

Distrik Di An berpenduduk hampir 230.000 jiwa, sehingga jumlah orang yang datang untuk melakukan prosedur administrasi (TTHC) setiap hari selalu ramai. Namun, proses operasionalnya cukup tertib, dengan pemandu dari para relawan dan penjelasan dari staf yang antusias. Bapak Tran Thanh Phuong, yang datang untuk mendaftar izin tinggal sementara, mengatakan: "Saya pikir saya akan menunggu lama karena banyaknya dokumen, tetapi ternyata hanya butuh lebih dari 10 menit. Staf menjelaskan dengan jelas, dan teknologi pendukungnya sangat praktis."

Di Kelurahan Lai Thieu, agar proses administrasi warga berjalan tepat waktu, pegawai negeri sipil bekerja pada hari Sabtu dan Minggu. Saat hendak mengesahkan dokumen di kelurahan, Ibu Nguyen Mai Hoa mengatakan: "Ketika kami datang untuk melakukan prosedur administrasi publik, kami harus mengambil nomor antrean tepat di gerbang masuk, lalu petugas akan memandu kami untuk masuk ke Portal Layanan Publik Daring dan mulai mengisi data yang dibutuhkan. Saya merasa pelayanan staf kelurahan cukup terbuka, dan teknologi pencariannya juga cepat. Saya hanya perlu melakukan beberapa prosedur, dan informasi akan diproses dan dikirim ke email dan nomor telepon saya."

Semua prosedur administrasi publik telah diterapkan di Portal Layanan Publik Nasional, sehingga masyarakat diharuskan melakukan operasi di atas melalui aplikasi, telepon pintar, komputer... Hal ini menyebabkan kesulitan bagi para lansia dan orang-orang dengan akses teknologi terbatas.

Namun, di samping kemudahan tersebut, banyak orang, terutama lansia, menghadapi kesulitan. Bapak Nguyen Van Loi (68 tahun) di kelurahan Binh Duong berkata: "Petugas meminta saya mengunduh aplikasi VNeID dan membuka halaman Layanan Publik Online untuk membuat deklarasi, tetapi saya tidak terbiasa menggunakan ponsel pintar. Saat itu, saya harus meminta bantuan anggota Persatuan Pemuda di kelurahan. Tanpa bantuan mereka, saya mungkin tidak akan bisa mengisi informasi deklarasi dan mengunduh aplikasinya...".

Di saat yang sama, beberapa orang juga menyoroti sikap tidak sabar beberapa pejabat dalam memandu prosedur di sistem pelayanan publik. Ibu Tran Thi Minh Hanh dari Kelurahan Phuoc Long mengatakan: "Pertama kali saya melapor melalui telepon, saya bertindak lambat dan para pejabat tampak kesal. Meskipun ini hanya beberapa kasus yang terisolasi, hal itu membuat kami merasa tertekan saat melakukan prosedur administratif. Belum lagi, para pejabat memberi mereka selembar kertas yang meminta mereka membaca instruksi deklarasi tanpa menjelaskan cara melakukannya dengan jelas."

Bapak Nguyen Van Minh, manajer Pusat Administrasi Publik di Kota Ho Chi Minh, mengatakan: "Setelah 4 bulan menerapkan pemerintahan dua tingkat, kami melihat dengan jelas efektivitasnya bagi masyarakat: dokumen diproses lebih cepat, teknologi digital membantu mengurangi waktu tunggu. Masyarakat merespons secara positif, banyak yang merasa puas ketika prosedur yang dulu memakan waktu berjam-jam kini hanya beberapa menit. Namun, gambarannya tidak sepenuhnya cerah. Bahkan, ada juga lansia dan masyarakat yang jarang menggunakan teknologi yang kebingungan saat melakukan kegiatan daring. Dalam beberapa kasus, petugas kurang sabar saat memberikan instruksi, sehingga membuat masyarakat merasa khawatir. Hal ini mengharuskan kami melakukan penyesuaian, mulai dari pelatihan ulang keterampilan komunikasi hingga pembentukan Serikat Pemuda untuk mendukung mereka yang kurang beruntung. Tujuan akhir dari pemerintahan dua tingkat adalah untuk memastikan tidak ada seorang pun yang tertinggal dalam proses reformasi administrasi, sehingga semua orang dilayani secara setara dan ramah."

Pejabat...beban kerja berlebih

Tidak dapat disangkal bahwa sistem administrasi dua tingkat di Kota Ho Chi Minh telah membawa banyak perbaikan signifikan. Namun, seiring dengan itu, tekanan pada staf juga meningkat. Ibu Tran Thi Thanh Thuy, Ketua Komite Rakyat Distrik Di An, mengatakan: "Dengan populasi yang mencapai rekor tertinggi , hanya 17 orang yang secara langsung menangani prosedur administrasi terlalu sedikit. Oleh karena itu, distrik tersebut merekomendasikan agar Pemerintah Kota menambah sumber daya manusia dan peralatan untuk mengurangi beban kerja."

Senada dengan itu, Bapak Nguyen Mai Trung, Kepala Kantor Komite Rakyat Kelurahan Phu Dinh, mengatakan: "Dalam 1 bulan, kelurahan ini telah memproses lebih dari 3.000 berkas. Wilayahnya luas, sehingga kami harus membuka lebih banyak titik penerimaan di Xom Cui dan Kelurahan 16 lama. Metode ini memang nyaman bagi masyarakat, tetapi juga menambah beban bagi staf manajemen."

Daerah menerapkan model "Asisten Virtual" untuk membantu masyarakat dalam melaksanakan layanan administrasi publik.

