Hervorming van administratieve procedures, met gebruik van technologie als sleutelinstrument

De afgelopen tijd heeft het hele land zich ingespannen om een openbaar en transparant bestuur te realiseren met stevige stappen, waarbij de nadruk ligt op digitale transformatie. Dit verandert de manier waarop mensen en bedrijven in het nieuwe tijdperk worden bediend drastisch, draagt bij aan het verbeteren van de efficiëntie van het management en bevordert de sociaaleconomische ontwikkeling.

Volgens het Ministerie van Wetenschap en Technologie is dit een duidelijk voorbeeld van de praktische werking van Resolutie nr. 57-NQ/TW over doorbraken in de ontwikkeling van wetenschap en technologie, innovatie en nationale digitale transformatie.

Vanuit de lokale praktijk

De provincie Khanh Hoa bevordert de digitale transformatie van overheidsinstanties, met als doel een modern en effectief bestuur ten dienste van burgers en bedrijven. Na de fusie beschouwt de provincie dit als een belangrijke taak om de efficiëntie van het management en de sociaaleconomische ontwikkeling te verbeteren.

Khanh Hoa breidt het aantal professionele medewerkers uit, van afdelingen en vestigingen tot het Public Administration Service Center en op gemeente- en wijkniveau, om documenten te verwerken.

Het E-Office-systeem met KPI-beoordelingstool en automatische documentvergelijking bespaart tijd en vermindert fouten. Administratieve procedures zijn voorzien van een QR-code, waardoor mensen gemakkelijk online documenten kunnen opzoeken en indienen. Daarnaast worden kunstmatige intelligentie, slimme assistenten en data-analyse breed toegepast om de efficiëntie te verbeteren.

Het Khanh Hoa Provincial Public Administration Service Center (2 vestigingen in de stad Nha Trang en het district Phan Rang) werkt volgens het model van 'één bestemming - vele diensten' en behandelt een groot aantal procedures op het gebied van grond, huishoudregistratie, interne zaken, bouw en belastingen.

Het centrum brengt personeelsbronnen van 16 afdelingen en vestigingen samen, verwerkt rechtstreeks dossiers en ondersteunt gemeente- en wijkniveau bij de implementatie van een online omgeving.

Tegelijkertijd werkt het Centrum samen met de provinciale politie en Khanh Hoa Telecommunications om de informatiebeveiliging te waarborgen. Ook werkt het samen met de provinciale jeugdbond om vakbondsleden en jongeren te werven die mensen kunnen begeleiden.

Volgens de voorzitter van het provinciaal volkscomité van Khanh Hoa, Tran Quoc Nam, zijn bewegingen zoals de 'Papierloze Dag' en de 'Werkweek zonder papieren documenten' (15 juli - 15 augustus 2025) opgezet om een 'papierloze overheid' te creëren. Momenteel worden 100% van de documenten in de provincie digitaal ondertekend en online uitgegeven (met uitzondering van vertrouwelijke documenten).

Ook in Can Tho heeft de lokale overheid resoluut ‘niet-territoriale’ administratieve procedures ingevoerd, waardoor burgers procedures kunnen uitvoeren bij elk openbaar administratief centrum, ongeacht hun woonplaats of de plaats waar de originele documenten zijn afgegeven.

Om de synchronisatie en soepelheid van de tweeledige overheid te waarborgen, heeft het Departement van Wetenschap en Technologie van de stad Can Tho 17 informatiesystemen geïmplementeerd, waaronder het systeem voor de afhandeling van administratieve procedures. Dit systeem verbindt 120 eenheden, 14 departementen, afdelingen en 103 gemeenten en wijken met 8.851 rekeningen (5.615 ambtenaren, 3.167 burgers en 69 bedrijven). Duizenden administratieve procedures op gemeentelijk en wijkniveau in Can Tho zijn gekoppeld aan het Nationaal Portaal voor Overheidsdiensten.

De heer Ngo Anh Tin, directeur van de afdeling Wetenschap en Technologie van de stad Can Tho, zei dat mensen uit alle delen van de stad administratieve procedures kunnen uitvoeren bij elk openbaar administratief servicecentrum volgens het 'niet-territoriale' model.

De resultaten uit de twee gemeenten Khanh Hoa en Can Tho laten zien dat digitale transformatie in de publieke administratie niet alleen een doel is, maar ook een concrete actie. Het draagt bij aan de opbouw van een modern, transparant bestuur dat zich richt op de tevredenheid van burgers.

Technologie gebruiken als een belangrijk hulpmiddel

Volgens informatie van het Nationaal Agentschap voor Digitale Transformatie, Ministerie van Wetenschap en Technologie, is digitale transformatie in het openbaar bestuur de afgelopen jaren uitgegroeid tot een wijdverbreide beweging, die door veel provincies en steden is geconcretiseerd met gedetailleerde actieplannen. De focus ligt op het hervormen van administratieve procedures, waarbij technologie wordt ingezet als een belangrijk instrument om rompslomp te verminderen, transparantie te vergroten en de tevredenheid van burgers te vergroten.

