Digitalização de dados: aumentando a utilidade, a segurança e o valor do conhecimento de Bac Ninh

A digitalização de dados não é apenas uma história sobre a transformação dos métodos de armazenamento, mas também um passo estratégico na gestão do conhecimento dos governos modernos. Em Bac Ninh, a digitalização de arquivos históricos está trazendo resultados claros: mais de 3,6 milhões de páginas de documentos foram convertidas em dados eletrônicos, facilitando pesquisas para pessoas e organizações, reduzindo o tempo de processamento em dezenas de vezes e, ao mesmo tempo, aprimorando a segurança e o valor jurídico. A partir de um volumoso arquivo em papel, Bac Ninh vem criando um "armazém de conhecimento digital" – uma plataforma para atender ao governo eletrônico, à economia digital e à sociedade digital na era digital.

Se no passado, consultar um registro pessoal, uma decisão administrativa ou dados de alunos de pós-graduação levava horas de busca em um depósito de papel, agora bastam algumas palavras-chave e alguns minutos de operação para que o sistema retorne resultados precisos, completos e legalmente válidos. O caso da Sra. Nguyen Thi Thu Huong, professora da Escola Secundária Ngo Si Lien, é um exemplo típico: com o comando de busca "Decisão de término do estágio da Sra. Nguyen Thi Thu Huong", o arquivo de 1993 foi recuperado em menos de três minutos. Ou como a Sra. Pham Thi Ngoc Ha, professora da Escola Secundária Ngoc Son, que encontrou facilmente a lista de formandos de 1969 a 1985 em apenas algumas operações de busca.

De 2022 a 2024, o Departamento de Assuntos Internos de Bac Ninh coordenou com uma unidade de consultoria a implantação do software de Gestão de Arquivos Eletrônicos, aperfeiçoando os recursos de entrada de dados, pesquisa, autorização de acesso e monitoramento de alterações. Mais de 31.300 registros, equivalentes a 3,3 milhões de páginas de documentos A4, foram digitalizados, principalmente documentos diretivos e administrativos do Comitê Popular Provincial e de departamentos e filiais no período de 1948 a 2014. A cada ano, uma média de mais de um milhão de leitores acessa o sistema, com 1.500 explorações de arquivos online, demonstrando a eficácia da aplicação prática do arquivo eletrônico.

Segundo o Sr. Dang Quang Son, Diretor do Centro de Arquivos Históricos de Bac Ninh nº 1, a tecnologia digital ajuda a reduzir o tempo de busca em 20 a 30 vezes em comparação com o período anterior, garantindo a segurança graças ao controle de acesso, autorização do usuário e registro do histórico de alterações. "Cada documento encontrado não é apenas um documento administrativo, mas também parte da memória preservada, um valor jurídico restaurado e uma prova da eficácia da transformação digital", enfatizou o Sr. Son.

Construindo uma base de conhecimento digital – preservando valor

O projeto de digitalização de documentos arquivísticos não visa apenas aprimorar os métodos de trabalho, mas também transformar o modelo de "arquivos tradicionais" em "gestão moderna do conhecimento". A partir de um repositório de documentos separado, o Centro de Arquivos Históricos Bac Ninh nº 1 formou um ecossistema de dados interconectado, onde cada documento, resolução, despacho oficial e arquivo de funcionário público é marcado e vinculado por data, órgão emissor, área e tópico. A construção de um "Arquivo do Conhecimento" ajuda os usuários a explorar informações em contexto, possibilitando a análise, a compilação de estatísticas e a aplicação de dados para diversos fins: administração, pesquisa, educação , cultura e direito.

No entanto, a jornada de digitalização também enfrenta muitos desafios. Alguns documentos têm até décadas de idade e sua condição física está degradada, dificultando a digitalização, a identificação e a correção dos dados. Muitos documentos não possuem resumos e o formato não é unificado, exigindo um processamento comercial demorado. Além disso, a aprovação do processo, a avaliação e a aceitação dos produtos digitalizados de acordo com as regulamentações atuais também levam muito tempo, afetando o progresso. Por outro lado, como o servidor de armazenamento está localizado no Departamento de Ciência e Tecnologia, quando a linha de transmissão apresenta um problema, a exploração é temporariamente interrompida. Até o momento, a taxa de documentos digitalizados atingiu apenas cerca de 75% do total de documentos armazenados no depósito (em 2020), enquanto a cada ano o Centro ainda recebe um grande volume de novos documentos.

Para superar essa limitação e continuar a expandir a escala, o Comitê Popular da província de Bac Ninh aprovou o Projeto "Digitalização de Documentos do Arquivo Histórico Provincial para o período de 2025 a 2029", com um orçamento total de cerca de 23 bilhões de VND, com o objetivo de digitalizar mais 3,8 milhões de páginas A4 de documentos administrativos do Comitê Popular Provincial, departamentos e filiais. Este é um passo importante para concluir todo o repositório digital de dados administrativos da província, caminhando em direção ao modelo de "Governo eletrônico - armazenamento eletrônico - atendimento ao cidadão eletrônico".

De acordo com o plano, o Departamento de Assuntos Internos assumirá a liderança na implementação e coordenação com agências e unidades relevantes para garantir a precisão, a integralidade e a segurança dos dados. O Centro de Arquivos Históricos Bac Ninh nº 1 é responsável por selecionar parceiros tecnológicos de renome, organizar equipes especializadas em digitalização e promover a comunicação para orientar os cidadãos na exploração de dados digitalizados. Até meados de 2025, o Centro terá digitalizado mais de 330.000 páginas de documentos do Comitê Popular Provincial e dos Departamentos de Educação e Treinamento, Ciência e Tecnologia, criando uma premissa para a próxima fase.

O destaque do modelo Bac Ninh é a integração da infraestrutura de armazenamento digital com segurança descentralizada multicamadas. O sistema não só permite consultas rápidas, como também rastreia registros de acesso, detecta anormalidades e protege totalmente os dados originais. Este é um critério importante no contexto da promoção da Estratégia Nacional de Dados para 2030 pelo Governo, que exige que as localidades transformem o modelo de armazenamento de "guarda de documentos" para "gestão de ativos de dados".

De uma perspectiva mais ampla, Bac Ninh está moldando um modelo de armazenamento inteligente em que dados do passado se tornam um recurso para o futuro. Quando documentos históricos são digitalizados, vinculados e protegidos, eles não apenas servem para o trabalho administrativo, mas também criam uma base para aplicações analíticas, previsões, pesquisa de políticas e educação em história local.

No geral, o projeto de digitalização de arquivos de Bac Ninh demonstra uma abordagem sustentável para a transformação digital, não apenas "convertendo papel em dados", mas "convertendo documentos em conhecimento, conhecimento em valor". Quando todo o processo de arquivamento, pesquisa e gerenciamento de registros é automatizado e transparente, Bac Ninh não apenas preserva a memória administrativa local, mas também cria uma plataforma de dados para um governo inteligente, atendendo pessoas e empresas de forma mais eficaz na era digital.

Centro de Comunicação Científica e Tecnológica

Fonte: https://mst.gov.vn/so-hoa-du-lieu-nang-cao-tien-ich-bao-mat-va-gia-tri-tri-thuc-cua-bac-ninh-197251021190245633.htm