Este strict interzisă confiscarea, transferul sau distrugerea documentelor în timpul procesului de restructurare organizațională.

(NLĐO) - Predarea documentelor și a bazelor de date de documente după reorganizarea structurii organizatorice s-a efectuat în conformitate cu reglementările legislației arhivistice privind autoritatea de gestionare.

Ministerul de Interne a trimis recent un document Comitetelor Populare din provincii și orașe administrate central privind consolidarea managementului documentelor și arhivelor în timpul procesului de reorganizare a structurii organizatorice a sistemului politic, în conformitate cu Concluzia nr. 127-KL/TW a Biroului Politic.

Prin urmare, Ministerul de Interne solicită președinților Comitetelor Populare din provincii și orașe să îndrume urgent implementarea mai multor sarcini urgente pentru consolidarea managementului documentelor și a arhivării în timpul procesului de reorganizare a aparatului administrației locale.

Toate documentele și bazele de date de documente generate în cadrul activităților agențiilor și organizațiilor trebuie gestionate centralizat, uniform și în siguranță, în conformitate cu fiecare colecție de arhivă; documentele și bazele de date de documente ale oricărei agenții sau organizații trebuie catalogate și compilate în conformitate cu colecția de arhivă a agenției sau organizației respective.

„Agenția sau organizația își va închide arhivele de la data încetării activității. Agenția sau organizația nu va emite documente administrative din cadrul autorității sale de la data intrării în vigoare a deciziei autorității competente privind fuziunea sau încetarea activității”, se arată clar în documentul Ministerului de Interne.

Înainte și pe durata reorganizării aparatului administrativ, Ministerul de Interne solicită ca documentele și bazele de date să continue să fie păstrate în arhivele arhivelor istorice provinciale și în arhivele unităților administrative (sau locațiile actuale de depozitare) anterioare reorganizării.

Deținerea, transferul sau distrugerea neautorizată a documentelor și a bazelor de date cu documente este strict interzisă; deteriorarea sau pierderea documentelor și a bazelor de date cu documente în timpul procesului de restructurare organizațională este, de asemenea, interzisă.

Conform Ministerului de Interne, arhivele istorice la nivel provincial sunt responsabile de primirea și coordonarea cu șefii agențiilor, organizațiilor și unităților administrative pentru a continua conservarea tuturor documentelor de arhivă și a bazelor de date cu documente din provincie, fie la fața locului, fie temporar într-o locație centralizată, și de predarea documentelor către noile agenții, organizații și unități administrative după restructurarea organizațională, în conformitate cu autoritatea lor de management.

În plus, predarea documentelor și a bazelor de date cu documente după restructurarea organizațională s-a efectuat în conformitate cu reglementările legislației arhivistice privind autoritatea de gestionare.

Ministerul de Interne a solicitat, de asemenea, implementarea strictă a reglementărilor legale privind gestionarea și utilizarea sigiliilor oficiale și a certificatelor de semnătură digitală; protejarea secretelor de stat și asigurarea securității informațiilor, documentelor și datelor la îndeplinirea sarcinilor legate de statistică, ambalare, predare, depozitare și utilizare în timpul procesului de reorganizare a structurii organizatorice.

Sursă: https://nld.com.vn/nghiem-cam-chiem-giu-chuyen-giao-huy-tai-lieu-trong-qua-trinh-sap-xep-bo-may-196250320210644217.htm