Ca Mau geeft aan dat het digitaliseren van documenten selectief moet gebeuren wat betreft de tijd en de documenten die gedigitaliseerd moeten worden. Het is belangrijk dat dit niet massaal gebeurt, om verspilling te voorkomen.

Op de middag van 21 april 2025 had kameraad Nguyen Duc Hien, vaste adjunct-secretaris van het provinciaal partijcomité van Ca Mau, een werksessie met vertegenwoordigers van de leiding van de adviserende en ondersteunende instanties van het provinciaal partijcomité, het Comité voor het Vaderlandfront en sociaal-politieke organisaties op provinciaal niveau, districtspartijcomités, stedelijke partijcomités en partijcomités die rechtstreeks onder het provinciaal partijcomité vallen over het werk van archivering, beheer van documenten, documentdatabases en digitalisering van documenten in het proces van reorganisatie van het apparaat van het politieke systeem.

Ontmoetingsscène

Tijdens de werksessie werden de afgevaardigden geïnformeerd over het Officiële Bericht nr. 64-CV/TW van 10 april 2025 van het Secretariaat over het archiveren en beheren van documenten en documentdatabases in het proces van het organiseren en inrichten van het apparaat van het politieke systeem en de administratieve eenheden op lokaal niveau; het Officiële Bericht nr. 14204-CV/VPTW van 9 april 2025 van het Centraal Partijbureau, met daarin een aantal inhoudelijke richtlijnen voor het digitaliseren van documenten bij het organiseren van administratieve eenheden en een aantal daarmee samenhangende documenten.

Vertegenwoordigers van enkele agentschappen en eenheden rapporteerden over de resultaten die waren behaald bij het archiveren, beheren van documenten, documentdatabases en digitaliseren van de archieven van de agentschappen en eenheden. Tegelijkertijd reflecteerden zij op de moeilijkheden en problemen op het gebied van personeel, apparatuur en financiën die verband houden met het archiveren, beheren van documenten, documentdatabases en digitaliseren van documenten in het proces van reorganisatie van het apparaat.

De vertegenwoordiger van het inspectiecomité van de provincie Ca Mau rapporteerde over de huidige status van gearchiveerde documenten bij het inspectiecomité van het provinciaal partijcomité; de implementatie van digitalisering en toepassing van software van het centrale inspectiecomité op archiefbeheer in het verleden: Dienovereenkomstig zijn de inspectie- en toezichtsgegevens die bij het agentschap zijn opgeslagen, geordend, geïndexeerd, 5914/9396 inkomende documenten zijn gedigitaliseerd, 2700/3176 uitgaande documenten zijn gedigitaliseerd (termijn 2020-2025); gespecialiseerde afdelingen werken petities en dossiers bij in de software van het centrale inspectiecomité; voor het inspectiecomité op districtsniveau bewerken en digitaliseren ze documenten en dossiers (eenheid 01 heeft het bewerken en digitaliseren voltooid), het bijwerken van petities en dossiers in de software van het centrale inspectiecomité op districtsniveau is niet gedaan, de software werkt niet stabiel en sommige plaatsen zijn niet verbonden; Tegelijkertijd werden er een aantal moeilijkheden en problemen gemeld bij het bewerken en digitaliseren van documenten: gebrek aan scanners en beveiligde USB-sticks om vertrouwelijke documenten te kopiëren en aanvankelijk problemen bij het bijwerken van gegevens in de software van de Centrale Inspectiecommissie. " Informatie over partijorganisaties en partijleden was niet gesynchroniseerd met de database, wat leidde tot problemen bij het bijwerken van de velden met de code van de partijorganisatie en de code van de partijleden, en een gebrek aan informatie; de ​​petitiesoftware staat niet toe om petitiebestanden aan het systeem toe te voegen, waardoor handmatige invoer vereist is, wat veel tijd kost ... ".

Kameraad Nguyen Duc Hien, plaatsvervangend secretaris van het Provinciaal Partijcomité van Ca Mau , concludeerde: "In het rapport heeft de digitalisering van gearchiveerde documenten van sommige instanties en eenheden niet aan de verwachtingen voldaan; hij verzocht de adviserende en ondersteunende instanties van het Provinciaal Partijcomité, de instanties, eenheden en partijorganisaties die direct onder het Provinciaal Partijcomité vallen, om de digitalisering van documenten als een dringende noodzaak te beschouwen en prioriteit te geven aan middelen om documenten snel te bewerken en te digitaliseren, teneinde de voorgeschreven tijd te garanderen volgens de richtlijnen van het Centraal Comité; en dit niet te wijten aan vertrouwelijke documenten, dit of dat, om vertraging bij het digitaliseren van documenten te voorkomen." Hij stelde voor dat de leiders van de instanties en eenheden bijeen zouden komen om de methoden, implementatiemethoden, doorlooptijden en de noodzaak om teams op te richten, meer kaderleden en ambtenaren te werven en taken duidelijk toe te wijzen voor het gezamenlijk bewerken en digitaliseren van documenten. Merk op dat het bij digitalisering noodzakelijk is om het tijdsbestek en de te digitaliseren documenten te selecteren. Digitaliseer niet massaal, want wanneer de digitalisering voltooid is maar niet wordt benut, gedeeld of gebruikt in het werk, zal de digitalisering niet effectief zijn, maar ook verspilling. Stel het kantoor van het Provinciaal Partijcomité aan om begeleiding te bieden bij het digitaliseren van documenten, en tegelijkertijd de moeilijkheden, problemen en voorstellen van instanties en eenheden samen te vatten, en rapporteer dit aan het Permanent Comité van het Provinciaal Partijcomité voor instructies om deze te verwijderen. Dit helpt partijorganisaties, instanties en eenheden om het redactie- en digitaliseringswerk zo snel mogelijk af te ronden, in overeenstemming met de voorgeschreven geest en tijd.

Khanh Hung

Bron: https://ubkttw.vn/danh-muc/tin-tuc-thoi-su/ca-mau-chi-dao-so-hoa-tai-lieu-can-co-chon-loc-thoi-gian-tai-lieu-can-so-hoa-khong-nen-so-hoa-o-at-nham-tranh-lang-phi.html