Instructies voor het verwerken van facturen bij het retourneren van goederen aan leveranciers

Artikel 1, artikel 4, artikel 2, artikel 19 van het decreet nr. 123/2020/ND-CP van 19 oktober 2020 van de regering betreffende de regulering van facturen en documenten bepalen:

Artikel 4. Beginselen voor het opstellen, beheren en gebruiken van facturen en documenten

1. Bij de verkoop van goederen of de levering van diensten moet de verkoper een factuur aan de koper verstrekken (met inbegrip van goederen en diensten die worden gebruikt voor promotie, reclame, monsters; goederen en diensten die worden gebruikt voor het geven, doneren, ruilen, betalen in plaats van salaris voor werknemers en voor intern gebruik (met uitzondering van goederen die intern circuleren om het productieproces voort te zetten); het exporteren van goederen in de vorm van leningen, uitlenen of retourneren van goederen) en moet de inhoud volledig worden vastgelegd zoals voorgeschreven in artikel 10 van dit besluit. Bij gebruik van elektronische facturen moet het standaardgegevensformaat van de belastingdienst worden gevolgd, zoals voorgeschreven in artikel 12 van dit besluit.

Artikel 19. Regels voor de behandeling van foutieve facturen

2. Indien een elektronische factuur met een belastingdienstcode of een elektronische factuur zonder belastingdienstcode naar de koper is verzonden en de koper of verkoper een fout ontdekt, wordt deze als volgt behandeld:

b) In geval van fouten: Belastingcode, fouten in het op de factuur vermelde bedrag, fouten in het belastingtarief, het belastingbedrag of de goederen die op de factuur worden vermeld, hebben niet de juiste specificaties of kwaliteit, dan kunt u op twee manieren elektronische facturen gebruiken:

b1) De verkoper verstrekt een elektronische factuur om een foutieve factuur te corrigeren. Indien de verkoper en de koper overeenkomen een schriftelijke overeenkomst op te stellen alvorens een correctiefactuur voor een foutieve factuur te verstrekken, dienen de verkoper en de koper een schriftelijke overeenkomst op te stellen waarin de fout duidelijk wordt vermeld. Vervolgens verstrekt de verkoper een elektronische factuur om de foutieve factuur te corrigeren.

Een elektronische factuur waarmee een foutieve elektronische factuur wordt aangepast, moet de volgende regel bevatten: "Aanpassing voor factuurformulier nr.... symbool... nummer... datum... maand... jaar".

b2) De verkoper zal een nieuwe elektronische factuur uitgeven ter vervanging van de foutieve elektronische factuur, tenzij de verkoper en de koper een schriftelijke overeenkomst hebben gesloten voordat een vervangende factuur voor de foutieve factuur wordt uitgegeven. In dat geval zullen de verkoper en de koper een schriftelijke overeenkomst sluiten waarin de fout duidelijk wordt vermeld, waarna de verkoper een elektronische factuur zal uitgeven ter vervanging van de foutieve factuur.

Een nieuwe elektronische factuur ter vervanging van een foutieve elektronische factuur moet de volgende regel bevatten: "Factuur vervangen Formulier nr.... symbool... nummer... datum... maand... jaar".

De verkoper ondertekent de nieuwe elektronische factuur om de foutieve elektronische factuur aan te passen of te vervangen. Vervolgens stuurt de verkoper deze naar de koper (bij gebruik van elektronische facturen zonder belastingcodes) of stuurt deze naar de belastingdienst, zodat de belastingdienst een code kan afgeven voor de nieuwe elektronische factuur die naar de koper kan worden verzonden (bij gebruik van elektronische facturen met belastingcodes).

…”

hoa đơn .jpeg — Elektronische factuur. Foto: Illustratie

Op grond van de bovenstaande bepalingen, indien HS Nghe An One Member Co., Ltd. de goederen heeft ontvangen maar later ontdekt dat de op de factuur vermelde goederen niet de juiste specificaties of kwaliteit hebben en de goederen geheel of gedeeltelijk moet retourneren, zal de verkoper een factuur uitgeven om de uitgegeven elektronische factuur aan te passen of te vervangen. De verkoper en de koper zullen een schriftelijke overeenkomst uitgeven waarin de retourzending van de goederen duidelijk wordt vermeld, overeenkomstig de bepalingen van Clausule 2, Artikel 19 van Besluit nr. 123/2020/ND-CP.

HS Nghe An Company Limited zal zich baseren op de feitelijke situatie en deze vergelijken met de hierboven genoemde juridische documenten om te voldoen aan de regelgeving.

Bron