Het functioneren van een lokaal bestuur op twee niveaus - Deel 1: Tijdbesparing voor mensen, toenemende druk op ambtenaren

Na vier maanden gebruik van het tweelaagse lokale bestuursmodel hebben wijken, gemeenten en speciale zones in Ho Chi Minhstad hun organisaties geleidelijk gestabiliseerd en een soepele dienstverlening aan de bevolking gegarandeerd. Hoewel er nog steeds veel uitdagingen zijn op het gebied van personeel, infrastructuur en procedures, wordt de gedachte "waar een probleem is, is een oplossing" de drijvende kracht achter het stadsbestuur om proactief obstakels weg te nemen, de administratieve hervorming te versnellen en de overheid dichter bij de bevolking te brengen.

De openbare bestuurscentra in Ho Chi Minhstad draaien op volle capaciteit om mensen te ondersteunen bij het doorlopen van de openbare administratieve procedures.

Les 1: Tijdsbesparing voor mensen, toenemende druk voor ambtenaren

Het tweelaagse lokale bestuur in Ho Chi Minhstad wordt geleidelijk effectiever, omdat mensen veel tijd besparen en administratieve procedures sneller en transparanter worden afgehandeld dan voorheen. De overheid gebruikt de tevredenheid van burgers dan ook als maatstaf voor publieke dienstverlening, wat geleidelijk bijdraagt ​​aan het verkleinen van de kloof tussen de overheid en de burgers, en het creëren van vertrouwen en consensus bij de burgers bij de implementatie.

Reageer snel, maar pas je niet snel genoeg aan

Di An Ward heeft bijna 230.000 inwoners, dus het aantal mensen dat dagelijks administratieve handelingen (TTHC) komt verrichten, is altijd druk. De gang van zaken verloopt echter vrij ordelijk, met vrijwilligers die de weg wijzen en medewerkers die enthousiast uitleg geven. De heer Tran Thanh Phuong, die zich kwam inschrijven voor een tijdelijke verblijfsvergunning, zei: "Ik dacht dat ik lang zou moeten wachten vanwege de grote hoeveelheid documenten, maar het duurde slechts meer dan 10 minuten. Het personeel legde duidelijk uit en de ondersteunende technologie was erg handig."

In de wijk Lai Thieu werken ambtenaren op zaterdag en zondag om de administratieve procedures voor mensen op tijd af te handelen. Mevrouw Nguyen Mai Hoa, die op de wijk documenten komt certificeren, zei: "Wanneer we openbare administratieve procedures uitvoeren, moeten we bij de ingang een nummer trekken. Vervolgens begeleidt het personeel ons naar de online portal voor overheidsdiensten en beginnen we met het invullen van de vereiste gegevens. Ik vind de servicegerichte houding van het afdelingspersoneel erg open, en de zoektechnologie is ook snel. Ik hoef maar een paar handelingen uit te voeren en de informatie wordt verwerkt en naar mijn e-mailadres en telefoonnummer gestuurd."

Alle openbare administratieve procedures zijn geïmplementeerd op het Nationaal Portaal voor Overheidsdiensten. Mensen moeten bovenstaande handelingen dus via apps, smartphones, computers... uitvoeren. Dit levert problemen op voor ouderen en mensen met beperkte toegang tot technologie.

Naast dat gemak ondervinden veel mensen, vooral ouderen, echter ook problemen. De heer Nguyen Van Loi (68 jaar) in de wijk Binh Duong zei: "De agent zei dat ik de VNeID-applicatie moest downloaden en naar de pagina Online Overheidsdiensten moest gaan om mijn aangifte in te dienen, maar ik ben niet bekend met het gebruik van een smartphone. Toen moest ik de leden van de Jeugdbond in de wijk om hulp vragen. Zonder hun hulp had ik de aangifte waarschijnlijk niet kunnen invullen en de app niet kunnen downloaden...".

