Dokumen dan rekod manakah dalam bidang pendidikan yang diarkibkan secara kekal?

Kementerian Pendidikan dan Latihan baru sahaja mengumumkan draf Pekeliling yang menetapkan tempoh penyimpanan rekod dan dokumen dalam bidang pendidikan dan latihan, menggantikan Pekeliling yang menetapkan tempoh penyimpanan dokumen profesional dan teknikal sektor pendidikan yang dikeluarkan pada tahun 2016.

Sehubungan itu, draf Pekeliling tersebut menetapkan tempoh penyimpanan rekod dan dokumen dalam bidang pendidikan dan latihan yang terpakai kepada unit di bawah dan berkaitan secara langsung dengan Kementerian Pendidikan dan Latihan; Jabatan Pendidikan dan Latihan wilayah; Jabatan Pendidikan dan Latihan daerah; prasekolah, sekolah rendah, menengah, pendidikan berterusan, universiti, kolej latihan perguruan, sekolah khas, institusi pendidikan lain yang menjalankan aktiviti pendidikan di bawah tanggungjawab pengurusan negeri Kementerian Pendidikan dan Latihan, serta agensi, organisasi dan individu yang berkaitan.

200 jenis rekod dan dokumen disimpan secara kekal.

Sehubungan itu, peraturan ini menetapkan bahawa lebih daripada 200 jenis rekod dan dokumen disimpan secara kekal. Contohnya, rekod yang meluluskan penubuhan atau kebenaran untuk menubuhkan universiti, rekod yang mengiktiraf universiti swasta yang beroperasi secara bukan berasaskan keuntungan, dan rekod yang membenarkan penyediaan program artikulasi ke peringkat universiti.

Dokumen berkaitan kemasukan ke universiti adalah antara dokumen yang diarkibkan secara kekal dalam bidang pendidikan.

Dokumen berkaitan kemasukan latihan perguruan kedoktoran, sarjana dan sarjana muda/kolej termasuk rekod yang menentukan kuota kemasukan tahunan, rekod yang membangunkan rancangan untuk memastikan kualiti pelajar yang masuk, skor kemasukan, keputusan kemasukan dan senarai pelajar yang diterima masuk.

Dokumen berkaitan pengiktirafan graduasi universiti, seperti pengiktirafan graduasi dan keputusan penganugerahan ijazah, senarai graduasi dan dos pengiktirafan graduasi; dos dan dokumen berkaitan latihan kedoktoran, seperti dos untuk kebenaran latihan, penggantungan pendaftaran dan pembatalan keputusan yang membenarkan latihan kedoktoran dalam bidang dan pengkhususan tertentu; dos untuk kebenaran bekerjasama dalam latihan kedoktoran dengan institusi pendidikan domestik; transkrip yang meringkaskan keputusan akademik mengikut semester, tahun akademik dan kursus; dos untuk pengiktirafan graduasi kedoktoran dan penganugerahan ijazah; dos untuk menilai disertasi kedoktoran di peringkat institusi; dos yang meminta pembelaan disertasi kedoktoran di peringkat universiti atau institut…

Rekod dan dokumen yang telah dipelihara selama 20 tahun atau lebih.

Berkenaan tempoh pengekalan 70 tahun, satu-satunya rekod yang disertakan ialah pangkalan data penjawat awam, guru dan kakitangan pengurusan pendidikan. Ini adalah kandungan baharu, yang sebelum ini tidak dimasukkan dalam pekeliling 2016.

Terdapat tiga jenis dokumen yang diarkibkan selama 30 tahun: rekod penilaian tesis sarjana, rekod semakan dan penilaian tesis, dan rekod pengendalian keputusan semakan tesis sarjana dalam kes aduan dan apabila tesis sarjana dianggap memuaskan atau lebih baik oleh jawatankuasa penilaian.

Terdapat lebih 80 jenis dokumen yang perlu disimpan selama 20 tahun, seperti rekod penubuhan majlis universiti dan pelantikan pengerusi majlis universiti universiti awam; dokumen mengenai pengiktirafan tamat pengajian universiti; projek dan tesis tamat pengajian universiti yang telah dinilai oleh majlis sebagai memenuhi atau melebihi keperluan; rekod program dan projek penyelidikan saintifik pensyarah dan penyelidik di peringkat menteri; rekod pemilihan dan peruntukan pelajar dalam program persediaan universiti untuk belajar di universiti, kolej dan sekolah vokasional; jadual ringkasan keputusan akademik dan latihan pelajar sekolah rendah, dsb.

Rekod dan dokumen ini disimpan selama 2-10 tahun.

Dokumen yang disimpan selama 10 tahun termasuk: transkrip untuk setiap kursus, termasuk skor ujian, skor peperiksaan dan gred kursus universiti; rekod kelulusan keputusan peperiksaan akhir kursus universiti; rekod semakan keputusan peperiksaan akhir kursus dan transkrip untuk setiap kursus, termasuk skor ujian, skor peperiksaan dan gred kursus sarjana…

Dalam tempoh 5 tahun, dokumen berikut boleh dihantar: projek sarjana muda dan tesis yang tidak memenuhi piawaian yang diperlukan; fail permohonan ijazah sarjana dan kertas peperiksaan; transkrip untuk setiap kursus, termasuk skor ujian, skor peperiksaan dan gred kursus untuk ijazah sarjana; fail untuk semakan keputusan peperiksaan akhir dan kertas peperiksaan akhir untuk ijazah kedoktoran…

Sementara itu, laporan latihan amali untuk graduan latihan perguruan peringkat universiti dan kolej disimpan selama 3 tahun; kertas peperiksaan dan dokumen lain yang berkaitan dengan peperiksaan dan penilaian graduasi untuk graduan latihan perguruan peringkat universiti dan kolej disimpan selama 2 tahun.

Teks penuh draf Pekeliling yang menetapkan tempoh penyimpanan rekod dan dokumen dalam bidang pendidikan dan latihan boleh dilihat DI SINI.

Perubahan penting antara peraturan lama dan baharu.

Walaupun pekeliling lama menetapkan 274 jenis dokumen, draf pekeliling baharu menyenaraikan 387. Terdapat beberapa perubahan, seperti peraturan lama yang menyatakan bahawa surat-menyurat mengenai pendidikan dan latihan hanya perlu diarkibkan selama 10 tahun, manakala draf baharu mengurangkannya kepada 5 tahun; dan peraturan lama mengenai penyusunan, pemilihan, penilaian, kelulusan dan penggunaan bahan pengajaran dan buku teks untuk semua peringkat pendidikan tinggi hendaklah kekal, bukannya 20 tahun.

Di samping itu, senarai organisasi penilaian dan akreditasi kualiti pendidikan antarabangsa yang diiktiraf oleh Vietnam, yang sebelum ini dikehendaki disimpan selama 20 tahun, kini hanya disimpan selama 10 tahun mengikut draf baharu. Begitu juga, rekod penubuhan, kebenaran untuk menubuhkan, pembubaran, penamaan semula, pengeluaran, pengeluaran semula lesen operasi dan penggantungan aktiviti akreditasi kualiti pendidikan untuk organisasi akreditasi, yang sebelum ini disimpan secara kekal, kini hanya disimpan selama 10 tahun mengikut draf baharu…

Sumber: https://thanhnien.vn/tai-lieu-ho-so-nao-trong-linh-vuc-giao-duc-duoc-luu-tru-vinh-vien-18524122816381055.htm