Bac Ninh: Synchronizacja infrastruktury cyfrowej, wygodne zarządzanie

Transformacja cyfrowa jest uważana za podstawę funkcjonowania dwupoziomowego aparatu rządowego, wspomagającą „obieg” wszystkich procesów i procedur, ułatwiając zarządzanie i obsługę obywateli i firm. Na początkowym etapie wciąż istnieją przeszkody i wąskie gardła, które należy rozwiązać w obliczu nagłego wzrostu ruchu w systemie. Departament Nauki i Technologii prowincji Bac Ninh koncentruje się na modernizacji infrastruktury cyfrowej, aby sprostać tym wymaganiom.

Standaryzacja współdzielonych systemów informacyjnych

Według pana Nguyena Gia Phonga, zastępcy dyrektora Departamentu Nauki i Technologii, od czasu wprowadzenia polityki łączenia jednostek administracyjnych, Departament Nauki i Technologii dwóch prowincji Bac Ninh (starej) i Bac Giang proaktywnie dokonał przeglądu i zalecił Stałemu Komitetowi Partii Prowincji Bac Giang utworzenie Zespołu ds. Digitalizacji Dokumentów, połączenie wspólnych danych; uzgodnienie planu wdrożenia 17 wspólnych systemów informatycznych i 95 specjalistycznych systemów informatycznych w związku z łączeniem prowincji. Jednocześnie zmodernizowano System Informacyjny do obsługi procedur administracyjnych w odniesieniu do granic nieadministracyjnych w 99 gminach i okręgach; wdrożono oprogramowanie i wspólny system konferencji online.

Centrum Obsługi Administracji Publicznej Prowincji Bac Ninh działa sprawnie po fuzji

W przypadku dwóch kluczowych systemów, Systemu Zarządzania Dokumentacją Wykonawczą i Systemu Informacji o Postępowaniach Administracyjnych, oprócz organizowania skoncentrowanych, bezpośrednich kursów szkoleniowych, Departament nakazał również organizację dodatkowych kursów szkoleniowych online (za pośrednictwem sal konferencyjnych Zoom) dla każdej grupy użytkowników, tworząc grupy wsparcia za pośrednictwem Zalo, Teamview, Ultraview i telefonu; wysyłając wysoko wykwalifikowany personel w celu bezpośredniej inspekcji i wsparcia gmin i okręgów, które nadal mają problemy.

W fazie wdrażania, od 1 lipca, średnia liczba połączeń w jednym czasie wynosiła około 6000 użytkowników (4 razy więcej niż przed fuzją prowincji), a najwyższa liczba połączeń w tym samym czasie wynosiła 12 300 użytkowników. Czasami dokument nie mógł zostać odczytany, a podpisywanie dokumentów było opóźnione i zawieszone. Pan Vu Van Hanh, zastępca kierownika działu oprogramowania w Centrum Zastosowań Nauki i Technologii nr 2 w Bac Ninh, powiedział: „W niektórych jednostkach i miejscowościach występują podstawowe błędy wynikające z niedokładnego zrozumienia przez użytkowników, takie jak niepoprawna nazwa użytkownika lub hasło… powodujące dość długi czas przetwarzania zgłoszeń. Do tej pory sytuacja ta została poprawiona w kierunku bardziej stabilnym”.

Popraw jakość usług

Po utworzeniu jednostki administracyjnej, okręg Van Ha zarządza ponad 60 tysiącami osób. Liczba procedur administracyjnych wykonywanych codziennie w lokalnym Centrum Obsługi Administracji Publicznej jest bardzo duża. Pani Nguyen Thi Luyen, urzędnik sądowy stanu cywilnego, pracująca bezpośrednio z oprogramowaniem, powiedziała: „Kiedyś, podczas instruowania ludzi w zakresie procedur rejestracji małżeństw, mimo że informacje były w pełni zaktualizowane w Krajowym Portalu Obsługi Publicznej, na ostatnim etapie potwierdzania ukończenia, system zawiesił się na długi czas. Musieliśmy przekazywać ludziom papierowe kopie aktów rejestracji małżeństw i następnie aktualizować je w systemie”.

