Skuteczność rozwiązania „Dołącz obrazy za pomocą hiperłączy”

QTO – W Banku Polityki Społecznej (CSXH) w prowincji Quang Tri co roku powstają dziesiątki praktycznych inicjatyw i rozwiązań, które stopniowo poprawiają jakość, produktywność i efektywność kapitału kredytowego. Jedną z nich jest „Rozwiązanie polegające na zastosowaniu funkcji dołączania obrazów z hiperłączami w programie Microsoft Word w celu zilustrowania dowodów w raportach dotyczących pokonywania istniejących problemów i błędów” autorstwa grupy autorów Ho Van Quan i Dao Nhat Khanh Quoc. To proste rozwiązanie technologiczne, ale przynoszące praktyczne korzyści w zarządzaniu wewnętrznym i raportowaniu.

Pomysł usprawnienia wewnętrznego procesu raportowania zrodził się na podstawie praktyk pracy pana Ho Van Quana, dyrektora Biura Transakcyjnego i pana Dao Nhat Khanh Quoc, kierownika zespołu ds. syntezy w Banku Polityki Społecznej Huong Hoa.

Wiadomo, że od końca 2022 roku pan Quoc został wyznaczony na stanowisko kierownika ds. inspekcji i kontroli wewnętrznej w Banku Polityki Społecznej w Huong Hoa, po okresie wzmacniania swojej pracy w Ca Mau . Praca ta wymaga od niego znajomości wszystkich zapisów i dokumentów jednostki, ich syntezy i raportowania przełożonym.

W rzeczywistości jednak proces raportowania i korygowania błędów po inspekcji nadal ma wiele niedociągnięć. Chociaż jednostka szybko koryguje i zapisuje zdjęcia uzupełniające, pliki raportów korekcyjnych i zdjęcia ilustracyjne są często wysyłane oddzielnie. Sprawia to znaczne trudności osobie sporządzającej raport, personelowi otrzymującemu raport oraz monitorowaniu i ponownej weryfikacji poprawionych błędów.

„W tej sytuacji zarówno pan Quan, jak i ja zdaliśmy sobie sprawę, że potrzebujemy rozwiązania, które zoptymalizuje wysyłanie raportów z korekcją błędów wraz z obrazami ilustracyjnymi, wykorzystując naukę , logikę i technologię, aby zapewnić wygodę, zwiększyć produktywność i wydajność pracy” – powiedział pan Quoc.

Grupa autorów wymieniła się i omówiła cechy inicjatywy - Zdjęcie: TP

Główną różnicą w tej inicjatywie jest wykorzystanie funkcji dołączania zdjęć za pośrednictwem hiperłącza zamiast bezpośredniego wstawiania zdjęć. Ta metoda pozwala na zmniejszenie rozmiaru pliku raportu, ułatwia jego wysyłanie i przechowywanie, a jednocześnie zapewnia jego wizualną widoczność – wystarczy nacisnąć Ctrl + Klik, a „dowód” zostanie natychmiast wyświetlony.

Korzystając z funkcji dołączania obrazów według ścieżki w programie Microsoft Word, grupa autorów wstawiła konkretne obrazy ilustracyjne dla każdego elementu i treści w sposób najłatwiejszy do przeglądania, zrozumienia, sprawdzenia i śledzenia. Po poprawieniu błędów zespół zapisał oddzielny dokument Word w folderze o łatwej do zapamiętania nazwie. Jednocześnie obrazy ilustracyjne potwierdzające korektę zostały zapisane w podfolderze w nowo utworzonym folderze. Następnie nadawano obrazom łatwe do zrozumienia nazwy, aby ułatwić ich wyszukiwanie i dołączanie do dokumentu raportu.

W poprawionych elementach raportu zaznacz (zaznacz) treść, a następnie kliknij prawym przyciskiem myszy, wybierz „Link”, wybierz obraz ilustracyjny w polu „Szukaj w”, a następnie wybierz obraz odpowiadający poprawionej treści i kliknij „OK”. „Po zakończeniu skompresuj folder zawierający dokument raportu i obraz ilustracyjny i wyślij go. Jednostka odbiorcza zapisze go, rozpakuje, a następnie otworzy plik i kliknie każdą treść w raporcie, aby wyświetlić odpowiadający jej załączony obraz” – opisał pan Quoc.

Pan Quan powiedział, że inicjatywa ta została wdrożona przez grupę autorów w ciągu około 1,5 miesiąca. Po wdrożeniu, pomogła ona Bankowi Polityki Społecznej Huong Hoa monitorować proces korygowania istniejących problemów i błędów w sekwencyjnym, przejrzystym i przejrzystym systemie. Na tej podstawie łatwo rozpoznać, które treści zostały poprawione, a które nie.

Dzięki tej inicjatywie proces dostarczania dokumentów uzupełniających do raportu staje się naukowy i przejrzysty. Odbiorca poprawionego raportu może łatwo sprawdzić poprawione „dowody”, co przyczynia się do poprawy wydajności i efektywności pracy o około 40-50% w porównaniu ze starą procedurą. „Nie tylko w obszarze inspekcji i kontroli wewnętrznej, inicjatywa ta jest również stosowana w innych obszarach Banku Polityki Społecznej Huong Hoa i przyniosła imponujące rezultaty. W najbliższym czasie będziemy nadal zachęcać i motywować pracowników działu do podejmowania wysiłków w celu opracowywania użytecznych inicjatyw i wdrażania ich w praktyce, aby działalność banku mogła rozwijać się z dnia na dzień” – zapewnił pan Quan.

Oprócz powyższej inicjatywy, w ostatnim czasie pojawiło się wiele rozwiązań i inicjatyw funkcjonariuszy i pracowników Banku Polityki Społecznej, które znalazły szerokie zastosowanie, pomagając Wojewódzkiemu Bankowi Polityki Społecznej działać coraz efektywniej. Dzięki tym usprawnieniom jednostka osiągnęła pozytywne rezultaty w realizacji ważnych celów, takich jak: zwiększenie dynamiki salda kredytowego, minimalizacja zadłużenia nieściągalnego i przeterminowanego oraz poprawa efektywności komunikacji i zarządzania grupami oszczędnościowo-pożyczkowymi.

Dzięki temu preferencyjne pożyczki zostały udzielone ubogim gospodarstwom domowym i beneficjentom polityki w odpowiednim czasie i skutecznie, wspierając ich w inwestowaniu, rozwoju gospodarki i zrównoważonym wychodzeniu z ubóstwa. Dobre i trafne inicjatywy tworzą silną siłę napędową, motywując urzędników i pracowników całego systemu Wojewódzkiego Banku Polityki Społecznej do ciągłego wprowadzania innowacji i podejmowania działań na rzecz rozwoju.

Truc Phuong

Source: https://baoquangtri.vn/xa-hoi/202510/hieu-qua-tu-giai-phap-dinh-kem-hinh-anh-bang-sieu-link-ket-ab94b22/