Podpis cyfrowy: „klucz” do bezpiecznych i szybkich transakcji elektronicznych

Podpis cyfrowy to rozwiązanie umożliwiające uwierzytelnianie i podpisywanie dokumentów elektronicznych za pomocą szyfrowania, umożliwiające identyfikację osoby podpisującej, gwarantujące integralność danych i niezaprzeczalność po podpisaniu. W Wietnamie podpis cyfrowy stał się niezbędnym narzędziem dla firm i osób prywatnych w transakcjach elektronicznych: deklaracjach podatkowych, wystawianiu faktur elektronicznych, podpisywaniu umów, przesyłaniu dokumentów administracyjnych, transakcjach bankowych itp. Niniejszy artykuł w przejrzysty sposób przedstawia koncepcję, rodzaje podpisu cyfrowego, praktyczne zastosowania, metody rejestracji, koszty, wskazówki dotyczące bezpieczeństwa oraz zalecenia dla firm i osób prywatnych.

Czym jest podpis cyfrowy i jaką ma moc prawną?

Podpis cyfrowy to wartość elektroniczna powiązana z danymi elektronicznymi (tekstem, plikami, fakturami itp.), tworzona za pomocą algorytmu szyfrowania klucza publicznego (PKI). Podczas cyfrowego podpisywania dokumentu system tworzy parę kluczy (klucz publiczny i klucz prywatny). Klucz prywatny jest utrzymywany w tajemnicy przez osobę podpisującą w celu utworzenia podpisu; klucz publiczny służy do weryfikacji podpisu oraz uwierzytelnienia pochodzenia i integralności dokumentu.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, podpisy cyfrowe mają taką samą wartość uwierzytelniającą jak podpisy odręczne i pieczęcie w wielu rodzajach transakcji elektronicznych: podpisywanie dokumentów, umów, rejestrów elektronicznych; są obowiązkowym/akceptowanym środkiem w wielu procedurach podatkowych, celnych, deklaracjach, fakturach elektronicznych i internetowych usługach publicznych. Dlatego podpisy cyfrowe pomagają stronom transakcji udowodnić pochodzenie i uniknąć sporów dotyczących podpisów.

Typowe rodzaje podpisów cyfrowych

Podpis cyfrowy dołączony do urządzenia (token/USB): klucz prywatny przechowywany na urządzeniu token USB; podczas podpisywania należy podłączyć token do urządzenia i wprowadzić kod PIN.

Podpis cyfrowy SIM PKI (podpis cyfrowy na karcie SIM telefonu): klucz prywatny przechowywany na karcie SIM abonenta sieci komórkowej; wygodny do składania podpisu za pomocą telefonu.

Podpis cyfrowy w chmurze / elektroniczny podpis cyfrowy (e-podpis na platformie chmurowej): klucz prywatny jest przechowywany przez dostawcę w bezpiecznym środowisku (HSM). Użytkownik podpisuje się za pomocą uwierzytelniania wieloskładnikowego (hasło + OTP/biometrycznego). Ta forma cieszy się coraz większą popularnością ze względu na wygodę i możliwość szybkiego podpisywania w przeglądarce/na urządzeniach mobilnych.

Specjalistyczne/zewnętrzne podpisy cyfrowe: dostarczane przez dostawców usług certyfikacji podpisów cyfrowych, oferujących usługi zarządzania i integracji dla przedsiębiorstw.

Zastosowania praktyczne — gdzie mogą Ci się przydać podpisy cyfrowe?

Składaj deklaracje podatkowe, składaj deklaracje drogą elektroniczną, wyszukuj i podpisuj deklaracje w urzędzie skarbowym.

Wystawianie i podpisywanie faktur elektronicznych (obowiązkowe dla wielu firm).

Podpisuj umowy elektroniczne, dokumenty administracyjne, raporty, umowy o pracę, umowy sprzedaży.