Tegelijkertijd reflecteerden sommigen ook op de ongeduldige houding van sommige ambtenaren bij het begeleiden van procedures binnen het openbare dienstenstelsel. Mevrouw Tran Thi Minh Hanh in de wijk Phuoc Long zei: "De eerste keer dat ik telefonisch aangifte deed, handelde ik traag en leken de ambtenaren geïrriteerd. Hoewel dit slechts enkele geïsoleerde gevallen waren, voelden we ons onder druk gezet bij het uitvoeren van administratieve procedures. Bovendien gaven de ambtenaren mensen een stuk papier met het verzoek de instructies voor de aangifte te lezen, zonder dat er duidelijk werd uitgelegd hoe ze dat moesten doen."

De heer Nguyen Van Minh, manager van het Openbaar Bestuurscentrum in Ho Chi Minhstad, zei: "Na vier maanden implementatie van de tweelaagse overheid zien we duidelijk de effectiviteit ervan voor de bevolking: documenten worden sneller verwerkt en digitale technologie helpt de wachttijden te verkorten. De reacties waren positief; veel mensen waren tevreden toen procedures die vroeger uren duurden, nu nog maar enkele tientallen minuten in beslag namen. Het beeld is echter niet alleen maar rooskleurig. Er zijn namelijk ook ouderen en mensen die zelden technologie gebruiken, die in de war raken bij online handelingen. In sommige gevallen zijn ambtenaren niet geduldig bij het geven van instructies, waardoor mensen zich angstig voelen. Dat vereist dat we aanpassingen doorvoeren, van het bijspijkeren van communicatievaardigheden tot het opzetten van de Jeugdbond ter ondersteuning van kansarmen. Het uiteindelijke doel van de tweelaagse overheid is om niemand achter te laten in het administratieve hervormingsproces, zodat iedereen gelijk en vriendelijk wordt geholpen."

Ambtenaren... overbelast met werk

Het valt niet te ontkennen dat het tweelaagse bestuursapparaat in Ho Chi Minhstad veel belangrijke verbeteringen heeft gebracht. Dit brengt echter ook een toenemende druk op het personeel met zich mee. Mevrouw Tran Thi Thanh Thuy, voorzitter van het Volkscomité van de wijk Di An, zei: "Met een recordaantal inwoners is het aantal van slechts 17 mensen dat direct administratieve procedures afhandelt, te weinig. Daarom beveelt de wijk de stad aan om de personele middelen en apparatuur te vergroten om de werkdruk te verminderen."

De heer Nguyen Mai Trung, hoofd van het kantoor van het Volkscomité van de wijk Phu Dinh, zei het volgende: "In één maand tijd heeft de wijk meer dan 3000 dossiers verwerkt. Het gebied is groot, dus we moeten meer ontvangstpunten openen in Xom Cui en de oude wijk 16. Deze methode is handig voor de mensen, maar legt ook meer druk op het management."

Gemeenten maken gebruik van het model ‘Virtuele Assistent’ om mensen te ondersteunen bij het uitvoeren van openbare administratieve taken.

De heer Pham Thanh Nhan, adjunct-directeur van de afdeling Binnenlandse Zaken van Ho Chi Minhstad, zei dat Ho Chi Minhstad momenteel voor een gemeenschappelijke uitdaging staat: het aantal ambtenaren is niet groot, terwijl de werklast steeds groter en diverser wordt. Volgens statistieken is elke ambtenaar gemiddeld verantwoordelijk voor 4-9 taakgroepen, met veel gedetailleerde en complexe inhoud. Dit kan gemakkelijk tot overbelasting leiden, wat de kwaliteit en voortgang van de verwerking beïnvloedt. Aan de andere kant heeft de stad de apparatuur voltooid, personeel gerekruteerd en het Openbaar Bestuurscentrum op gemeentelijk niveau in werking gesteld. Maar om het model echt effectief te laten zijn, is het noodzakelijk om personeel toe te voegen, processen te verbeteren en de toepassing van digitale technologie te bevorderen om de druk te verminderen.

"Na vier maanden implementatie zien we duidelijk zowel de voordelen als de moeilijkheden. Het belangrijkste is om obstakels aan de basis te blijven wegnemen en voortdurend bij te sturen om te komen tot een werkelijk dienende, moderne en burgervriendelijke regering", aldus de heer Pham Thanh Nhan.

