La notarizzazione elettronica rappresenta un nuovo sviluppo nel campo delle firme digitali.

Le firme digitali si stanno sviluppando rapidamente, diventando un elemento fondamentale per garantire la fiducia nelle transazioni elettroniche. Dopo essersi affermate nei settori fiscale e bancario, le firme digitali si stanno estendendo anche all'autenticazione notarile. Si tratta di uno sviluppo significativo che contribuisce a ridurre i costi, aumentare la trasparenza e promuovere la trasformazione digitale.

Sviluppo di firme digitali

La signora To Thi Thu Huong, direttrice del Centro nazionale per l'autenticazione elettronica (NEAC), ha dichiarato: "Attualmente, in qualsiasi stazione di servizio o negozio, vediamo servizi di fatturazione elettronica accompagnati da firme digitali. Il Dipartimento delle Entrate ha applicato le firme digitali alle fatture elettroniche; sono state emesse oltre 8 miliardi di fatture elettroniche, il che significa che sono state integrate 8 miliardi di firme digitali. Anche il settore bancario ha ampiamente implementato questa tecnologia nell'ultimo anno circa...".

Le persone si recano nel quartiere di Hon Gai ( Quang Ninh ) per far autenticare dei documenti.

Secondo la signora To Thi Thu Huong, nei primi otto mesi del 2025 il numero di certificati di firma digitale emessi raddoppierà quasi rispetto al totale emesso nel periodo precedente. Nello specifico, alla fine di dicembre 2024, il numero di certificati di firma digitale emessi era di 11 milioni, mentre ad agosto 2025 aveva raggiunto i 22 milioni, con un incremento del 100%. Ciò dimostra che gli strumenti per le transazioni elettroniche si stanno sviluppando molto rapidamente.

La tecnologia mobile esiste dal 1993 e ci sono voluti circa 15-17 anni per raggiungere una penetrazione del 100% della popolazione. Il Vietnam conta attualmente 140 milioni di abbonati ogni 100 milioni di abitanti, superando quindi il 100% di penetrazione. La tecnologia di firma digitale a distanza, introdotta solo nel 2021, dopo quattro anni di implementazione, mostra un grande potenziale di crescita entro il 2025. "Con l'attuale ritmo di sviluppo, prevediamo che tra circa 10 anni il 100% dei vietnamiti disporrà di certificati di firma digitale", ha affermato la signora To Thi Thu Huong.

Le firme digitali e i servizi affidabili sono considerati i fondamenti per garantire la fiducia nelle transazioni elettroniche. Lo sviluppo delle infrastrutture digitali è stato individuato come una delle priorità del Ministero della Scienza e della Tecnologia . Le infrastrutture digitali devono essere sviluppate in modo proattivo.

In un'era in cui i dati stanno diventando una nuova risorsa e le transazioni digitali sono all'ordine del giorno, garantire la fiducia digitale è un prerequisito fondamentale. In Vietnam, NEAC riconosce che le firme digitali e i servizi fiduciari non sono solo strumenti tecnici, ma anche un fondamento per garantire la fiducia nelle transazioni elettroniche, plasmando l' economia digitale, il governo digitale e la società digitale.

Risparmia denaro passando alla notarizzazione elettronica.

I rappresentanti del NEAC hanno affermato che attualmente il 100% delle organizzazioni possiede certificati di firma digitale per scopi finanziari e contabili. Tuttavia, l'uso delle firme digitali personali rimane limitato. Si prevede che l'applicazione dell'autenticazione elettronica porterà notevoli benefici economici. Con circa 8 milioni di documenti autenticati elaborati annualmente, il passaggio all'autenticazione elettronica potrebbe far risparmiare centinaia di miliardi di dong in costi di archiviazione ed elaborazione. Allo stesso tempo, l'implementazione delle firme digitali contribuirà ad aumentare il tasso di adozione di procedure amministrative online da parte degli enti locali.

Secondo le statistiche locali, circa il 60% delle procedure amministrative pubbliche a livello di quartiere e di comune riguarda l'autenticazione notarile e la registrazione anagrafica.

La signora Nguyen Thi Tho, vicepresidente esecutiva dell'Associazione dei notai del Vietnam, ha dichiarato: "La tendenza alla trasformazione digitale sta diventando sempre più evidente. L'interoperabilità dei dati tra i diversi settori si sta gradualmente perfezionando. Il settore notarile non può rimanere inerte. L'Associazione collaborerà con la NEAC (Commissione nazionale per l'autenticazione dei dati) nella diffusione di informazioni, nella formazione e nell'orientamento dei notai verso le nuove tecnologie e l'utilizzo delle firme digitali nell'autenticazione elettronica."

