Jak zoptymalizować program Outlook, aby zarządzanie pocztą e-mail było wydajniejsze niż w przypadku usługi Gmail.

Zapoznaj się z tymi 10 wskazówkami dotyczącymi personalizacji programu Outlook, aby automatycznie uporządkować skrzynkę odbiorczą, zablokować śledzenie i korzystać ze skrótów Gmaila, aby zmaksymalizować swoją produktywność.

Chociaż Gmail jest obecnie liderem na rynku, Microsoft Outlook nadal oferuje wiele zaawansowanych funkcji, które znacząco optymalizują przepływy pracy. Jednak wiele przydatnych narzędzi w Outlooku nie jest domyślnie włączonych, przez co użytkownicy tracą szansę na przekształcenie zaśmieconej skrzynki odbiorczej w profesjonalne miejsce pracy. Poniżej znajduje się kilka ważnych wskazówek, jak usprawnić zarządzanie pocztą e-mail.

Zwiększ prywatność i zablokuj śledzenie.

Firmy często używają ukrytych „pikseli śledzących” w wiadomościach e-mail, aby wiedzieć, kiedy je otwierasz. Aby chronić swoją prywatność w Outlook.com, przejdź do Ustawienia (ikona koła zębatego) > Poczta > Wiadomości-śmieci . W obszarze Opcje bezpieczeństwa wybierz opcję Blokuj załączniki, zdjęcia i linki od osób spoza listy bezpiecznych nadawców i domen . Pomaga to zapobiegać ukrytemu śledzeniu i próbom phishingu.

Dodatkowo, w sekcji Poczta > Układ , możesz wyłączyć opcję „Nie pokazuj obrazów nadawców” , a na karcie Obsługa wiadomości odznaczyć opcję wyświetlania logo nadawców związanych z zakupami. Aby mieć pewność, że ważne wiadomości e-mail nie zostaną utracone, dodaj zaufane adresy do listy bezpiecznych nadawców w tym samym menu ustawień.

Automatycznie oczyść skrzynkę odbiorczą za pomocą funkcji Sweep.

Funkcja Sweep to potężne narzędzie, które automatyzuje czyszczenie wiadomości e-mail od określonych nadawców. Możesz na przykład ustawić Outlooka tak, aby zachowywał tylko wiadomości e-mail dotyczące transakcji bankowych z ostatnich 10 dni i automatycznie archiwizował starsze wiadomości.

Aby to zrobić, wybierz wiadomość e-mail, kliknij kartę Narzędzia główne i wybierz opcję „Wyczyść” . Pojawi się okno z czterema głównymi opcjami przetwarzania:

Ten interfejs umożliwia skonfigurowanie funkcji Sweep w celu automatycznego przenoszenia lub usuwania wiadomości e-mail zgodnie z ustaloną regułą.

• Przenieś wszystkie wiadomości poza skrzynkę odbiorczą.
• Przenieś wszystkie bieżące i przyszłe wiadomości.
• Zachowaj tylko najnowsze wiadomości.
• Automatyczne przenoszenie wiadomości starszych niż 10 dni.

Przyspiesz przetwarzanie za pomocą gestów przesuwania i skrótów Gmail.

W aplikacji mobilnej możesz dostosować gest przesunięcia w lewo lub w prawo, aby usuwać, archiwizować lub oznaczać wiadomości e-mail, wybierając Ustawienia > E-mail > Opcje przesunięcia . Użytkownicy komputerów zaznajomieni ze skrótami klawiaturowymi Google mogą skorzystać ze skrótów klawiaturowych Gmaila w Outlooku, wybierając Ustawienia > Ogólne > Ułatwienia dostępu > Skróty klawiaturowe .

Jedną z funkcji wartych uwagi są Szybkie Kroki. To narzędzie pozwala połączyć wiele czynności jednym kliknięciem, na przykład oznaczyć wiadomość e-mail jako przeczytaną i przenieść ją do folderu archiwum. Możesz to skonfigurować w Poczta > Szybkie Kroki .

Kontroluj sztuczną inteligencję i funkcje uzupełniające.

Jeśli zależy Ci na absolutnym bezpieczeństwie danych i nie chcesz korzystać z Copilot AI, możesz wyłączyć tę funkcję w Ustawieniach > Copilot . Dodatkowo, w sekcji Prywatność i dane , powinieneś wyłączyć opcje zbierania danych diagnostycznych i analizy treści, aby mieć pewność, że Microsoft nie będzie zbierał informacji z Twoich wiadomości e-mail.

Na koniec włącz funkcję Cofnij wysłanie w Poczta > Utwórz i odpowiedz . Możesz ustawić limit czasu do 30 sekund, aby cofnąć błędnie dostarczone lub błędne wiadomości e-mail przed ich wysłaniem.

Reklama

Źródło: https://baonghean.vn/cach-toi-uu-hoa-outlook-de-quan-ly-email-hieu-qua-hon-gmail-10338732.html