公営郵便事業体の業務効率

省内では、行政手続きの案内、受領、記録のデジタル化、結果の返送を公設郵便サービス事業者に委託する仕組みを導入するパイロットプロジェクトが1年間実施されています。その結果、行政手続きの記録受領と結果の返送における公設郵便サービス事業者の参加は多くのメリットをもたらし、組織や個人の利便性向上に寄与するとともに、公務員の業務負担を軽減し、職務の遂行と国家管理業務の遂行に集中できる環境を整えていることが分かりました。

省行政サービスセンター（行政手続管理）の長年にわたる活動は、国家行政機関の業務方法を専門化の方向に革新し、専門業務と書類受理業務および組織・個人への行政手続処理結果の返却業務を分離するとともに、組織・個人が書類を提出し、行政手続処理結果を受け取るための好ましい条件を整備し、機関・部署の行政手続処理の質と効率を向上させてきました。

しかし、行政手続き指導、書類受付、処理結果の返却などを行うには、各部署が省行政サービスセンター-行政手続き管理で業務を行う公務員を配置しなければなりません。そのため、各部署では国家管理業務を行う公務員が不足しています。また、実際には、すべての分野で行政手続きの解決依頼が定期的に発生するわけではないため、窓口に公務員を終日配置しても効率は上がりません。そこで、国営郵政企業が参加し、省行政サービスセンター-行政手続き管理で公務員や部署の職員の代わりに職員を配置し、書類受付や行政手続き処理結果の返却などの業務を行わせることで、国家管理機関の業務負荷を軽減し、人材を専門業務に集中させ、国家管理活動の有効性と効率性を高め、給与合理化政策の確実な実施や国家行政機関の組織合理化にも貢献しています。行政手続きの受付、書類の電子化、処理結果の返却などの業務方法を改善・変更し、革新することで、時間とコストを節約し、組織や個人の利便性を高めます。

**省郵政局の職員が、省行政サービスセンター（省行政手続き管理室）で住民に行政手続きを案内している。**写真：ハン・ハン

現在、省郵便局の職員は、情報通信部、内務部、文化スポーツ観光部、科学技術部、教育訓練部、天然資源環境部の6つの部署の公務員と公務員に代わって、書類受付と行政手続き結果の返却業務を行っています。省行政サービスセンターの行政手続き管理部において、公営郵便企業の職員を派遣し、公務員による書類受付と行政手続き結果の返却業務をサポートして1年が経ち、郵便局の職員は、6つの機関の公務員と公務員に代わって、オンライン書類1,669件を含む1,700件の書類を受付しました。これにより、国家管理機関の給与負担の軽減に貢献し、国民の支持を得て、サービス方法と姿勢に高い評価を得ています。省郵政局長のグエン・ティ・トゥ・フオン氏は次のように述べた。「行政手続きの受領と結果の返送の効率性を向上させるため、省郵政局はこれまで、省行政サービスセンター（省行政手続き管理局）などの関係機関と連携し、郵便局職員が各分野の業務を受託し、職員を支援、指導、問題解決し、職務遂行を監督するための研修を実施してきました。また、郵便局職員は積極的に連携し、関係機関の職員と専用のzaloグループを結成し、専門部署への書類移管手順について情報交換・周知を図り、タイムリーな情報提供に努めています。」

文化スポーツ観光局は、行政手続きの案内、受付、記録のデジタル化、結果の返却を公共郵便サービス業者に委託する仕組みを導入するパイロットプロジェクトに参加している6つの部署の一つとして、導入当初から専門家を派遣し、郵便職員と連携して業務を統一し、内容を調整することで、導入プロセスにおける困難や問題を迅速に解決してきました。文化スポーツ観光局のグエン・ヴァン・チョン副局長は、「これまで郵便職員が各機関に代わって行政手続きの受付と結果の返却を担当していたため、局の職員を専門業務に振り向けることで、国家管理の有効性が向上しました。以前は、局がオンラインで受け付けた行政手続きの件数は記録総数の75%でしたが、2023年までに行政手続きの100%がオンラインで受付されるようになりました。オンラインでの料金徴収と公共郵便サービスによる結果の返却は、プラスの変化をもたらしました。行政改革スコアリングでは、局は行政手続きの処理において最高点を獲得しました。」と述べました。

同様に、教育訓練省も、省郵便局と省郵便局職員が省の専門職員の役割を引き継ぎ、行政手続きの案内、受付、記録のデジタル化、処理結果の返却を行ったことを高く評価しました。これにより、人々はオンライン公共サービスを積極的に利用しています。2023年には、省が完了させたオンライン記録の数はほぼ100％に達しました。教育訓練省の指導者によると、作業プロセス中、省郵便局職員は、特に情報技術の利用能力が限られている高齢者など、市民が行政手続きを行うための調整と指導に非常に積極的に取り組んでいました。そのおかげで、郵便局職員が収集した記録は基本的に処理対象となり、市民に返却されたケースはごくわずかでした。過去1年間、教育訓練省は組織、機関、企業、個人から苦情を受けていません。

公営郵便企業による書類受領と行政手続き処理結果の返送への参加は、その有効性を実証し、行政手続き改革の有効性向上に貢献し、国家行政機関の利便性向上、時間節約、コスト削減につながっていることが確認されました。これは、公営郵便サービスによる行政手続き処理結果の受領・返送率の向上にもつながり、省全体の行政改革指数の向上・向上にも貢献する解決策でもあります。得られた成果は、今後、多くの部門・支局の参加を得て正式に実施するための基盤となるでしょう。

グエン・オアン

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