Naast de papierwerkdruk moeten ambtenaren op gemeentelijk niveau ook regelmatig naar het Volkscomité van Ho Chi Minhstad reizen voor vergaderingen, rapporten en trainingen. Een ambtenaar in de wijk Thu Duc zei: "Elke week moet ik minstens twee keer naar het stadscentrum. Sommige dagen moet ik na de ochtendvergadering 's middags terug naar de wijk om het papierwerk te verwerken. De heen- en terugreis duurt uren. Hoewel ik erg moe ben, durf ik de administratieve documenten van mensen niet te laat te laten komen."

Mevrouw NTM, gerechtelijk ambtenaar in de gemeente Can Gio, zei in dezelfde trant: "Elke keer dat we naar een vergadering in het centrum van Ho Chi Minhstad gaan, kost het ons een halve dag om te reizen. Maar we proberen nog steeds dezelfde dag terug te komen om de dossiers van mensen snel te verwerken."

Leden van de jeugdvakbond van de wijk Tan Hung helpen ouderen met het verkrijgen van telefoonnummers en het doorgeven van informatie over overheidsdiensten op de wijk zelf.

De heer Ho Van Thang, docent openbaar bestuur in Ho Chi Minhstad, vertelde over de effectiviteit van de implementatie van een tweeledig bestuur en zei dat de moeilijkheden waarmee lokale ambtenaren te maken hebben, duidelijk de dubbele druk weerspiegelen: ze moeten werk op lokaal niveau afhandelen en regelmatig naar de stad reizen voor vergaderingen, trainingen en rapportages. Dit is een probleem dat Ho Chi Minhstad moet overwegen met meer fundamentele oplossingen, zoals: meer online vergaderingen en de ontwikkeling van een digitaal rapportagesysteem om de reistijd voor ambtenaren te verminderen.

"Als we de reisbehoefte kunnen verminderen, hebben lokale ambtenaren meer tijd om zich op hun werk te concentreren, terwijl ook de psychologische en gezondheidsdruk afneemt. Dit zal de kwaliteit van de dienstverlening aan mensen op lokaal niveau helpen verbeteren", aldus de heer Ho Van Thang.

Volgens de heer Ho Van Thang heeft de gedachte "waar moeilijkheden zijn, is er een oplossing" bij de implementatie van het tweelaagsbestuur zich in dat kleurrijke plaatje verspreid naar elke wijk en gemeente in Ho Chi Minhstad. Er zijn veel creatieve modellen geïmplementeerd, zoals: het openen van meer punten om documenten in te leveren, het inschakelen van leden van de Jeugdbond om ouderen te ondersteunen bij het invullen van administratieve informatie, het organiseren van "ochtendkoffie met de mensen" om feedback te horen...

Deze inspanningen tonen duidelijk de vastberadenheid van de regering van Ho Chi Minhstad aan om een ​​bestuursapparaat op te bouwen dat dichter bij de bevolking staat en vriendelijker is. Hoewel er nog veel problemen zijn, is het door te luisteren, de kleinste tekortkomingen te registreren en te overwinnen dat Ho Chi Minhstad geleidelijk aan een duurzaam vertrouwen onder de bevolking opbouwt.

Volgens het Volkscomité van Ho Chi Minhstad stelt Ho Chi Minhstad zich in 2025 een kwantitatief doel: het effectief en substantieel onderhouden en aanbieden van 25 geïntegreerde online overheidsdiensten op het Nationaal Portaal voor Overheidsdiensten om burgers en bedrijven van dienst te zijn. Het aanbieden van 982 online overheidsdiensten met een gemiddeld aantal records van elke overheidsdienst dat minstens 1.000 records per jaar genereert en voldoet aan de eisen voor het aanbieden van 100% elektronische resultaten en het hergebruiken van informatie, data...

Les 2: Effectieve dienstverlening aan de mensen als hoogste doel beschouwen

Bron: https://baotintuc.vn/phong-su-dieu-tra/van-hanh-chinh-quyen-dia-phuong-hai-cap-bai-1-giam-thoi-gian-cho-nguoi-dan-tang-ap-luc-cho-can-bo-20251010170348641.htm