La legge notarile del 2024 ha creato un quadro giuridico per l'autenticazione elettronica. I documenti autenticati elettronicamente sono efficaci dal momento in cui vengono firmati con la firma digitale del notaio e dell'organizzazione notarile. Inoltre, il Decreto n. 23/2025/ND-CP ha stabilito norme dettagliate sui servizi affidabili, comprese le condizioni da rispettare in materia di personale, tecnologia e aspetti finanziari.

Secondo un rappresentante del NEAC, circa un anno fa, con l'implementazione delle firme digitali nelle transazioni elettroniche nel settore bancario, molti operatori del settore hanno espresso preoccupazioni, soprattutto in merito alle firme digitali stesse. La questione più urgente riguardava la validità legale delle firme digitali, considerate equivalenti alle firme autografe nelle transazioni tradizionali. Ad oggi, la maggior parte dei certificati di firma digitale di nuova generazione riguarda le transazioni bancarie integrate.

Secondo la signora Nguyen Thi Tho, l'implementazione efficace della notarizzazione elettronica si trova ad affrontare numerose sfide, tra cui la necessità di un ulteriore miglioramento e sincronizzazione del quadro giuridico con la Legge sulla notarizzazione del 2024, la Legge sulle transazioni elettroniche del 2023 e i relativi documenti; la necessità di un elevato livello di sicurezza informatica e di cybersicurezza nell'infrastruttura tecnica; e la necessità di concentrarsi sulla capacità di accesso tecnologico e sul consenso dei notai e degli enti di notarizzazione a livello nazionale.

Analizzando le sfide e le difficoltà esistenti nella trasformazione digitale della notarizzazione e nell'implementazione della notarizzazione elettronica, il signor Dao Duy An, Segretario Generale dell'Associazione dei Notai del Vietnam, ha osservato che, sebbene il quadro giuridico esista, non è ancora del tutto completo e armonizzato; l'infrastruttura tecnologica e i database non sono ancora sincronizzati; e permangono numerose limitazioni in materia di tecnologie di sicurezza e standard tecnici.

Inoltre, molti notai e impiegati non hanno familiarità con l'uso delle piattaforme digitali e temono i rischi legali dell'autenticazione online. La convinzione che "tenere in mano un documento cartaceo con un timbro rosso" sia l'opzione più sicura persiste ancora tra privati ​​e aziende.

Secondo il signor Dao Duy An, per quanto riguarda le soluzioni per la trasformazione digitale nel settore notarile, è necessario continuare a migliorare il quadro giuridico, definendo chiaramente l'autorità e le procedure per la conversione dei documenti notarili da formato elettronico a cartaceo. Dovrebbe essere creato un database nazionale centralizzato o interconnesso per le autenticazioni notarili, con standard di dati comuni e un rigoroso processo di sincronizzazione.

Nel frattempo, il signor Pham Anh Tien, rappresentante dell'ufficio notarile di Hoang Trung Thanh (provincia di Thanh Hoa), ha suggerito la necessità di rafforzare le attività di propaganda, orientamento, formazione e divulgazione sulla notarizzazione elettronica nei prossimi mesi. Allo stesso tempo, ha proposto l'emanazione tempestiva di regolamenti sulla ricezione di messaggi di dati elettronici, eliminando la necessità di integrare i documenti cartacei, dato che i documenti di dati elettronici possiedono già la piena validità di un servizio affidabile.

In termini di funzionalità, l'autenticazione elettronica consente ai cittadini di risparmiare tempo e denaro, poiché permette di autenticare online da casa determinate tipologie di documenti. I file elettronici vengono elaborati rapidamente e i documenti autenticati possono essere rilasciati quasi immediatamente dopo la firma digitale del notaio. Inoltre, l'autenticazione elettronica aumenta la sicurezza e la trasparenza, evitando il rischio di smarrimento, danneggiamento o falsificazione. Allo stesso tempo, l'autenticazione elettronica è interconnessa con numerosi altri servizi pubblici e transazioni elettroniche e può essere utilizzata direttamente nelle procedure di registrazione delle imprese, nelle transazioni immobiliari, nelle operazioni bancarie, ecc., senza la necessità di presentare ulteriori copie cartacee, riducendo le duplicazioni e massimizzando la comodità per i cittadini.

Fonte: https://baotintuc.vn/xa-hoi/cong-chung-dien-tu-tao-buoc-phat-trien-moi-ve-chu-ky-so-20250921183725364.htm