Transakcje z agencjami państwowymi (usługi publiczne online), rejestracja działalności gospodarczej, składanie dokumentów przetargowych, procedury celne.

Transakcje bankowości elektronicznej: uwierzytelnianie transakcji, zatwierdzanie dużych transakcji, elektroniczne podpisywanie dokumentów.

Wewnętrzny ład korporacyjny: podpisywanie i zatwierdzanie procedur, zatwierdzanie wydatków, dokumenty księgowe, przechowywanie prawnie ważnych dokumentów elektronicznych.

Wyjątkowe korzyści z podpisu cyfrowego

Oszczędź czas: podpisz, wymień i zatwierdź bezpośrednio na platformie elektronicznej, bez konieczności drukowania i dostarczania.

Oszczędność kosztów: ograniczenie kosztów drukowania, przechowywania, transportu i zarządzania dokumentacją papierową.

Przyspiesz transakcje w e-handlu: rozszerz możliwości zdalnego podpisywania, ułatw dokonywanie transakcji transgranicznych.

Bezpieczeństwo i legalność: gwarantuje integralność danych, uwierzytelnia sygnatariuszy; dokumenty podpisane cyfrowo mogą być świadkami w przypadku sporów.

Przyjazne dla środowiska: zmniejsz zużycie papieru, oszczędzaj zasoby.

Automatyczna integracja: łatwe połączenie z systemami ERP, CRM, oprogramowaniem księgowym i systemami fakturowania elektronicznego.

Jak rejestrować, wystawiać i używać podpisów cyfrowych (przegląd)

Wybierz renomowanego dostawcę usług certyfikacji podpisu cyfrowego. W Wietnamie istnieje wielu komercyjnych dostawców oferujących podpisy cyfrowe dla firm i osób prywatnych (usługi tokenów, SIM PKI, podpis w chmurze). Wybierz w zależności od potrzeb: podpis na komputerze (token USB), podpis na telefonie (SIM PKI) lub podpis wieloplatformowy (w chmurze).

Przygotuj dokumenty: dokumenty prawne (w przypadku firm) lub dowód osobisty/CCCD/paszport (w przypadku osób fizycznych), informacje o przedstawicielu, pismo upoważniające (jeśli wymagane).

Złóż wniosek, zweryfikuj tożsamość: bezpośrednio w punkcie wydania lub poprzez elektroniczny proces KYC, jeśli obsługuje go dostawca.

Odbierz urządzenie lub aktywuj usługę w chmurze: odbierz token USB lub aktywuj kartę SIM/aplikację, odbierz klucz i instrukcję obsługi; skonfiguruj PIN/OTP.

Zainstaluj oprogramowanie/sterownik: zainstaluj sterownik tokena i oprogramowanie do podpisywania lub zaloguj się do portalu podpisów w chmurze, aby podpisywać dokumenty.

Podpisywanie i przechowywanie: podpisuj dokumenty wymaganą metodą; przechowuj pliki podpisów cyfrowych i/lub certyfikatów w elektronicznym systemie przechowywania danych, aby zapewnić możliwość ich pobrania.

Koszt referencyjny

Enterprise: zazwyczaj opłata inicjacyjna + roczna opłata abonamentowa; pakiet może obejmować token USB, SIM PKI lub podpis w chmurze. Cena zależy od dostawcy, liczby potrzebnych certyfikatów i usług dodatkowych (integracja, wsparcie).

Osoby prywatne: dostępne są tańsze plany; w przypadku korzystania z karty PKI można dodać ją do rachunku za telefon komórkowy; dostępne są plany podpisów w chmurze dla każdego użytkownika.

(Rzeczywiste koszty mogą się różnić w zależności od dostawcy i konfiguracji usługi. Przed podpisaniem umowy firmy powinny porównać oferty wielu dostawców.)

