Cancellazioni dell'ultimo minuto: come gestirle senza offendere nessuno?

Una cancellazione all'ultimo minuto può essere deludente. Le cancellazioni all'ultimo minuto non sono rare, ma non tutti sanno come farlo con cortesia.

Motivi delle cancellazioni dell'ultimo minuto

Dopo aver avuto numerosi appuntamenti cancellati, Nguyen Minh Tu (24 anni, impiegato, residente in via 18, quartiere Hiep Binh, Ho Chi Minh City; precedentemente residente nel quartiere Hiep Binh Chanh, Thu Duc City) ha dichiarato che la ragione principale era l'impossibilità di concordare un orario adatto.

Secondo Tú, a volte le cancellazioni degli appuntamenti non dipendono dalla mancanza di volontà di incontrarsi, ma dall'impossibilità di conciliare i propri impegni personali. "Spesso gli appuntamenti vengono fissati con largo anticipo, ma poi il giorno stesso sorgono imprevisti e non è possibile presentarsi", ha affermato.

Alcune persone scelgono di annullare gli appuntamenti all'ultimo minuto a causa di impegni imprevisti o sbalzi d'umore.

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Nel frattempo, Nguyen Van Hung (26 anni, residente in via Nguyen Thi Tuoi, comune di Vinh Loc, Ho Chi Minh City; precedentemente nel comune di Vinh Loc A, distretto di Binh Chanh) ritiene che la cancellazione degli appuntamenti a volte derivi da conflitti di orario o da emozioni momentanee. "Di solito accetto qualsiasi invito perché ho paura di rifiutare. Molte volte gli orari si sovrappongono senza che me ne accorga, e me ne rendo conto solo quando me lo ricordano a ridosso della data. A quel punto, devo cancellare uno degli appuntamenti", ha detto Hung.

Ha anche ammesso che a volte semplicemente "perdeva la voglia di andare". "Di solito mando un messaggio dicendo che sono impegnato e non vado, non so come dirlo con tatto", ha raccontato Hung.

Al contrario, Dang Anh Nhat, uno studente dell'Università di Tecnologia di Ho Chi Minh City, ha affermato di essersi spesso trovato in situazioni in cui gli appuntamenti venivano cancellati all'ultimo minuto. "Non è che non capisca, ma essere avvisato troppo tardi mi fa sentire come se il mio tempo non venisse rispettato. A poco a poco, ho smesso di invitare persone di mia iniziativa", ha detto Nhat.

Nonostante avessero dato accordo in precedenza, in seguito lo informarono che non avrebbero potuto partecipare alla data prevista.

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Allo stesso modo, Nguyen Thi Minh Thu, studentessa presso l'Università di Scienze Sociali e Umanistiche di Ho Chi Minh City, ha affermato di essere stata "piantata in asso" molte volte poco prima di un appuntamento. "Come ragazza, devo prepararmi con largo anticipo per ogni uscita. Quando ricevo un messaggio di cancellazione proprio prima dell'orario previsto, è una sensazione molto spiacevole", ha raccontato Thu.

Come annullare un appuntamento con tatto?

Secondo lo psicologo Bui Vinh Nghi, docente presso l'Università di Tecnologia di Ho Chi Minh City, annullare ripetutamente gli appuntamenti all'ultimo minuto può avere un impatto diretto sulle relazioni. "La persona il cui appuntamento viene annullato perde facilmente la fiducia, abbassa le aspettative e gradualmente limita gli incontri futuri per evitare la sensazione di attesa o disagio", ha osservato Nghi.

Secondo la signora Nghi, quando non impariamo a gestire il tempo in modo efficace, ci sentiamo facilmente sopraffatti, arrivando a un appuntamento impreparati e costretti ad annullare. Inoltre, la riluttanza a rifiutare porta molte persone ad accettare gli inviti per poi tirarsi indietro poco prima della data, creando involontariamente false aspettative e causando delusione all'altra persona.

Gli appuntamenti cancellati all'ultimo minuto possono facilmente causare delusione alle persone coinvolte.

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Da un altro punto di vista, lo psicologo Tran Van Toan, del Centro di formazione e assistenza mentale Viet Idea, ritiene che questa abitudine stia diventando sempre più comune nel contesto della comunicazione nell'era digitale.

"Rifiutare diventa più facile con un semplice messaggio o una telefonata, ma una volta fissato un appuntamento, si creano delle aspettative. Annullare all'ultimo minuto può infrangere queste aspettative", ha analizzato Toan. Secondo lui, la persona il cui appuntamento viene annullato non solo si sente delusa, ma potrebbe anche sviluppare un atteggiamento difensivo, perdere l'entusiasmo per gli incontri futuri e persino avere un'opinione negativa di chi ha annullato l'appuntamento.

Entrambi gli esperti concordano sul fatto che, oltre ai fattori soggettivi, esistono anche circostanze oggettive come problemi di salute o eventi imprevisti. Tuttavia, ciò che conta davvero è il modo in cui si reagisce.

"Se dovete annullare un appuntamento, vi preghiamo di avvisarci il prima possibile, di fornire una spiegazione chiara e di porgere le vostre sincere scuse", ha consigliato la signora Nghi, aggiungendo che proporre un altro orario dimostrerebbe la volontà di mantenere il rapporto.

Condividendo lo stesso punto di vista, il signor Toan ha sottolineato: "Più tardi si comunica l'accaduto, maggiore sarà la delusione. Per gli appuntamenti dell'ultimo minuto, è preferibile telefonare di persona piuttosto che inviare un messaggio, perché la voce può trasmettere sincerità e dispiacere molto meglio di un messaggio scritto. Allo stesso tempo, è opportuno suggerire chiaramente un orario e un luogo per un altro incontro, in modo da orientare l'altra persona verso aspettative più positive."

Secondo gli esperti, invece di cercare di "annullare gli appuntamenti con gentilezza", i giovani dovrebbero imparare a gestire il tempo, a dire di no e a stabilire le priorità. "Dovresti annullare un appuntamento solo quando non puoi davvero andarci. Quando qualcuno trova il tempo per te, anche questo è una priorità nella relazione", ha affermato Nghi.

Fonte: https://thanhnien.vn/huy-hen-phut-chot-noi-sao-de-khong-mat-long-185260514152949858.htm