AI-toepassingen verhogen de efficiëntie van administratieve procedures.

VHO - De toepassing van kunstmatige intelligentie (AI) bij het oplossen van administratieve procedures is niet alleen een optimale oplossing voor situaties die zich kunnen voordoen tijdens het reorganiseren van het administratieve apparaat en de bijbehorende eenheden, maar ook een strategische stap die de toekomstige ontwikkeling van lokale overheden richting digitaal bestuur vormgeeft.

Het IT-engineeringteam van VNPT implementeert technologische oplossingen ten behoeve van klanten.

De reorganisatie van het administratieve apparaat en de bijbehorende eenheden, met name de reorganisatie van de administratieve eenheden op districts- en gemeenteniveau, is een belangrijk beleidsonderdeel met strategische betekenis voor het stroomlijnen van het apparaat en het verbeteren van de effectiviteit en efficiëntie van het bestuur. Dit proces brengt echter aanzienlijke uitdagingen met zich mee op het gebied van de afhandeling van administratieve procedures.

Concreet hebben veranderingen in administratieve grenzen, namen en bijbehorende regelgeving voor verwarring gezorgd bij burgers en bedrijven, wat heeft geleid tot een toename van vragen en administratieve procedures. Bovendien moeten ambtenaren en overheidsmedewerkers, in een context van personeelsinkrimping, zich tegelijkertijd aanpassen aan nieuwe operationele procedures en de toegenomen hoeveelheid papierwerk verwerken, wat aanzienlijke druk creëert en het risico op vertragingen en fouten vergroot.

Om deze uitdagingen effectief aan te pakken, een soepel en transparant herstructureringsproces te garanderen, de overlast voor burgers en bedrijven te minimaliseren en de administratieve middelen te optimaliseren, heeft Vietnam Post and Telecommunications Group (VNPT) gespecialiseerde AI-toepassingen ontwikkeld ter ondersteuning van een efficiënte afhandeling van administratieve procedures tijdens de transitieperiode.

Diensten op maat voor burgers en bedrijven.

"Citizen-Business Virtual Assistant" is een geïntegreerd AI-platform dat fungeert als één intelligent digitaal aanspreekpunt en burgers en bedrijven uitgebreide ondersteuning biedt bij alle administratieve procedures die voortvloeien uit het fusieproces.

Met zijn 24/7 geautomatiseerde informatiebeantwoording maakt deze applicatie gebruik van Natural Language Processing (NLP)-technologie om duizenden vragen van burgers en bedrijven over nieuwe bestuurlijke grenzen, naamswijzigingen en noodzakelijke documentaanpassingen (inschrijving in het bevolkingsregister, identiteitskaart, bedrijfsvergunning, gebruiksvergunning, enz.) te begrijpen en nauwkeurig en direct te beantwoorden. De applicatie biedt ook informatie over nieuw beleid en nieuwe regelgeving na fusies op een begrijpelijke en gepersonaliseerde manier voor elk individueel geval.

Aan de andere kant zal AI, op basis van de door de gebruiker verstrekte informatie (type document dat gewijzigd moet worden, oud/nieuw adres, type bedrijf), automatisch de uit te voeren administratieve procedures identificeren en gedetailleerde stapsgewijze instructies geven over welke documenten voorbereid moeten worden. Het systeem zal ook directe links naar de in te vullen elektronische formulieren bieden en zelfs helpen bij het automatisch invullen van een deel van de informatie als de gegevens al beschikbaar zijn in de nationale database, waardoor fouten worden geminimaliseerd en burgers tijd besparen.

Dit AI-systeem verzamelt, analyseert en actualiseert automatisch de nieuwste juridische documenten en aankondigingen van ministeries, departementen en lokale overheden met betrekking tot fusies, waardoor de informatie voor burgers en bedrijven altijd accuraat en actueel is.

Dankzij deze functies zal de AI-applicatie "Citizen-Business Virtual Assistant" de werklast van directe vraag-en-antwoordsessies voor ambtenaren die administratieve procedures afhandelen aanzienlijk verminderen, waardoor zij meer tijd overhouden om zich te concentreren op de verwerking van complexe dossiers die een grondige analyse vereisen.

De applicatie draagt ​​ook bij aan de verbetering van de tevredenheid en de ervaring van burgers en bedrijven, doordat ze proactief informatie kunnen opzoeken en administratieve procedures kunnen uitvoeren, altijd en overal. Dit minimaliseert wachttijden en reistijden en zorgt voor transparantie en vertrouwen. De applicatie waarborgt met name de consistentie en nauwkeurigheid van informatie, waardoor situaties met verschillende interpretaties worden voorkomen en verwarring wordt vermeden. Dit draagt ​​bij aan eerlijkheid voor alle betrokken partijen.

AI helpt bij het verwerken van administratieve procedures.

VNPT heeft ook een reeks AI-toepassingen ontwikkeld die diep geïntegreerd zijn in het systeem voor de verwerking van administratieve procedures. Deze toepassingen helpen ambtenaren en overheidsmedewerkers om administratieve procedures efficiënter af te handelen tijdens de overgangsperiode.

