장치 효율화 및 간소화 과정에서 보관 문서의 안전성 확보를 위한 노력

BHG - 최근 정치 체제의 기구를 정비하고 효율화하는 과정에서 문서 및 보관 작업(VTLT)은 모든 계층과 부문에서 관심을 갖고 지시하는 문제 중 하나입니다. 2025년 5월 17일, 정치국과 비서처는 기구 개편의 핵심 과제 몇 가지에 대한 결론 제155호를 발표했습니다. 기록물의 관리 및 보관을 면밀히 지시하는 데 중점을 두어야 합니다. 문서의 분실, 오배치 또는 파손 위험을 방지하여 장치를 간소화하는 과정에서 문서의 안전을 보장합니다.

BHG - 최근 정치 체제의 기구를 정비하고 효율화하는 과정에서 문서 및 보관 작업(VTLT)은 모든 계층과 부문에서 관심을 갖고 지시하는 문제 중 하나입니다. 2025년 5월 17일, 정치국과 비서처는 기구 개편의 핵심 과제 몇 가지에 대한 결론 제155호를 발표했습니다. 기록물의 관리 및 보관을 면밀히 지시하는 데 중점을 두어야 합니다. 문서의 분실, 오배치 또는 파손 위험을 방지하여 장치를 간소화하는 과정에서 문서의 안전을 보장합니다.

응우옌 반 퐁 성 행정절차부 대행 부장은 우리와 통화하면서 다음과 같이 말했습니다. 정치 체제의 기구를 정비하고 간소화하는 과정에서 행정절차 업무를 강화하라는 중앙과 성의 지시를 이행하기 위해, 행정절차부는 내무부에 공식 공문을 발행하여 각 부서와 지방에 문서와 문서 처리 수준에 대한 통계를 수집하도록 적극적으로 권고했습니다. 동시에, 각 부서의 업무를 통합하고 종료할 때 문서 및 데이터베이스의 안전을 보호하는 업무에 대한 자문을 제공합니다. 내무부는 지방 기관부터 기초 기관까지 모든 기관이 VTLT 작업을 구현하고 장치 간소화 과정에서 보관 문서를 디지털화하도록 안내하는 온라인 컨퍼런스를 조직했습니다.

기록보관소는 지방 문서의 디지털화를 조정하기 위해 열심히 노력하고 있습니다.

올해 3월 30일까지의 통계에 따르면, 하장성 에는 부서, 지부, 위원회, 지부, 부서 산하 센터, 지부, 지구 단위, 기초 지방을 포함하여 합병 완료로 인해 운영이 종료된 기관 및 단위가 455개 있습니다. 기관 및 단위 운영 중 생성된 문서 수는 약 54,000미터의 종이 문서 보관함에 있으며, 그 중 약 48,000개의 문서가 편집되지 않았습니다. 20만 개가 넘는 지도. 이렇게 많은 양의 문서를 보관하면 문서 보안 관리에 큰 어려움이 따를 것입니다.

2025년 5월 15일, 내무부는 기록 보관법의 여러 조항을 규정한 통지문 06호를 발표하여 기록 보관소가 업무를 종료한 지방 기관 및 단위의 모든 문서를 수령할 책임을 맡도록 요구했습니다. 앞으로 현 단위(문서 보관량 약 1만3천m3)에서 시행하지 않고, 동시에 각 도 기관, 인민위원회, 면 단위 인민위원회의 영구 보관문을 접수하게 되면 도의 기록 보관 업무에 막대한 업무량이 될 것입니다.

응우옌 반 퐁 기록 보관소 대행 국장에 따르면, 앞으로 이처럼 방대한 양의 문서를 접수, 보관, 보존하는 데 있어 어려움 중 하나는 기록 보관 문제입니다. 이를 위해서는 5,200m2~5,500m2의 창고 바닥 공간과 보관 랙 시스템이 필요합니다. 한편, 해당 부서의 인력은 현재 18명으로 제한되어 있으며, 짧은 시간 내에 많은 양의 서류를 접수해야 합니다. 이를 통해 어려움이 매우 크다는 것을 확인할 수 있으며, 정보문서의 안전을 확보하고 정보문서의 분실 및 유출을 방지하기 위해, 지금부터 6월까지 해당 부서는 지구와 자치구에 인계를 위한 문서 포장 및 목록화 작업에 대한 지침을 강화해야 합니다.

앞으로 2025년 6월 30일까지 완료해야 하는 디지털화되지 않은 문서의 디지털화에 대한 중앙의 지침을 시행해야 합니다. 규정에 따르면 디지털화된 문서는 편집된 문서여야 하는데, 현재 편집되지 않은 문서가 4만 8천 미터에 달해 이 역시 엄청난 어려움입니다. 현재 문서를 디지털화하는 데 드는 비용은 문서 가격 1미터당 약 2,100만 VND인 것으로 알려져 있습니다. 이렇게 방대한 양의 문서를 디지털화하려면 수년이 걸릴 것입니다. 이를 통해 이 문제가 지방자원환경부가 이 작업의 시행에 관해 자문하는 데 있어 매우 어려운 문제라는 것을 알 수 있습니다. 하장성뿐만 아니라 전국의 지방자치단체도 중앙정부가 정한 기한에 맞춰 문서를 디지털화하는 데 어려움을 겪고 있습니다.

현재 성 기록 보관소의 상황에 따르면, 구 단위 업무가 종료되면 성 기록 보관소는 신만구와 동반구의 두 개 구의 기록 보관 문서만 수령할 수 있습니다. 이러한 어려움에 직면하여, 성문서기록관리국은 현재 상황에서는 성문서고에 중앙 보관하기 위해 문서를 수령하는 것이 불가능할 경우, 규정에 따라 현장에 보관하여 점차적으로 수령해야 한다고 밝혔습니다. 이에 따라 문서의 안전을 보장하기 위해 해당 부서는 정기적으로 직원을 파견하여 현지에 보관된 문서의 상태를 점검해야 합니다.

역사적 기록 보관소는 매우 중요한 자산입니다. 정치체제기구를 간소화하는 정책에 따라 앞으로 기록보관 업무를 잘 수행하기 위해서는 도 기록보관부장의 말씀에 따라 성을 통합할 때 실제 상황에 적합한 도 기록보관 기관 모델을 구성하는 데 주의를 기울여야 합니다. 본 부서와 모든 임직원은 항상 기록 보관 문서를 보호하는 업무에 대한 조언과 원활한 수행을 위해 노력하며, 지방 문서의 디지털화를 촉진하기 위해 노력할 것입니다.

기사 및 사진: PHUNG NGUYEN

출처: https://baohagiang.vn/sap-xep-to-chuc-bo-may-tinh-gon-manh-hieu-luc-hieu-qua/202505/no-luc-dam-bao-an-toan-tai-lieu-luu-tru-trong-qua-trinh-sap-xep-tinh-gon-bo-may-a3f4660/