AI-toepassing verbetert efficiëntie bij het afhandelen van administratieve procedures

VHO - De toepassing van kunstmatige intelligentie (AI) bij de afwikkeling van bestuurlijke procedures is niet alleen een optimale oplossing voor situaties die zich kunnen voordoen bij de uitvoering van de taak om het apparaat en de bestuurlijke eenheden in te richten, maar ook een strategische stap die de toekomstige ontwikkeling van de lokale overheid richting digitale overheid vormgeeft.

Het team van IT-technici van VNPT implementeert technologische oplossingen om klanten te bedienen.

De herstructurering van het apparaat en de administratieve eenheden, met name de herstructurering van de administratieve eenheden op districts- en gemeenteniveau, is een belangrijk beleidsonderdeel van strategisch belang voor de stroomlijning van het apparaat en de verbetering van de effectiviteit en efficiëntie van het management. Dit proces brengt echter aanzienlijke uitdagingen met zich mee op het gebied van administratieve procedures, en zal dat ook blijven doen.

Met name de verandering van administratieve grenzen, namen en bijbehorende regelgeving heeft geleid tot verwarring en een gebrek aan informatie voor burgers en bedrijven, wat heeft geleid tot een plotselinge toename van de vraag en antwoord en de implementatie van administratieve procedures. Bovendien moeten ambtenaren en andere medewerkers, in het kader van de stroomlijning van de salarisadministratie, de nieuwe bedrijfsprocessen begrijpen en het toenemende aantal documenten verwerken, wat leidt tot grote druk en mogelijke risico's op vertragingen en fouten.

Om deze uitdagingen effectief aan te pakken, ervoor te zorgen dat het regelingsproces soepel en transparant verloopt, de overlast voor burgers en bedrijven tot een minimum te beperken en de administratieve middelen te optimaliseren, heeft Vietnam Post and Telecommunications Group (VNPT) gespecialiseerde AI-applicaties ontwikkeld ter ondersteuning van een effectieve verwerking van administratieve procedures tijdens de overgangsperiode.

'Personalisatie' om mensen en bedrijven te bedienen

"Citizen - Business Virtual Assistant" is een geïntegreerd AI-platform dat fungeert als één intelligent digitaal aanspreekpunt en burgers en bedrijven uitgebreid ondersteunt bij alle administratieve procedurekwesties die voortvloeien uit het fusie- en overnameproces.

Deze applicatie kan 24/7 automatisch informatie beantwoorden en maakt gebruik van NLP-technologie (Natural Language Processing). Daarmee worden duizenden vragen van burgers en bedrijven over nieuwe administratieve grenzen, naamswijzigingen en benodigde documenten die aangepast moeten worden (huishoudelijke registratie, burgerservicenummer, bedrijfsvergunning, kadastraal certificaat, enz.) direct en nauwkeurig beantwoord. De applicatie biedt ook informatie over nieuw beleid en nieuwe regelgeving die na de fusie van kracht is, op een begrijpelijke en gepersonaliseerde manier die voor elk geval relevant is.

Aan de andere kant zal AI, op basis van de door de gebruiker verstrekte informatie (type document dat moet worden gewijzigd, oud/nieuw adres, type bedrijf), automatisch de administratieve procedures identificeren die moeten worden uitgevoerd en gedetailleerde instructies geven voor elke stap en elk document dat moet worden voorbereid. Tegelijkertijd worden er directe links geboden naar de elektronische formulieren die moeten worden ingevuld. AI ondersteunt zelfs het automatisch invullen van een deel van de informatie als de gegevens al beschikbaar zijn in de nationale database, waardoor fouten en tijd voor mensen tot een minimum worden beperkt.

Dit AI-systeem verzamelt, analyseert en actualiseert automatisch de meest recente juridische documenten en aankondigingen van ministeries, afdelingen en lokale overheden met betrekking tot fusies. Zo wordt ervoor gezorgd dat de informatie altijd accuraat en actueel is voor burgers en bedrijven.

Dankzij de bovengenoemde functies zal de AI-applicatie "Virtuele Assistent voor Burgers - Bedrijven" de werklast van directe ondervraging aanzienlijk verminderen voor ambtenaren die belast zijn met de afhandeling van administratieve procedures. Hierdoor kunnen zij zich concentreren op de verwerking van complexe dossiers die een diepgaande beoordeling vereisen.

De applicatie draagt ​​ook bij aan het verbeteren van de tevredenheid en ervaring van burgers en bedrijven, door hen te helpen proactief naar informatie te zoeken en administratieve procedures uit te voeren, altijd en overal, waardoor wachttijden en reistijden worden verkort en transparantie en vertrouwen worden gecreëerd. De applicatie zorgt met name voor uniformiteit en nauwkeurigheid van informatie, waardoor situaties waarin elke locatie anders uitlegt, wat verwarring kan veroorzaken, worden beperkt en eerlijkheid voor alle betrokkenen wordt gecreëerd.

AI ondersteunt de verwerking van administratieve procedures

VNPT heeft daarnaast een reeks AI-toepassingen ontwikkeld die nauw zijn geïntegreerd in het systeem voor de verwerking van administratieve procedures. Deze toepassingen moeten ambtenaren en overheidsdienaren helpen om administratieve procedures tijdens de overgangsperiode effectiever te verwerken.

