A tarefa de reorganizar o aparato e as unidades administrativas, especialmente a reorganização das unidades administrativas distritais e municipais, é uma política importante com significado estratégico para a racionalização do aparato e o aumento da eficácia e eficiência da gestão. No entanto, esse processo acarreta e acarretará desafios significativos no âmbito dos procedimentos administrativos.
Especificamente, as mudanças nas divisões administrativas, nomes e regulamentações relacionadas têm confundido cidadãos e empresas, levando a um aumento nas consultas e nos procedimentos administrativos. Além disso, no contexto da redução do quadro de funcionários, os servidores públicos precisam se adaptar simultaneamente a novos procedimentos operacionais e lidar com o volume crescente de documentos, o que gera uma pressão significativa e aumenta o risco de atrasos e erros.
Para enfrentar esses desafios de forma eficaz, garantir um processo de reestruturação tranquilo e transparente, minimizar os transtornos para cidadãos e empresas e otimizar os recursos administrativos, o Grupo de Correios e Telecomunicações do Vietnã (VNPT) desenvolveu aplicativos de IA especializados para apoiar o processamento eficiente de procedimentos administrativos durante o período de transição.
Serviços "personalizados" para cidadãos e empresas.
O "Assistente Virtual Cidadão-Empresa" é uma plataforma integrada de IA que funciona como um ponto de contato digital único e inteligente, oferecendo suporte abrangente a cidadãos e empresas em todos os procedimentos administrativos decorrentes do processo de fusão.
Com sua função de atendimento automatizado 24 horas por dia, 7 dias por semana, este aplicativo utiliza tecnologia de processamento de linguagem natural (PLN) para entender e responder com precisão e instantaneamente a milhares de perguntas de cidadãos e empresas sobre novas divisões administrativas, alterações de nome e ajustes necessários em documentos (registro de domicílio, carteira de identidade, alvará de funcionamento, título de uso do solo, etc.). O aplicativo também fornece informações sobre novas políticas e regulamentações decorrentes de fusões de forma clara e personalizada para cada caso.
Por outro lado, com base nas informações fornecidas pelo usuário (tipo de documento a ser alterado, endereço antigo/novo, tipo de negócio), a IA identificará automaticamente os procedimentos administrativos a serem realizados e fornecerá instruções detalhadas, passo a passo, sobre quais documentos preparar. Também fornecerá links diretos para os formulários eletrônicos a serem preenchidos e até mesmo auxiliará no preenchimento automático de parte das informações, caso os dados já estejam disponíveis no banco de dados nacional, minimizando erros e economizando tempo para os cidadãos.
Este sistema de IA também coleta, analisa e atualiza automaticamente os documentos legais e comunicados mais recentes de ministérios, departamentos e localidades relacionados a fusões, garantindo que as informações sejam sempre precisas e oportunas para cidadãos e empresas.
Graças a essas funções, o aplicativo de IA "Assistente Virtual Cidadão-Empresarial" reduzirá significativamente a carga de sessões diretas de perguntas e respostas para os funcionários responsáveis por lidar com procedimentos administrativos, liberando seu tempo para se concentrarem no processamento de arquivos complexos que exigem avaliação aprofundada.
O aplicativo também contribui para melhorar a satisfação e a experiência de cidadãos e empresas, permitindo que eles busquem informações e realizem procedimentos administrativos de forma proativa, a qualquer hora e em qualquer lugar, minimizando tempos de espera e deslocamentos, além de gerar transparência e confiança. Em particular, o aplicativo garante a consistência e a precisão das informações, limitando situações em que diferentes locais apresentam interpretações distintas, causando confusão e promovendo equidade para todas as partes.
A IA auxilia no processamento de procedimentos administrativos.
A VNPT também desenvolveu uma série de aplicações de IA profundamente integradas ao sistema de processamento de procedimentos administrativos para ajudar os funcionários e servidores públicos a lidar com os procedimentos administrativos de forma mais eficiente durante o período de transição.
Em primeiro lugar, há o sistema de IA que auxilia na classificação e verificação inteligente de documentos. Essas IAs utilizam a tecnologia de "visão computacional" para escanear, reconhecer e ler automaticamente informações de diversos tipos de documentos e arquivos; classificam automaticamente os arquivos, extraem dados e verificam sua validade de acordo com as novas normas e formulários da unidade administrativa unificada; em seguida, alertam automaticamente sobre deficiências, discrepâncias ou arquivos inválidos, ajudando os funcionários a detectar problemas precocemente e solicitar complementações em tempo hábil, reduzindo a taxa de devolução de arquivos.
