Gli ospiti scansionano il codice QR per partecipare alla riunione e ricevere i materiali sulla piattaforma digitale.

Le piattaforme digitali fungono da "sistema di supporto".

Ricevendo di recente gli inviti a conferenze e seminari dal Dipartimento di Scienza e Tecnologia (DST), alcuni partecipanti si sono mostrati piuttosto confusi. L'invito recitava: "La conferenza utilizza la tecnologia per verificare i partecipanti. Gli ospiti sono pregati di utilizzare la propria tessera di invito con codice QR su Hue-S per scansionarla alla reception e visualizzare i materiali della conferenza su Hue-S". Tuttavia, la procedura si è rivelata piuttosto agevole, soprattutto per quanto riguarda la ricezione di materiali e report della conferenza completi, dettagliati e facilmente accessibili.

Anziché distribuire pile di documenti cartacei come in passato per attività quali registrazione, invio di inviti, fornitura di materiali, relazioni, raccolta di opinioni e votazioni, ora tutto viene svolto interamente in digitale tramite dispositivi mobili intelligenti. Il formato di riunione senza carta, implementato dal Consiglio popolare della città di Hue durante le sue sessioni e diffuso dal Dipartimento di Scienza e Tecnologia sulla piattaforma Hue-S, rappresenta un passo concreto e pratico verso la realizzazione dell'obiettivo di trasformazione digitale nelle operazioni dell'amministrazione comunale di Hue.

Negli ultimi anni, Hue si è affermata come una delle città leader a livello nazionale nella trasformazione digitale. La città si è costantemente classificata tra le prime 5 nell'Indice di Trasformazione Digitale (DTI). Questo risultato riflette chiaramente l'investimento sistematico e coordinato nello sviluppo di piattaforme digitali, dati digitali e applicazioni a supporto della gestione e dell'amministrazione. Ad oggi, Hue ha implementato in modo proattivo tutte e 5 le piattaforme digitali e le applicazioni informatiche nelle attività degli enti statali, a beneficio di cittadini e imprese. In particolare, la piattaforma Hue-S, l'unico centro di interazione digitale della città, ha integrato una gamma completa di servizi per la smart city.

Inoltre, la città ha implementato 91 database specializzati e 73 sistemi informativi a supporto della gestione e delle operazioni in vari settori, connettendo e condividendo gradualmente i dati attraverso la piattaforma LGSP e la Piattaforma nazionale di integrazione e condivisione dei dati (NDXP). Su questa piattaforma digitale, Hue-S continua a sviluppare funzioni gestionali chiave come una piattaforma di lavoro digitale, il monitoraggio delle attività, la reportistica digitale, l'interazione a due livelli e le riunioni senza carta.

Secondo il direttore del Dipartimento di Scienza e Tecnologia, Nguyen Xuan Son, l'implementazione delle riunioni senza carta su Hue-S è uno sviluppo inevitabile, coerente con i requisiti operativi dell'apparato di governo locale a due livelli, che contribuisce a migliorare l'efficienza nella leadership e nella gestione e a costruire un ambiente di lavoro moderno e professionale. In particolare, Hue-S non è solo un'applicazione al servizio dei cittadini, ma anche un importante strumento a supporto delle operazioni interne degli enti, e le riunioni senza carta rappresentano un chiaro esempio dell'efficacia della trasformazione digitale.

Le riunioni senza carta offrono numerosi vantaggi.

Il 29 dicembre 2025, il Comitato Popolare della città di Hue ha emanato la Direttiva 18 sul rafforzamento della disciplina amministrativa e sul miglioramento dell'efficienza e dell'efficacia dell'apparato di gestione statale nella città. La Direttiva impone a dipartimenti, agenzie, unità di servizio pubblico, comuni e distretti di accelerare la riforma amministrativa, modernizzare il sistema amministrativo e passare a un governo senza carta. Allo stesso tempo, impone una riduzione minima del 15% del numero di documenti amministrativi rispetto all'anno precedente; l'uso sincronizzato di documenti elettronici e firme digitali; il raggiungimento di un tasso minimo del 95% di procedure elaborate digitalmente e di digitalizzazione dei documenti; e l'implementazione dello scambio online al 100% di documenti e rapporti tra tutti i livelli di governo (ad eccezione dei documenti riservati)...

Nell'ambito dell'attuazione della Direttiva 18, il Ministero della Scienza e della Tecnologia ha progettato e "trasferito" alle autorità locali e alle unità il sistema di riunioni senza carta basato sulla piattaforma Hue-S, al fine di sostituire completamente l'uso di documenti cartacei e supportare appieno il processo organizzativo delle riunioni, dalla preparazione e gestione fino alla sintesi dei risultati. Prima della riunione, i delegati e gli ospiti ricevono notifiche con il programma tramite Hue-S o il canale Zalo IOC; possono inoltre confermare la propria presenza o giustificare un'assenza direttamente sull'applicazione. All'arrivo in sala riunioni, la presenza viene registrata rapidamente tramite la scansione di un codice QR o di una scheda di partecipazione.

Prima, durante e dopo la riunione, i delegati possono accedere e ricercare facilmente i documenti, seguire le presentazioni, partecipare alle discussioni e alle votazioni (ove previsto) e monitorare l'emanazione e l'attuazione delle risoluzioni. Tutti i dati vengono archiviati e gestiti centralmente, rendendo la compilazione, la creazione di report e il recupero rapidi e precisi.

L'implementazione iniziale di riunioni senza carta in diverse agenzie e amministrazioni locali ha dimostrato che questo modello offre numerosi vantaggi concreti. I tempi di preparazione e organizzazione delle riunioni si riducono significativamente; i documenti possono essere aggiornati e integrati in modo flessibile; e i costi di stampa, fotocopiatura e distribuzione diminuiscono. In particolare, il controllo dei partecipanti, la raccolta delle opinioni e i risultati delle votazioni vengono gestiti in modo rigoroso e trasparente, contribuendo a migliorare la qualità e l'efficienza delle riunioni.

Il signor Vo Quang Vinh del distretto di Huong Thuy, che ha partecipato a riunioni in questo formato, ha affermato che organizzare riunioni senza carta consente ai delegati di ricevere i documenti in anticipo, in forma completa e di consultarli e archiviarli facilmente. Alcuni documenti, in formato immagine, risultano molto più accattivanti, facili da comprendere e permettono di sintetizzare le informazioni con maggiore semplicità grazie alla possibilità di riceverne copie digitali. Ancora più importante, le riunioni senza carta riducono i tempi e consentono di riassumere i risultati in modo rapido e chiaro, a tutto vantaggio della leadership e della gestione.

Testo e foto: HOAI THUONG

Fonte: https://huengaynay.vn/chinh-polit-xa-hoi/tu-chinh-quyen-so-den-hop-khong-giay-to-161835.html