Ryzyko, ograniczenia i środki ostrożności

Utrata/zaginięcie klucza prywatnego: W przypadku zgubienia tokena USB lub przejęcia karty SIM, należy natychmiast zablokować certyfikat, aby zapobiec jego niewłaściwemu użyciu. Zawsze dbaj o bezpieczeństwo swojego kodu PIN i kodu jednorazowego (OTP) i nie udostępniaj swojego klucza prywatnego.

Legalność zależy od zgodności: aby dokument podpisany cyfrowo był prawnie uznawany, proces jego wydawania, uwierzytelniania i certyfikacji musi być zgodny z obowiązującymi normami i przepisami.

Uwaga dotycząca kompatybilności: niektóre systemy administracyjne i bankowe mają własne wymagania techniczne (format podpisu, czas certyfikatu, standard PKI). Przed zakupem sprawdź kompatybilność z używanym oprogramowaniem/systemem.

Konserwacja i kopia zapasowa: w przypadku podpisów w chmurze zapytaj dostawcę o plany tworzenia kopii zapasowych, zabezpieczenia HSM i umowę SLA; w przypadku tokenów USB przechowuj wiele ważnych kopii zapisów wydania (nie przechowuj kopii zapasowych kluczy prywatnych w niebezpiecznym miejscu).

Szkolenie personelu: błędy w podpisywaniu (podpisanie niewłaściwego dokumentu) mogą spowodować szkody; konieczne jest zapewnienie wytycznych dotyczących procedur podpisywania, archiwizowania i sprawdzania.

Rekomendacje dla firm i osób prywatnych

Przedsiębiorstwa: oceń potrzeby w zakresie podpisów (liczba podpisów dziennie, podpisywanie na urządzeniach mobilnych lub stacjonarnych, integracja systemów), wybierz odpowiedni rodzaj podpisu (token, jeśli wymagany jest wysoki poziom bezpieczeństwa; chmura, jeśli wymagana jest wygoda i integracja z API). Porównaj co najmniej 3 dostawców pod kątem bezpieczeństwa, możliwości integracji, obsługi posprzedażowej i ceny. Skonfiguruj procesy wewnętrzne (kto podpisuje, przechowuje, weryfikuje).

Osobiste: Jeśli często podpisujesz umowy, rozliczasz podatki lub wykonujesz transakcje bankowe, powinieneś posiadać podpis cyfrowy (PKI SIM lub chmura) dla wygody. Dbaj o bezpieczeństwo swojego kodu PIN/OTP i regularnie aktualizuj hasło.

Oba: przed podpisaniem ważnej umowy dokładnie sprawdź dane, które chcesz podpisać, przechowuj oryginał z podpisem cyfrowym w bezpiecznym miejscu i natychmiast zablokuj certyfikat, jeśli podejrzewasz, że został naruszony.

Kwestie prawne i zgodność z przepisami: jeśli masz wątpliwości co do ważności prawnej konkretnego przypadku (sporu, szczególnej transakcji), skonsultuj się z ekspertem prawnym, aby upewnić się, czy używany przez Ciebie podpis cyfrowy i proces spełniają wymogi dowodowe przed sądem lub właściwym organem.

Zakończyć

Podpis cyfrowy jest kluczowym narzędziem transformacji cyfrowej, pomagającym optymalizować procesy, redukować koszty i zwiększać bezpieczeństwo transakcji elektronicznych. Dzięki rozwojowi podpisu w chmurze i infrastruktury klucza publicznego SIM (SIM PKI), korzystanie z podpisu cyfrowego staje się coraz wygodniejsze, zarówno dla małych i średnich przedsiębiorstw, jak i użytkowników indywidualnych. Aby jednak zmaksymalizować korzyści i zminimalizować ryzyko, konieczne jest wybranie renomowanego dostawcy, przestrzeganie procesu wydawania/certyfikacji oraz wdrożenie rygorystycznego zarządzania wewnętrznego.

Source: https://baovanhoa.vn/nhip-song-so/chu-ky-so-chia-khoa-cho-giao-dich-dien-tu-an-toan-va-nhanh-chong-168593.html