Em seguida, a IA auxilia na tomada de decisões e no processamento de documentos. Essa IA analisa dados de documentos, compara-os com as regulamentações pertinentes e sugere soluções ou próximos passos para os funcionários. Em casos complexos, a IA pode destacar pontos importantes ou fornecer documentos legais relevantes para consulta dos funcionários, agilizando o processo de revisão.
Por fim, há relatórios e estatísticas automatizados com inteligência artificial. Assim, o aplicativo compilará automaticamente dados do processo de recebimento e tratamento de procedimentos administrativos (número de arquivos, tempo médio de processamento, tipos de procedimentos administrativos mais frequentes, erros comuns etc.).
Isso gera relatórios estatísticos visuais em tempo real, proporcionando aos líderes e departamentos locais uma visão abrangente da eficácia dos procedimentos administrativos, facilitando a identificação de gargalos e o fornecimento de orientação e direcionamento oportunos.
Resultados de testes em situações reais demonstram que esses sistemas de IA melhoraram significativamente a produtividade dos funcionários, reduzindo tarefas manuais, repetitivas e propensas a erros, permitindo que eles se concentrem em suas funções profissionais e resolvam problemas mais complexos; garantindo transparência e imparcialidade nos procedimentos administrativos, uma vez que os processos são digitalizados e controlados por IA, minimizando interferências subjetivas e riscos negativos; e fornecendo dados precisos e oportunos para a gestão, apoiando líderes locais e de base na tomada de decisões operacionais rápidas e eficazes com base em dados reais.
Experimente uma administração digital moderna, rápida e eficiente.
O programa piloto de aplicação de IA para apoiar procedimentos administrativos na cidade de Ho Chi Minh , em maio de 2025, apresentou muitos resultados positivos. Especificamente: o tempo necessário para receber e responder às solicitações foi significativamente reduzido; cidadãos e empresas recebem suporte mais preciso, reduzindo a necessidade de múltiplas visitas; e os funcionários ganharam ferramentas adicionais para processar as solicitações de forma mais proativa e eficiente.
Assim, o sistema de IA auxiliou no processamento de uma média de 10.000 a 13.000 solicitações enviadas diretamente pelos cidadãos a cada dia, economizando cerca de 1.400 horas por dia, mais de 30.800 horas por mês e 369.600 horas por ano em tempo de processamento, o equivalente ao trabalho de aproximadamente 175 funcionários.
Além disso, as aplicações de IA também auxiliam no processamento de uma média de 5.000 a 6.000 solicitações online por dia, economizando cerca de 550 horas por dia, 12.100 horas por mês e 145.200 horas por ano em tempo de processamento, o equivalente ao trabalho de quase 70 funcionários.
Além disso, quando cidadãos e empresas acompanham o andamento de procedimentos administrativos, podem consultar e visualizar suas informações na plataforma de transações do ChatBot, aprimorando a experiência geral. A aplicação de IA ao Portal de Serviços Públicos e ao Sistema de Informação de Resolução de Procedimentos Administrativos otimizou processos, reduziu tempos de espera e custos de processamento, e garantiu um atendimento rápido, transparente e dedicado ao público.
Para a VNPT, a IA não é apenas uma tendência, mas uma estratégia de longo prazo lançada desde o início. A VNPT entende que dominar a tecnologia de IA não se conquista com ações precipitadas; requer investimento sistemático, sustentável e visionário. A VNPT identificou claramente três pilares que precisam de investimento: pessoas, infraestrutura e dados. Para que a IA se desenvolva de fato, o financiamento por si só não basta; mecanismos flexíveis, políticas específicas e um compromisso firme com a ação também são necessários.
As tecnologias de IA desenvolvidas pela VNPT são integradas em produtos e serviços específicos, firmemente incorporados ao ecossistema digital implementado para o governo, cidadãos e empresas. É graças a esse processo prático que a tecnologia de IA da VNPT está em constante aprimoramento e seus profissionais de IA estão se tornando cada vez mais experientes.
De acordo com o jornal THAI LINH/Nhan Dan
Link para o artigo originalFonte: https://baovanhoa.vn/nhip-song-so/ung-dung-ai-nang-cao-hieu-qua-giai-quyet-thu-tuc-hanh-chinh-143013.html
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