Laatste instructies over administratieve procedures

Het Rijkskantoor heeft zojuist circulaire nr. 03 uitgegeven, waarin de implementatie van een aantal onderdelen van Besluit nr. 118 van 9 juni 2025 van de regering betreffende het uitvoeren van administratieve procedures onder het ene loket en het daarmee verbonden ene loketmechanisme bij de ene loketafdeling en het nationale portaal voor overheidsdiensten wordt begeleid.

De circulaire bestaat uit 17 artikelen, met name de regels over interne procedures en elektronische procedures bij het afhandelen van administratieve procedures; het kopiëren van documenten naar elektronische kopieën; het extraheren van gegevens uit documenten; en het stopzetten van de uitvoering van administratieve procedures.

De meest recente richtlijnen voor het uitvoeren van administratieve procedures onder het one-stop-mechanisme en het onderling verbonden one-stop-mechanisme.

Interne procedures, elektronische procedures bij administratieve procedureafwikkeling

Met betrekking tot de ontwikkeling van interne procedures en elektronische procedures bij de afhandeling van administratieve procedures bepaalt de circulaire:

Principes voor het ontwikkelen van interne procedures voor het afhandelen van administratieve procedures, waarbij het kwaliteitsmanagementsysteem volgens nationale normen wordt toegepast op de activiteiten van agentschappen en organisaties binnen het overheidsadministratieve systeem. Zorgen voor vereenvoudiging, herstructurering van procedures, hergebruik van gegevens en implementatie, ongeacht administratieve grenzen, volgens de routekaart, in overeenstemming met wettelijke voorschriften en implementatiepraktijken; tijdige implementatie wanneer de regelgeving inzake administratieve procedures van kracht wordt.

Voor ministeries en agentschappen op ministerieel niveau wordt het interne proces voor het afhandelen van administratieve procedures als volgt geïmplementeerd: De gespecialiseerde eenheid zal leidinggeven aan en samenwerken met relevante eenheden om interne processen voor het afhandelen van administratieve procedures voor administratieve procedures die onder haar gezag vallen, te beoordelen en te ontwikkelen. Zij zal overleggen met gespecialiseerde eenheden over de controle op administratieve procedures en deze voltooien voordat ze ter goedkeuring worden ingediend bij de minister of het hoofd van het agentschap op ministerieel niveau.

Voor gemeenten zullen gespecialiseerde instanties onder het provinciaal Volkscomité het voorzitterschap bekleden en samenwerken met relevante instanties om interne procedures voor de afhandeling van administratieve procedures die onder de jurisdictie van de provincies en gemeenten vallen, te evalueren en te ontwikkelen. Zij dienen overleg te plegen met gespecialiseerde instanties en eenheden over de controle op administratieve procedures en deze te voltooien voordat ze ter goedkeuring worden voorgelegd aan de voorzitter van het provinciaal Volkscomité.

Op basis van de goedgekeurde interne procedures zal de minister, hoofd van het agentschap op ministerieel niveau, voorzitter van het Provinciaal Volkscomité, leiding geven aan de ontwikkeling en afkondiging van elektronische procedures voor de afhandeling van administratieve procedures in de software van het Administratieve Procedure Afhandelingsinformatiesysteem op ministerieel en provinciaal niveau voor uniforme toepassing op ministeries, afdelingen en gemeenten, waarmee wordt voldaan aan de vereisten voor tijdige implementatie wanneer de regelgeving inzake administratieve procedures van kracht wordt.

Regelgeving over het kopiëren naar elektronische versie, het extraheren van papieren gegevens

Met betrekking tot het kopiëren van documenten naar elektronische versies bepaalt de circulaire:

Het fotokopiëren van documenten naar elektronische kopieën zoals voorgeschreven in punt c, clausule 1, artikel 17 van decreet nr. 118/2025/ND-CP wordt uitgevoerd in overeenstemming met de bepalingen van clausule 1 en clausule 2, artikel 8 van circulaire nr. 01/2023/TT-VPCP van 5 april 2023 van de minister, hoofd van het overheidskantoor , waarin een aantal inhouds- en uitvoeringsmaatregelen worden vastgelegd voor het digitaliseren van archieven, resultaten van het afhandelen van administratieve procedures en het uitvoeren van administratieve procedures in de elektronische omgeving (hierna circulaire nr. 01/2023/TT-VPCP).

