Ultimele instrucțiuni privind procedurile administrative

Circulara este alcătuită din 17 articole, în special regulamentele privind procedurile interne și procedurile electronice de gestionare a procedurilor administrative; fotocopierea documentelor în copii electronice; extragerea datelor din documente; și oprirea implementării procedurilor administrative.

Cele mai recente îndrumări privind efectuarea procedurilor administrative în cadrul mecanismului ghișeului unic și al ghișeelor unice interconectate.

Proceduri interne, proceduri electronice în soluționarea procedurilor administrative

În ceea ce privește dezvoltarea procedurilor interne și a procedurilor electronice în gestionarea procedurilor administrative, Circulara prevede:

Principii pentru dezvoltarea procedurilor interne de gestionare a procedurilor administrative, aplicând Sistemul de Management al Calității conform Standardelor Naționale operațiunilor agențiilor și organizațiilor din sistemul administrativ de stat. Asigurarea simplificării, restructurării procedurilor, reutilizării datelor și implementării indiferent de limitele administrative, conform foii de parcurs, în conformitate cu reglementările legale și practicile de implementare; implementarea la timp odată cu intrarea în vigoare a regulamentelor de procedură administrativă.

Pentru ministere și agenții la nivel ministerial, procesul intern de gestionare a procedurilor administrative va fi implementat după cum urmează: unitatea specializată va prezida și se va coordona cu unitățile relevante pentru a revizui și dezvolta procesele interne de gestionare a procedurilor administrative pentru procedurile administrative aflate sub autoritatea sa; se va consulta cu unitățile specializate privind controlul procedurilor administrative pentru a fi finalizat înainte de a-l supune ministrului sau șefului agenției la nivel ministerial spre aprobare.

Pentru localități, agențiile specializate din cadrul Comitetului Popular provincial vor prezida și se vor coordona cu agențiile relevante pentru a revizui și dezvolta proceduri interne de gestionare a procedurilor administrative aflate sub jurisdicția nivelului provincial și comunal; se vor consulta cu agențiile și unitățile specializate privind controlul procedurilor administrative, înainte de a le supune spre aprobare Președintelui Comitetului Popular provincial.

Pe baza procedurilor interne aprobate, Ministrul, Șeful agenției la nivel ministerial, Președintele Comitetului Popular Provincial va conduce dezvoltarea și promulgarea procedurilor electronice pentru gestionarea procedurilor administrative în software-ul Sistemului Informatic de Gestionare a Procedurilor Administrative la nivel ministerial și provincial, pentru aplicarea uniformă în ministere, sucursale și localități, îndeplinind cerințele pentru implementarea la timp odată cu intrarea în vigoare a regulamentelor de procedură administrativă.

Regulamente privind fotocopierea în versiune electronică, extragerea datelor de pe hârtie

În ceea ce privește fotocopierea documentelor în versiuni electronice, Circulara prevede:

Fotocopierea documentelor în copii electronice, așa cum este prevăzut la articolul 17, punctul c, clauza 1, din Decretul nr. 118/2025/ND-CP, se efectuează în conformitate cu prevederile articolului 8, clauzele 1 și 2, din Circulara nr. 01/2023/TT-VPCP din 5 aprilie 2023 a ministrului, șefului cabinetului guvernamental, de stabilire a unui număr de măsuri și conținuturi pentru implementare în digitalizarea înregistrărilor, a rezultatelor procedurilor administrative și a efectuării procedurilor administrative în mediul electronic (denumită în continuare Circulara nr. 01/2023/TT-VPCP).

Cazuri în care nu este necesară realizarea de copii electronice: documente depuse pentru efectuarea procedurilor administrative în mediul electronic; documente și acte care necesită prezentare doar la depunerea documentelor de procedură administrativă; rezultatele examinării, verificării și răspunsurilor la avizele agențiilor și unităților care participă la procesul de gestionare a procedurilor administrative, cu excepția cazurilor în care legile specializate prevăd altfel; documente și acte confidențiale prevăzute de lege.

În ceea ce privește reglementările privind extragerea datelor din documente, Circulara prevede:

Extragerea și actualizarea informațiilor și datelor electronice prevăzute la articolul 19, clauza 2, din Decretul nr. 118/2025/ND-CP se efectuează în conformitate cu prevederile articolului 9 din Circulara nr. 01/2023/TT-VPCP.

Nu extrageți date pentru documente și lucrări: partajate sub formă de date de bazele de date naționale, bazele de date specializate, Portalul Național al Serviciilor Publice, Sistemul Informațional de Rezolvare a Procedurilor Administrative la nivel ministerial și provincial și care au valoare juridică; documente care sunt componente ale dosarelor de soluționare a procedurilor administrative depuse sub formă de fotocopii, copii certificate, cu excepția copiilor electronice certificate după original; documente și lucrări care necesită prezentare doar la depunerea dosarelor de procedură administrativă; documente și lucrări confidențiale conform prevederilor legii.

Circulara reglementează, de asemenea, suspendarea procedurilor administrative, în special după cum urmează:

Imediat după primirea unei cereri de încetare a efectuării procedurilor administrative direct sau prin poștă din partea unei organizații sau persoane fizice, conform articolului 21, clauza 1, din Decretul nr. 118/2025/ND-CP, Departamentul Unic unde este primit dosarul este responsabil pentru verificarea stării și a rezultatelor gestionării procedurii administrative.

În cazul în care nu există o decizie de soluționare a procedurilor administrative sau un document care să notifice rezultatele soluționării procedurii administrative, Departamentul Unic unde este primit dosarul este responsabil pentru notificarea suspendării soluționării dosarului, conform formularului de notificare de suspendare a soluționării dosarului prevăzut în prezenta Circulară.

Portalul Național al Serviciilor Publice notifică suspendarea procedurilor administrative din sistem la cererea organizațiilor și a persoanelor fizice și în conformitate cu prevederile articolului 21, clauza 2, din Decretul nr. 118/2025/ND-CP, conform Formularului de notificare privind suspendarea prelucrării dosarelor prevăzut în prezenta Circulară.

Prezenta Circulară intră în vigoare la data emiterii (15 septembrie 2025).

Conform ziarului guvernamental

• Vezi linkul sursă: https://baochinhphu.vn/huong-dan-moi-nhat-ve-thuc-hien-thu-tuc-hanh-chinh-theo-co-che-mot-cua-mot-cua-lien-thong-102250915170618205.htm

Sursă: https://baobacninhtv.vn/huong-dan-moi-nhat-ve-thuc-hien-thu-tuc-hanh-chinh-postid426525.bbg