W trakcie remontu obiektów i skupienia się na umożliwieniu ludziom wykonywania procedur, Centrum Obsługi Administracji Publicznej Dzielnicy Dao Vien odnotowało szczytowy dzień, w którym przyjęto prawie 200 zgłoszeń. Pan Do Huy Quang, zastępca dyrektora Centrum Obsługi Administracji Publicznej Dzielnicy, powiedział: „W pierwszej fazie regularnie odbywały się spotkania w celu aktualizacji instrukcji z poziomu centralnego, wojewódzkiego i gminnego. Zainstalowaliśmy system wideokonferencji online w 3 salach konferencyjnych: w Komitecie Partyjnym, Komitecie Ludowym i wyspecjalizowanych salach konferencyjnych. Aby natychmiast usprawnić działanie, zarządzanie i wdrażanie procedur dla mieszkańców, pilnie zainstalowano system sieciowy i system zarządzania dokumentacją na komputerach z 40 certyfikatami cyfrowymi; przydzielono 60 oficjalnych kont pocztowych liderom i urzędnikom. Jednak z powodu fuzji 3 jednostek administracyjnych infrastruktura informatyczna nie była zsynchronizowana, wiele komputerów używanych przez jednostki było starych, a ich konfiguracja nie spełniała wymagań. Niektóre współdzielone systemy i oprogramowanie nie były jeszcze połączone, uniemożliwiając terminowe wykorzystanie danych i aktualizację przepisów branżowych”.

Aby przezwyciężyć niedociągnięcia i poprawić jakość usług, Departament Nauki i Technologii nawiązał współpracę z Prowincjonalnym Centrum Obsługi Administracji Publicznej, koncentrując się na przydzielaniu i organizacji personelu do realizacji zadań. Współpracując z Bac Ninh Telecommunications w celu skierowania personelu do 100% centrów obsługi administracji publicznej w gminach i okręgach, w początkach działalności, zgodnie z duchem „trzymania za rękę i pokazywania pracy”, utworzył grupę Zalo, łączącą Departament Nauki i Technologii, Prowincjonalne Centrum Obsługi Administracji Publicznej z 99 gminami i okręgami, aby szybko wspierać personel w usuwaniu trudności i problemów związanych z systemem oprogramowania, kontami, logowaniem VNeID, połączonymi usługami publicznymi... Aktywnie koordynowano współpracę z departamentami, oddziałami i sektorami w celu tworzenia procesów wewnętrznych, procesów elektronicznych powiązanych z oprogramowaniem i standaryzacji procesów operacyjnych... Jednocześnie, instruowano gminy i okręgi w zakresie przeglądu i rejestrowania zapotrzebowania na maszyny i sprzęt, proponując Departamentowi Finansów przydzielenie funduszy gminom i okręgom na zakup sprzętu synchronicznego zgodnie z przepisami.

W najbliższym czasie Departament Nauki i Technologii będzie kontynuował syntezę trudności i rekomendacji oddolnych, aby ukierunkować bezpośrednie zarządzanie i doradzać Prowincjonalnemu Komitetowi Ludowemu w zakresie wdrażania rozwiązań przyspieszających postęp prac, modernizacji wspólnego systemu informacyjnego w kierunku multiużyteczności, dalszej poprawy infrastruktury technicznej i synchronizacji systemów baz danych. Wdroży pogłębione szkolenia i podniesie kompetencje informatyczne urzędników, zwłaszcza urzędników Centrum Obsługi Administracji Publicznej na poziomie gminy, aby mogli oni najskuteczniej służyć mieszkańcom i przedsiębiorstwom, maksymalizując potencjał administracji cyfrowej.

Według Departamentu Nauki i Technologii Bac Ninh

Źródło: https://mst.gov.vn/bac-ninh-dong-bo-ha-tang-so-thuan-loi-quan-ly-197251011101418991.htm