Gevallen waarin het niet nodig is om elektronische kopieën te maken: documenten die worden ingediend om administratieve procedures in de elektronische omgeving uit te voeren; papieren en documenten die alleen hoeven te worden overgelegd bij het indienen van administratieve proceduredocumenten; resultaten van onderzoek, verificatie en reacties op meningen van instanties en eenheden die deelnemen aan het proces van het afhandelen van administratieve procedures, behalve in gevallen waarin bijzondere wetten anders bepalen; vertrouwelijke papieren en documenten zoals voorgeschreven door de wet.

Met betrekking tot de regelgeving inzake het opvragen van gegevens uit documenten vereist de circulaire:

Het opvragen en bijwerken van informatie en elektronische gegevens zoals voorgeschreven in clausule 2, artikel 19 van decreet nr. 118/2025/ND-CP wordt uitgevoerd in overeenstemming met de bepalingen van artikel 9 van circulaire nr. 01/2023/TT-VPCP.

Extraheer geen gegevens voor documenten en papieren: die in gegevensvorm worden gedeeld door nationale databanken, gespecialiseerde databanken, het Nationaal Portaal voor Overheidsdiensten, het Informatie Systeem voor de Resolutie van Administratieve Procedures op ministerieel en provinciaal niveau en die juridische waarde hebben; documenten die onderdeel zijn van dossiers voor de afhandeling van administratieve procedures en die worden ingediend in de vorm van fotokopieën, gewaarmerkte kopieën, met uitzondering van elektronische kopieën die gewaarmerkt zijn van het origineel; documenten en papieren die alleen hoeven te worden overgelegd bij het indienen van dossiers voor de afhandeling van administratieve procedures; documenten en papieren die vertrouwelijk zijn volgens de wettelijke bepalingen.

De circulaire regelt ook de opschorting van administratieve procedures, meer specifiek als volgt:

Onmiddellijk nadat een verzoek tot stopzetting van de uitvoering van administratieve procedures, rechtstreeks of via de post, van een organisatie of individu is ontvangen overeenkomstig Clausule 1, Artikel 21 van Decreet nr. 118/2025/ND-CP, is de afdeling waar het dossier is ontvangen verantwoordelijk voor het controleren van de status en de resultaten van de afhandeling van de administratieve procedure.

Indien er geen besluit is genomen om de administratieve procedures op te lossen of indien er geen document is waarin de resultaten van de administratieve procedure worden meegedeeld, is de afdeling met één loket waar het dossier is ontvangen verantwoordelijk voor het melden van de opschorting van de dossierafwikkeling volgens het formulier voor de kennisgeving van opschorting van de dossierafwikkeling dat in deze circulaire is voorgeschreven.

Het Nationaal Portaal voor Openbare Diensten meldt de opschorting van administratieve procedures in het systeem op verzoek van organisaties en personen en overeenkomstig de bepalingen van Clausule 2, Artikel 21 van Besluit nr. 118/2025/ND-CP volgens het in deze circulaire voorgeschreven kennisgevingsformulier voor opschorting van dossierverwerking.

Deze circulaire treedt in werking op de datum van uitgifte (15 september 2025).

Volgens de overheidskrant

• Zie bronlink: https://baochinhphu.vn/huong-dan-moi-nhat-ve-thuc-hien-thu-tuc-hanh-chinh-theo-co-che-mot-cua-mot-cua-lien-thong-102250915170618205.htm

Bron: https://baobacninhtv.vn/huong-dan-moi-nhat-ve-thuc-hien-thu-tuc-hanh-chinh-postid426525.bbg