행정단위 정리 시 기록의 긴급 디지털화

호치민시: 적극적으로 디지털화하고 정시에 납품하세요

최근 SGGP 기자에 따르면 호치민시의 많은 구와 군에서는 파일과 문서가 규정에 따라 보관되도록 긴급히 공무원을 배치하고 편집을 지시했습니다.

14구(10구) 인민위원회는 적극적인 조기 시행 기간을 거쳐 디지털화 및 현대 기록 보관소 구축을 위한 기록 정정 작업을 완료했습니다. 14구 인민위원회 위원장인 하 투안 푸옹(Ha Tuan Phuong) 씨에 따르면, 14구는 매년 기록 및 문서 정정 및 디지털화를 적극적으로 시행하고 있습니다. 2025년 초부터 현재까지 발생하는 기록 및 문서에 대해서는 정정 및 디지털화를 지속적으로 진행하고 있습니다. 현재 14구의 기록 보관소는 약 60제곱미터 너비에 156미터가 넘는 문서 선반(1미터 문서 선반은 1미터 길이의 문서를 수직으로 나란히 배열한 것 - PV)이 있으며, 1971년부터 현재까지 정정되었습니다.

빈탄구 안락구에서도 당 조직 문서 디지털화 및 보관을 위한 편집 작업이 시급히 진행되고 있습니다. 안락구 당위원회 상임부서기인 쩐 티 투 흐엉(Tran Thi Thu Huong) 여사는 2003년부터 2020년 5월까지 760건의 영구 문서와 201건의 임시 문서 편집을 완료했으며, 2020년 6월부터 현재까지 약 12미터 길이의 문서 보관함을 편집하고 있으며, 6월 25일까지 완료하는 것을 목표로 하고 있다고 밝혔습니다. 또한, 6월 15일까지 2003년부터 2025년까지의 모든 문서를 스캔하는 작업을 완료할 계획입니다.

안락구(호찌민시 빈떤구) 관계자들이 당 조직 파일과 문서를 검토하고 편집하고 있다. 사진: 반 민

많은 구, 현, 그리고 투득시에서 적극적으로 문서를 검토, 편집 및 디지털화했습니다. 예를 들어, 빈떤구에서는 2003년부터 2018년까지 검토 및 통계를 통해 편집된 파일과 문서의 수가 5,230건에 달했습니다. 현재 빈떤구는 구의 정치 시스템 및 행정 단위의 조직 정비 후 인계를 준비하기 위해 2019년부터 현재까지 파일을 긴급하게 편집 및 스캔하여 보관하고 있습니다.

10구의 응우옌 티 투 흐엉(Nguyen Thi Thu Huong) 구 인민위원회 위원장은 구가 통계를 지시하고, 편집된 서류 목록을 작성하고, 편집되지 않은 서류에 대한 예비 편집을 거쳐 새 부서에 인계할 준비를 마쳤다고 밝혔습니다. 이와 동시에 구는 전자 문서를 검토하고, 데이터를 구역화하고, 저장 장치에 추출하여 인계를 위한 데이터 안전성과 무결성을 확보했습니다.

하노이 : 중앙 집중화되고 상호 연결된 데이터 보장

하노이시 인민위원회는 "하노이시 기관의 중앙 집중화된 문서 디지털화를 통한 공유 데이터베이스 구축" 프로젝트를 승인하고, 하노이 공공행정서비스센터에 프로젝트 시행을 총괄 및 주관하도록 지시했습니다. 이 프로젝트는 2025년 2월 28일 정치국 및 사무국이 발표한 연구 시행 및 정치 시스템 조직 개편에 관한 127-KL/TW 결의안의 진행 상황에 따라, 군 단위 행정 활동 중단 및 코뮌 통합을 지원하기 위해 파일 및 문서를 디지털화하고 재정비하는 것을 목표로 합니다.