Ten eerste is er het AI-systeem dat intelligente documentclassificatie en -verificatie ondersteunt. Deze AI's gebruiken "computervisie"-technologie om automatisch informatie uit verschillende soorten documenten en bestanden te scannen, herkennen en lezen; bestanden automatisch te classificeren, gegevens te extraheren en de geldigheid ervan te controleren volgens de nieuwe regelgeving en formulieren van de gefuseerde bestuurseenheid; vervolgens automatisch te waarschuwen voor tekortkomingen, afwijkingen of ongeldige bestanden, waardoor ambtenaren problemen vroegtijdig kunnen opsporen en tijdig aanvullingen kunnen aanvragen, wat het aantal teruggestuurde bestanden vermindert.

Vervolgens helpt AI bij de besluitvorming en de documentverwerking. Deze AI analyseert gegevens uit documenten, vergelijkt deze met relevante regelgeving en suggereert oplossingen of vervolgstappen voor ambtenaren. In complexe gevallen kan de AI aandachtspunten markeren of relevante juridische documenten aanleveren waarnaar ambtenaren kunnen verwijzen, waardoor het beoordelingsproces wordt versneld.

Ten slotte zijn er door AI aangedreven geautomatiseerde rapportages en statistieken. De applicatie verzamelt automatisch gegevens over het proces van het ontvangen en verwerken van administratieve procedures (aantal bestanden, gemiddelde verwerkingstijd, meest voorkomende soorten administratieve procedures, veelvoorkomende fouten, enz.).

Dit genereert visuele, realtime statistische rapporten, waardoor lokale leiders en afdelingen een volledig beeld krijgen van de effectiviteit van administratieve procedures. Hierdoor kunnen knelpunten gemakkelijker worden opgespoord en tijdig advies en sturing worden gegeven.

Uit praktijktests blijkt dat deze AI-systemen de productiviteit van ambtenaren aanzienlijk hebben verbeterd. Handmatige, repetitieve en foutgevoelige taken worden verminderd, waardoor ambtenaren zich kunnen concentreren op hun professionele taken en complexere problemen kunnen oplossen. Daarnaast wordt transparantie en eerlijkheid in administratieve procedures gewaarborgd doordat processen worden gedigitaliseerd en beheerd door AI, waardoor subjectieve inmenging en negatieve risico's worden geminimaliseerd. Ook worden accurate en actuele gegevens voor het management beschikbaar gesteld, waardoor lokale leiders snel en effectief operationele beslissingen kunnen nemen op basis van gegevens uit de praktijk.

Ervaar modern, snel en efficiënt digitaal beheer.

Het pilotprogramma voor de toepassing van AI ter ondersteuning van administratieve procedures in Ho Chi Minh -stad, dat in mei 2025 van start ging, heeft veel positieve resultaten opgeleverd. Concreet: de tijd die nodig is om aanvragen te ontvangen en te beantwoorden is aanzienlijk verkort; burgers en bedrijven ontvangen nauwkeurigere ondersteuning, waardoor meerdere bezoeken minder nodig zijn; en ambtenaren beschikken over extra instrumenten om aanvragen proactiever en efficiënter te verwerken.

Dientengevolge heeft het AI-systeem de verwerking van gemiddeld 10.000 tot 13.000 aanvragen per dag, rechtstreeks ingediend door burgers, ondersteund. Dit levert een geschatte besparing op van 1.400 uur per dag, meer dan 30.800 uur per maand en 369.600 uur per jaar aan verwerkingstijd, wat overeenkomt met het werk van ongeveer 175 ambtenaren.

Daarnaast ondersteunen AI-toepassingen de verwerking van gemiddeld 5.000 tot 6.000 online aanvragen per dag, wat naar schatting 550 uur per dag, 12.100 uur per maand en 145.200 uur per jaar aan verwerkingstijd bespaart, wat overeenkomt met het werk van bijna 70 ambtenaren.

Bovendien kunnen burgers en bedrijven, wanneer ze de voortgang van administratieve procedures volgen, hun informatie opzoeken en weergeven op het chatbot-transactieplatform, wat de algehele ervaring verbetert. De toepassing van AI in het portaal voor publieke diensten en het informatiesysteem voor de afhandeling van administratieve procedures heeft processen geoptimaliseerd, wachttijden en verwerkingskosten verlaagd en gezorgd voor een snelle, transparante en toegewijde dienstverlening aan het publiek.

Voor VNPT is AI niet zomaar een trend, maar een langetermijnstrategie die al heel vroeg is ingezet. VNPT begrijpt dat het beheersen van AI-technologie niet met overhaaste acties kan worden bereikt; het vereist systematische, duurzame en visionaire investeringen. VNPT heeft duidelijk drie pijlers geïdentificeerd die investeringen nodig hebben: mensen, infrastructuur en data. Om AI echt te ontwikkelen, is financiering alleen niet voldoende; flexibele mechanismen, specifiek beleid en een vastberaden inzet zijn eveneens noodzakelijk.

De door VNPT ontwikkelde AI-technologieën worden verpakt in specifieke producten en diensten, die nauw geïntegreerd zijn in het digitale ecosysteem dat wordt ingezet voor de overheid, burgers en bedrijven. Dankzij dit praktische proces wordt de AI-technologie van VNPT voortdurend verbeterd en worden de AI-specialisten steeds bekwamer.

Volgens de THAI LINH/Nhan Dan-krant

Link naar het originele artikel

Bron: https://baovanhoa.vn/nhip-song-so/ung-dung-ai-nang-cao-hieu-qua-giai-quyet-thu-tuc-hanh-chinh-143013.html