Allereerst is er een AI-systeem dat intelligente classificatie en controle van gegevens ondersteunt. Deze AI's maken gebruik van "computer vision"-technologie om automatisch informatie uit documenten en gegevens te scannen, herkennen en lezen; automatisch gegevens te classificeren, gegevens te extraheren en de geldigheid te controleren volgens nieuwe regelgeving en vormen van administratieve eenheden na de fusie; en vervolgens automatisch te waarschuwen voor tekortkomingen, fouten of ongeldige gegevens, waardoor ambtenaren deze vroegtijdig kunnen detecteren en tijdig aanvullingen kunnen aanvragen, waardoor het aantal gegevens dat moet worden geretourneerd, afneemt.

Vervolgens zijn er AI's die de besluitvorming en dossierverwerking ondersteunen. Deze AI's analyseren gegevens uit de dossiers en vergelijken deze met relevante regelgeving om oplossingen voor te stellen of vervolgstappen voor agenten te suggereren. In complexe gevallen kan AI aandachtspunten of relevante juridische documenten aanwijzen waar agenten naar kunnen verwijzen, wat het beoordelingsproces versnelt.

Ten slotte automatiseert AI rapportage en statistieken. De applicatie zal dan automatisch gegevens uit het proces van ontvangst en verwerking van administratieve procedures synthetiseren (aantal registraties, gemiddelde verwerkingstijd, meest voorkomende administratieve procedures, veelvoorkomende fouten, enz.).

Maak daarvandaan visuele, realtime statistische rapporten, waarmee lokale leiders, afdelingen, vestigingen en sectoren een volledig beeld krijgen van de effectiviteit van de afhandeling van administratieve procedures. Ze kunnen knelpunten eenvoudig identificeren en tijdig bijsturen.

Uit de resultaten van praktische testen blijkt dat deze AI-systemen de productiviteit van medewerkers aanzienlijk hebben verbeterd, handmatige, repetitieve en foutgevoelige taken hebben verminderd en medewerkers hebben geholpen zich te concentreren op professionele taken en het oplossen van complexere problemen. Daarnaast hebben ze gezorgd voor transparantie en eerlijkheid bij de afhandeling van administratieve procedures toen processen werden gedigitaliseerd en aangestuurd door AI, waardoor subjectieve interventie en negatieve risico's tot een minimum werden beperkt. Tegelijkertijd hebben ze nauwkeurige en tijdige gegevens verstrekt aan het management, waardoor lokale en lokale leiders snel en effectief uitvoerende beslissingen kunnen nemen op basis van echte gegevens.

Ervaar modern, snel en efficiënt digitaal bestuur

De pilottoepassing van AI ter ondersteuning van administratieve procedures in Ho Chi Minhstad in mei 2025 heeft veel positieve resultaten opgeleverd. Concreet: de tijd om mensen te ontvangen en te antwoorden is aanzienlijk verkort; mensen en bedrijven worden nauwkeuriger ondersteund, waardoor er minder vaak gereisd hoeft te worden; en tegelijkertijd beschikken ambtenaren over extra tools om de verwerking van documenten proactiever en effectiever te ondersteunen.

Het AI-systeem heeft de ontvangst van gemiddeld 10.000-13.000 documenten ondersteund die dagelijks rechtstreeks door burgers werden ingediend. Daarmee is de verwerkingstijd met naar schatting 1.400 uur per dag, ruim 30.800 uur per maand en 369.600 uur per jaar bespaard. Dat staat gelijk aan het werk van ongeveer 175 agenten.

Bovendien ondersteunen AI-toepassingen het ontvangen van gemiddeld 5.000-6.000 online sollicitaties per dag. Hierdoor kan de verwerkingstijd met naar schatting 550 uur per dag, ruim 12.100 uur per maand en 145.200 uur per jaar worden bespaard. Dit staat gelijk aan het werk van bijna 70 medewerkers.

Wanneer mensen en bedrijven de voortgang van administratieve procedures volgen, kunnen ze bovendien de gegevens van mensen over ChatBot-transacties opzoeken en weergeven, waardoor ze het hele proces beter kunnen ervaren. De toepassing van AI op het Public Service Portal en het Administrative Procedure Information System heeft geholpen het proces te optimaliseren, wachttijden en verwerkingskosten te verminderen, snelle en transparante dienstverlening te garanderen en mensen optimaal van dienst te zijn.

Voor VNPT is AI niet alleen een trend, maar ook een langetermijnstrategie die al vroeg is ingezet. VNPT begrijpt namelijk dat het beheersen van AI-technologie niet in een sprint kan worden gerealiseerd, maar systematische, duurzame en visionaire investeringen vereist. VNPT identificeert duidelijk drie pijlers die investeringen nodig hebben: mensen, infrastructuur en data. Om AI echt te ontwikkelen, zijn financiering alleen niet voldoende, maar zijn ook flexibele mechanismen, speciaal beleid en vastberadenheid om te handelen vereist.

De door VNPT ontwikkelde AI-technologieën worden allemaal verpakt in specifieke producten en diensten, die nauw geïntegreerd zijn in het digitale ecosysteem dat wordt ingezet voor de overheid, burgers en bedrijven. Dankzij dit "echt werk - echt gebruik"-proces wordt de AI-technologie van VNPT steeds verder geperfectioneerd en wordt ook het AI-personeelsteam steeds volwassener.

Volgens de THAI LINH/Nhan Dan-krant

Link naar het originele artikel

Bron: https://baovanhoa.vn/nhip-song-so/ung-dung-ai-nang-cao-hieu-qua-giai-quyet-thu-tuc-hanh-chinh-143013.html