하노이 인민위원회 사무국장인 Truong Viet Dung 씨에 따르면, 이 프로젝트 시행은 하노이의 당, 정부 및 대중 조직의 문서를 포함하는 공유 데이터베이스를 형성하여 중앙 집중화되고 상호 연결되고 공유되고 재사용 가능한 데이터를 보장하는 것을 목표로 합니다. 한편, 종이 기록을 사용하지 않고 인공지능을 통합하며 데이터를 쉽게 활용함으로써 관리 및 행정의 효율성, 효과성 및 성과를 개선하는 것을 목표로 합니다. 현재 하노이의 구 및 코뮌 수준에서 편집해야 하는 문서의 추정량은 68,860m가 넘습니다. 구 및 코뮌 수준에서 디지털화해야 하는 문서의 총량은 A4 용지 9,400만 페이지가 넘습니다. 이는 매우 큰 양이므로 문서 디지털화는 2단계로 나뉩니다. 1단계에서는 기관의 문서를 디지털화하며 5가지 우선순위가 있습니다. 1단계는 구 수준의 당 및 정부 문서 편집 및 디지털화, 2단계는 코뮌 수준의 당 및 정부 문서 편집 및 디지털화, 3단계는 코뮌 수준의 당 및 정부 문서 편집 및 디지털화입니다. 3은 시 단위 당 문서를 편집하고 디지털화하는 것입니다. 4는 시 단위 정부 문서를 편집하고 디지털화하는 것입니다. 5는 3단계 대중 조직의 문서를 편집하고 디지털화하는 것입니다.

하노이 공공행정서비스센터(Hanoi Public Administration Service Center) 꾸 응옥 짱(Cu Ngoc Trang) 센터장에 따르면, 센터는 지금부터 6월 30일까지 우선순위 1과 2를 이행하는 데 집중할 예정입니다. 영구 보관이 가능한 문서, 즉 구(區) 및 면(共) 단위의 당과 정부에서 자주 재사용되는 문서의 디지털화는 원본 문서량의 약 25%, 편집 문서량의 5%를 차지하는 것으로 추산됩니다. 디지털화된 문서의 경우, 규정에 따라 품질을 보장하고 시간과 예산 낭비를 방지하기 위해 재디지털화 대신 데이터를 동기화할 것입니다.

현대 행정을 건설하기 위하여

지역별 시행 사례를 살펴보면, 일부 전문가와 국회 의원들은 기록 및 문서 편집 및 디지털화는 단순한 기술적인 과제가 아니라, 제도 정비 과정에서 투명성, 안전성, 효율성을 확보하고 국민과 기업의 편의를 증진하는 데 중요한 역할을 한다고 지적했습니다. 또한, 이는 새로운 시대의 사회적 요구에 더욱 부응하는 현대 행정을 구축하는 데 중요한 발걸음이라고 덧붙였습니다.

국회의원 응우옌 꽝 후안(Nguyen Quang Huan)은 현 상황에서 기록 디지털화의 중요성을 강조하며, 행정 단위 통합 시 행정 경계가 넓어지고 인프라 구축에 5~10년이 소요될 것으로 예상되어 초기에는 행정 절차를 위해 이동하는 데 상당한 어려움이 있을 것이라고 강조했습니다. 따라서 디지털 기술을 활용하지 않으면 사람들이 공공기관을 직접 방문하여 서류를 처리해야 하므로 큰 불편을 겪게 될 것입니다. 그는 모든 기록을 디지털화하고, 행정 절차를 네트워크 환경에 통합하여 미비점을 최소화하며, 디지털 정부와 디지털 사회를 구현할 수 있는 토대를 마련해야 한다고 강조했습니다. 이는 신속하고 동시적으로 이루어져야 하며, 지방자치단체는 중앙 정부의 지시를 기다릴 것이 아니라 지금 당장 적극적으로 실행해야 합니다.

또한, 기록 검토 및 보관 과정에서 팜 반 호아 국회의원은 지방 당 위원회와 당국이 기록 분실, 오배치, 심지어 고의적 파기 등을 방지하기 위해 지속적으로 단호하게 지시, 검사, 상기시켜야 한다고 강조했습니다. 팜 반 호아 국회의원은 "부주의로 기록을 분실하면 국가 기관뿐만 아니라 국민과 기업에도 큰 영향을 미칠 것입니다. 따라서 기록 분실, 오배치, 불법 파기 시 각 기관, 단위, 개인, 그리고 지도자들의 구체적인 책임을 명확히 규정할 필요가 있습니다."라고 강조했습니다.

호치민시의 정치 체제 개편을 완료하기 전, 완료 중, 완료 후에 문서 및 기록 보관 업무의 원활하고 지속적인 유지와 안전한 문서 관리를 보장하기 위해 호치민시 인민위원회는 지침 04를 발표했습니다. 이 지침에는 다음과 같이 명시되어 있습니다. 호치민시, 투득시, 군, 군의 부서, 지부, 부문 책임자에게 호치민시의 정치 체제 개편 과정에서 문서 및 기록 보관 업무 관리를 강화하기 위한 여러 가지 긴급 과제를 시급히 이행하도록 지시합니다.

문명 - 판타오 - 국경일

출처: https://www.sggp.org.vn/khan-truong-so-hoa-ho-so-khi-sap-xep-don-vi-hanh-chinh-post799633.html