Een van de belangrijke stappen is dat veel Servicecentra voor het Openbaar Bestuur hun eigen informatiebalies hebben opgezet, waardoor mensen gemakkelijk kunnen inloggen en gebruikmaken van de Nationale Portaal voor Overheidsdiensten. Dit is een centraal toegangspunt waar mensen de meeste administratieve procedures kunnen uitvoeren, de voortgang van hun aanvraag kunnen volgen, online kunnen betalen en hun tevredenheid kunnen evalueren met slechts één login (Single Sign-On).

Daarnaast hebben veel gemeenten technologische toepassingen geïmplementeerd, zoals automatische wachtrijsystemen, touchscreens voor het opzoeken van informatie, computers met internetverbinding en documentscanners ter ondersteuning van de digitalisering van documenten.

Op een aantal plekken zijn virtuele assistenten en robots met kunstmatige intelligentie getest en ingezet om vragen te beantwoorden, de druk op personeel te verminderen en de ervaring van de publieke dienstverlening te verbeteren.

Lokale overheden richten zich niet alleen op technologie, maar besteden ook aandacht aan het verbeteren van de digitale vaardigheden van mensen. De beweging "Digitaal Onderwijs voor het Volk" is breed ingezet, met veel online cursussen en gedetailleerde instructies over het gebruik van online overheidsdiensten en het digitaliseren van documenten. Dit helpt mensen, zelfs in landelijke, afgelegen en geïsoleerde gebieden, geleidelijk te wennen aan de digitale omgeving, waardoor de afhankelijkheid van directe docenten wordt beperkt.

Deze synchrone inspanningen hebben ertoe bijgedragen dat Resolutie nr. 57-NQ/TW van het Politbureau in de praktijk is gebracht, waarmee 'digitale overheid' van een concept is omgezet in een concreet en praktisch operationeel model.

Mensen leren over het uitvoeren van administratieve procedures in het Openbaar Administratiecentrum van de gemeente Giao Minh, provincie Ninh Binh. (Foto: Thai Thuan/VNA)

Het Ministerie van Wetenschap en Technologie wees echter ook op uitdagingen zoals de verschillen in infrastructuur, apparatuur en informatiesystemen tussen gemeenten, met name op gemeentelijk en wijkniveau. Veel plaatsen beschikken nog niet over gesynchroniseerde technologieplatforms, waardoor het lastig is om gegevens te koppelen.

Het ministerie adviseert gemeenten zich te richten op een aantal belangrijke oplossingen. Wat betreft het informatiesysteem is het noodzakelijk om de administratieve afhandeling op provinciaal niveau te herzien en te optimaliseren; gebruiksvriendelijke interactieve elektronische formulieren in te voeren, de papierwinkel te verminderen; de digitalisering van dossiers te versnellen; de verbindingen te versterken en gegevens uit nationale databases, ministeries en afdelingen te benutten.

Met name het opzetten van een elektronisch datawarehouse voor organisaties en individuen draagt bij aan het hergebruik van gegevens, het aanzienlijk verminderen van dubbele procedures en het besparen van tijd voor burgers en overheidsfunctionarissen.

Wat betreft infrastructuur en apparatuur moeten de volkscomités van de provincies samenwerken met banken om meer geldautomaten te openen in achtergestelde gemeenten. Dit moet ervoor zorgen dat 100% van de gemeenten en wijken minstens één geldopnamepunt heeft. Daarnaast kunnen alternatieve financiële oplossingen, zoals geldopnamepunten bij postkantoren, gezondheidsposten en ViettelPay- en VNPTPay-agenten, worden ingezet om aan de behoeften van de bevolking te voldoen.

Tegelijkertijd is het noodzakelijk om de faciliteiten en apparatuur op gemeentelijk niveau te herzien en op een verstandige manier in te richten om de efficiëntie te waarborgen, verspilling te voorkomen en de servicekwaliteit en professionaliteit van het Public Administration Service Center te verbeteren.

Vanuit het consistente standpunt dat mensen en bedrijven centraal staan in de dienstverlening, adviseert het Ministerie van Wetenschap en Technologie dat elke locatie, afhankelijk van de specifieke omstandigheden, flexibel nieuwe technologieën moet toepassen, maar daarbij de principes van synchronisatie, transparantie en zoveel mogelijk gemak voor mensen moet waarborgen.

Volgens het Nationaal Agentschap voor Digitale Transformatie zal het openbaar bestuur soepeler, transparanter en effectiever functioneren wanneer deze oplossingen synchroon worden ingezet. Belangrijker nog, het bouwt maatschappelijk vertrouwen op, versterkt de consensus tussen de overheid en de bevolking en maakt het doel van "digitale overheid, digitale samenleving" werkelijkheid.

(TTXVN/Vietnam+)

Bron: https://www.vietnamplus.vn/cai-cach-thu-tuc-hanh-chinh-lay-cong-nghe-lam-cong-cu-then-chot-post1063132.vnp