カマウ氏は、無駄を避けるため、文書のデジタル化は時間とデジタル化が必要な文書を厳選する必要があり、大量にデジタル化すべきではないと指示している。

2025年4月21日午後、カマウ省党委員会常務副書記のグエン・ドゥック・ヒエン同志は、省党委員会、祖国戦線委員会、省レベルの社会政治組織の顧問・支援機関、地区党委員会、市党委員会、省党委員会直属の党委員会の代表者と、政治体制機構の再編過程における文書の保管、管理、文書データベース、文書のデジタル化の作業について作業会議を開催した。

会議シーン

作業会議では、代表団に対し、地方レベルの政治システム機構と行政単位の配置および組織化の過程で文書および文書データベースのアーカイブ化と管理に関する2025年4月10日付書記局公式指令第64-CV/TW号、行政単位の配置の際の文書のデジタル化に関するいくつかの内容といくつかの関連文書をガイドする2025年4月9日付党中央委員会公式指令第14204-CV/VPTW号について説明が行われた。

いくつかの機関および部の代表者は、機関および部の文書のアーカイブ化、管理、文書データベース、およびアーカイブのデジタル化で達成された成果について報告しました。同時に、機構の再編成のプロセスにおいて、文書のアーカイブ化、管理、文書データベース、および文書のデジタル化を担当する人員、設備、財務上の困難および問題について考察しました。

カマウ省検査委員会代表は、省委員会検査委員会において保管文書の現状について報告した。これまでの中央検査委員会記録管理ソフトウェアのデジタル化と応用の実施状況によると、機関に保存されている検査監督記録は整理、索引付けされ、受信文書5914/9396件がデジタル化され、送信文書2700/3176件がデジタル化された（2020～2025年度）。専門部門は請願書や事件ファイルを中央検査委員会ソフトウェアにアップデートしている。地区検査委員会に対しては、文書や事件ファイルを編集・デジタル化している（1部署が編集・デジタル化を完了）。地区中央検査委員会ソフトウェアへの請願書やファイルのアップデートは行われておらず、ソフトウェアの稼働は安定しておらず、一部が接続されていない。同時に、文書の編集とデジタル化のプロセスにおいて、いくつかの困難と問題が報告された。機密文書をコピーするためのスキャナーと安全なUSBの不足、そして中央検査委員会のソフトウェアでの記録更新における当初の困難などである。「党組織と党員に関する情報がデータベースと同期されておらず、党組織コードと党員コードのフィールドの更新が困難で、情報が不足している。請願ソフトウェアでは請願ファイルをシステムに添付することができず、手作業で入力する必要があり、非常に時間がかかる… 」。

カマウ省党委員会常務副書記のグエン・ドゥック・ヒエン同志は次のように結論づけた。「報告によると、一部の機関・部署のアーカイブ文書のデジタル化は期待に応えられていない。省党委員会の諮問支援機関、省党委員会直属の機関・部署、党組織に対し、文書のデジタル化を喫緊の課題と位置付け、中央委員会の指示に基づき、定められた期限を厳守できるよう、資源を優先的に投入し、速やかに編集・デジタル化を進めるよう要請した。文書のデジタル化が遅れる原因を、機密文書のせいにするな、あれやこれやと決めつけてはならない。機関・部署の指導者が会合を開き、方法、実施方法、完了時期、チーム編成の必要性、幹部・公務員の増員、文書の共同編集・デジタル化の任務の明確化などについて、綿密に協議する必要がある。デジタル化にあたっては、対象文書と期間を選定する必要があることに留意すべきだ。」大量のデジタル化は避けるべきである。デジタル化が完了しても、活用、共有、業務への活用がなければ、デジタル化の効果は限定的となり、無駄になる。省党委員会弁公室に文書のデジタル化に関する指導を委任するとともに、各機関・単位の困難、問題点、提案をまとめ、省党委員会常務委員会に報告して削除を指示し、党組織・機関・単位が規定の精神と期限に従って速やかに編集・デジタル化作業を完了できるよう支援する。

カーン・フン

出典: https://ubkttw.vn/danh-muc/tin-tuc-thoi-su/ca-mau-chi-dao-so-hoa-tai-lieu-can-co-chon-loc-thoi-gian-tai-lieu-can-so-hoa-khong-nen-so-hoa-o-at-nham-tranh-lang-phi.html