Bapak Pham Thanh Nhan, Wakil Direktur Departemen Dalam Negeri Kota Ho Chi Minh, mengatakan bahwa Kota Ho Chi Minh saat ini menghadapi tantangan bersama: jumlah pegawai negeri sipil tidak banyak, sementara beban kerja semakin besar dan beragam. Menurut statistik, rata-rata, setiap pegawai negeri sipil bertanggung jawab atas 4-9 kelompok tugas, dengan banyak detail dan kompleks. Hal ini dapat dengan mudah menyebabkan kelebihan beban, yang memengaruhi kualitas dan kemajuan pemrosesan. Di sisi lain, Kota telah menyelesaikan aparatur, menempatkan staf, dan mengoperasikan Pusat Administrasi Publik tingkat Komune, tetapi agar model tersebut benar-benar efektif, perlu menambah personel, meningkatkan proses, dan mempromosikan penerapan teknologi digital untuk mengurangi tekanan.

"Setelah empat bulan implementasi, kami melihat dengan jelas keuntungan dan kesulitannya. Isu pentingnya adalah terus menyingkirkan hambatan dari akar rumput, terus menyesuaikan diri untuk bergerak menuju pemerintahan yang benar-benar melayani, modern, dan dekat dengan rakyat," ujar Bapak Pham Thanh Nhan.

Selain beban dokumen, pejabat tingkat komune juga harus rutin mendatangi Komite Rakyat Kota Ho Chi Minh untuk rapat, membuat laporan, dan pelatihan. Seorang pegawai negeri sipil di Distrik Thu Duc berkata: "Setiap minggu, saya harus pergi ke pusat kota setidaknya dua kali. Kadang-kadang, setelah rapat di pagi hari, saya harus kembali ke distrik di sore hari untuk mengurus dokumen. Perjalanan pulang pergi memakan waktu berjam-jam. Meskipun saya sangat lelah, saya tidak berani membiarkan dokumen administrasi warga terlambat."

Senada dengan itu, Ibu NTM, seorang petugas pengadilan di komune Can Gio, mengatakan: "Setiap kali kami pergi ke pertemuan di pusat Kota Ho Chi Minh, perjalanannya memakan waktu setengah hari. Namun, kami tetap berusaha kembali di hari yang sama agar berkas-berkas warga dapat segera diproses."

Anggota serikat pemuda kelurahan Tan Hung membantu para lansia memperoleh nomor dan mendeklarasikan informasi layanan publik langsung di kelurahan tersebut.

Berbicara tentang efektivitas penerapan pemerintahan dua tingkat, Bapak Ho Van Thang, dosen kebijakan publik di Kota Ho Chi Minh, mengatakan bahwa kesulitan yang dihadapi pejabat akar rumput jelas mencerminkan tekanan ganda: harus menangani pekerjaan di tingkat lokal dan sering bepergian ke kota untuk rapat, pelatihan, dan pelaporan. Hal ini perlu dipertimbangkan oleh Kota Ho Chi Minh dengan solusi yang lebih mendasar seperti: meningkatkan pertemuan daring dan membangun sistem pelaporan digital untuk mengurangi waktu perjalanan bagi para pejabat.

"Jika kita dapat mengurangi kebutuhan perjalanan, pejabat daerah akan memiliki lebih banyak waktu untuk fokus pada pekerjaan mereka, sekaligus mengurangi tekanan psikologis dan kesehatan. Ini akan membantu meningkatkan kualitas layanan kepada masyarakat, bahkan di tingkat akar rumput," ujar Bapak Ho Van Thang.

Menurut Bapak Ho Van Thang, dalam gambar penuh warna tersebut, semangat "di mana ada kesulitan, di situ ada solusi" dalam penerapan pemerintahan dua tingkat telah menyebar ke setiap kelurahan dan komune di Kota Ho Chi Minh. Banyak model kreatif telah diterapkan, seperti: membuka lebih banyak titik penerimaan dokumen, mengorganisir anggota Serikat Pemuda untuk membantu para lansia dalam mengisi informasi administrasi, menyelenggarakan "ngopi pagi bersama warga" untuk mendengarkan masukan...

Upaya-upaya ini dengan jelas menunjukkan tekad pemerintah Kota Ho Chi Minh dalam membangun aparatur administrasi yang lebih dekat dengan rakyat dan lebih ramah. Meskipun masih banyak masalah, dengan mendengarkan, mencatat, dan mengatasi kekurangan sekecil apa pun, Kota Ho Chi Minh secara bertahap membangun kepercayaan berkelanjutan di antara rakyat.

Menurut Komite Rakyat Kota Ho Chi Minh, Kota Ho Chi Minh menetapkan target pada tahun 2025 dalam hal kuantitas: memelihara dan menyediakan 25 layanan publik daring terpadu secara efektif dan substansial di Portal Layanan Publik Nasional untuk melayani masyarakat dan bisnis. Menyediakan 982 layanan publik daring dengan rata-rata jumlah catatan untuk setiap layanan publik yang menghasilkan setidaknya 1.000 catatan/tahun dan memenuhi persyaratan penyediaan 100% hasil elektronik serta penggunaan kembali informasi dan data...

Pelajaran 2: Menjadikan pelayanan efektif kepada masyarakat sebagai tujuan tertinggi

Sumber: https://baotintuc.vn/phong-su-dieu-tra/van-hanh-chinh-quyen-dia-phuong-hai-cap-bai-1-giam-thoi-gian-cho-nguoi-dan-tang-ap-luc-cho-can-bo-20251010170348641.htm