Bac Ninh mencipta 'gudang pengetahuan digital' untuk berkhidmat kepada e-kerajaan

DNVN - Di Bac Ninh, lebih daripada 3.6 juta halaman dokumen telah ditukar kepada data elektronik, membantu orang ramai dan organisasi mencari dengan mudah, sambil mengurangkan masa pemprosesan sebanyak berpuluh-puluh kali, dan juga menyumbang kepada peningkatan keselamatan dan nilai undang-undang dokumen.

Foto ilustrasi.

Membina repositori pengetahuan digital, memelihara nilai dokumen

Dalam tempoh dari 2022 hingga 2024, Jabatan Hal Ehwal Dalam Negeri Bac Ninh telah menyelaraskan dengan unit perunding untuk menggunakan perisian Pengurusan Arkib Elektronik. Perisian ini telah melengkapkan ciri penting seperti kemasukan data, carian, kebenaran capaian dan pemantauan perubahan.

Sehingga kini, lebih daripada 31,300 fail, bersamaan dengan 3.3 juta halaman A4, telah didigitalkan. Dokumen ini terutamanya dokumen arahan dan pentadbiran Jawatankuasa Rakyat Wilayah dan jabatan dan cawangan dalam tempoh dari 1948 hingga 2014.

Sehingga kini, sistem telah membuktikan keberkesanan aplikasi praktikalnya. Walaupun pada masa lalu, mencari profil peribadi, keputusan pentadbiran atau data pelajar siswazah memerlukan beberapa jam mencari dalam arkib kertas, kini sistem boleh mengembalikan hasil yang tepat, lengkap dan sah dari segi undang-undang dengan hanya beberapa kata kunci dan beberapa minit operasi. Teknologi digital telah membantu memendekkan masa carian sebanyak 20-30 kali berbanding kaedah tradisional. Sistem storan juga memastikan keselamatan dengan mengawal akses, memberikan hak pengguna dan merekodkan sejarah perubahan. Terima kasih kepada itu, secara purata, setiap tahun sistem merekodkan lebih daripada satu juta pembaca dan 1,500 eksploitasi profil dalam talian.

Projek transformasi digital dalam penyimpanan dokumen menandakan satu langkah penting ke hadapan daripada kaedah "storan tradisional" kepada sistem "pengurusan pengetahuan moden". Pusat Arkib Sejarah Bac Ninh No. 1 telah membina ekosistem data terpaut dan bukannya terus mengekalkan repositori dokumen yang berasingan. Dalam sistem ini, dokumen seperti teks, resolusi, penghantaran rasmi dan rekod penjawat awam ditanda dan dikaitkan berdasarkan faktor masa, agensi penerbit, bidang dan topik. Dengan mencipta "Arkib Pengetahuan", pengguna boleh mengakses maklumat dalam konteks tertentu, dengan itu membuka peluang untuk menggunakan data untuk pelbagai tujuan, termasuk pentadbiran, penyelidikan, pendidikan , budaya dan undang-undang, sambil meningkatkan keupayaan analisis dan statistik.

Cabaran dan rancangan pengembangan untuk tempoh 2025 - 2029

Menurut Pusat Komunikasi Sains dan Teknologi, walaupun terdapat banyak pencapaian yang luar biasa, perjalanan pendigitalan masih menghadapi banyak cabaran. Sesetengah dokumen berusia berdekad-dekad dan rosak teruk, menyukarkan pengimbasan, mengenal pasti dan membetulkan data. Kekurangan ringkasan atau format yang tidak konsisten bagi banyak dokumen juga mewujudkan beban kerja yang memakan masa untuk pemprosesan perniagaan. Proses kelulusan, penilaian dan penerimaan produk didigitalkan mengikut peraturan semasa adalah berpanjangan, menjejaskan kemajuan pelaksanaan. Selain itu, gangguan sementara dalam eksploitasi data kadangkala berlaku disebabkan masalah penghantaran daripada pelayan storan di Jabatan Sains dan Teknologi. Sehingga penghujung tahun 2020, kadar dokumen digital hanya mencapai kira-kira 75% daripada jumlah dokumen yang disimpan di gudang, manakala dokumen baharu terus diterima setiap tahun.

Untuk mengatasi kelemahan ini dan terus mengembangkan skala, Jawatankuasa Rakyat wilayah Bac Ninh telah meluluskan Projek "Mendigitalkan dokumen di Arkib Sejarah Wilayah untuk tempoh 2025 - 2029". Projek ini dianggarkan menelan belanja kira-kira 23 bilion VND, dan matlamatnya adalah untuk mendigitalkan 3.8 juta halaman tambahan dokumen pentadbiran daripada Jawatankuasa Rakyat Wilayah dan jabatan serta cawangan. Ini adalah langkah penting untuk melengkapkan keseluruhan gudang data pentadbiran digital wilayah itu, bergerak lebih dekat dengan model "Kerajaan elektronik - storan elektronik - berkhidmat untuk warga elektronik".

Jabatan Hal Ehwal Dalam Negeri akan menjadi agensi utama dalam melaksanakan Projek, menyelaras dengan agensi dan unit berkaitan untuk memastikan ketepatan, integriti dan keselamatan data. Pusat Arkib Sejarah Bac Ninh No. 1 akan memilih rakan kongsi teknologi yang bereputasi, menganjurkan pasukan khusus mengenai pendigitalan dan mempromosikan komunikasi untuk membimbing rakyat tentang cara mengeksploitasi data digital. Menjelang pertengahan 2025, Pusat telah menyelesaikan pendigitalan lebih daripada 330,000 halaman dokumen Jawatankuasa Rakyat Wilayah dan Jabatan Pendidikan & Latihan, Sains & Teknologi, mewujudkan asas yang kukuh untuk fasa seterusnya.

Membentuk kerajaan yang bijak

Model Bac Ninh menonjol kerana penyepaduan infrastruktur storan digital dan keselamatan terdesentralisasi berbilang lapisan. Sistem ini bukan sahaja membenarkan pengambilan data pantas tetapi juga mempunyai keupayaan untuk menjejaki log akses, mengesan keabnormalan dan melindungi data asal secara mutlak. Ini merupakan faktor penting dalam konteks Kerajaan mempromosikan Strategi Data Kebangsaan hingga 2030, yang memerlukan lokaliti untuk mengubah model storan daripada "menyimpan dokumen" kepada "pengurusan aset data".

Bac Ninh sedang membina model storan pintar, dengan matlamat untuk menukar data sejarah kepada sumber yang berharga untuk masa hadapan. Apabila dokumen sejarah didigitalkan, dipautkan dan diamankan, ia bukan sahaja akan berfungsi sebagai kerja pentadbiran tetapi juga mewujudkan asas yang kukuh untuk aplikasi dalam analisis, ramalan, penyelidikan dasar dan pendidikan sejarah tempatan.

Hien Thao

Sumber: https://doanhnghiepvn.vn/chuyen-doi-so/bac-ninh-tao-kho-tri-thuc-so-phuc-vu-chinh-quyen-dien-tu/20251022042704967