Ny "one-stop-shop" för Hue-anställda: Ändra ansökningstider

personer-som-sköter-administrativa-förfaranden-på-postkontoret.jpg

Människor utför administrativa förfaranden på postkontoret (Foto: Ngoc Minh)

Inga fler geografiska hinder

Herr Phan Xuan Tan, bosatt i Phong Phu-distriktet i Phong Dien, tog med sig sina dokument och papper till postkontoret med viss tvekan. Tidigare gånger gick han ofta till Phong Phu-distriktets folkkommitté för att utföra administrativa förfaranden, men den här gången var det annorlunda. Han var fast med arbete i Thuan Hoa-distriktet så han stannade till vid postkontoret för att få det behandlat. "Det här är första gången jag har kommit till postkontoret för att utföra administrativa förfaranden. Jag förväntade mig inte att det skulle gå så enkelt och snabbt, och resultaten skulle skickas tillbaka till den ort där jag bor", sa herr Tan.

Herr Tans berättelse är ett typiskt fall som drar nytta av modellen att ”lösa administrativa förfaranden oavsett administrativa gränser” som Hue City just har implementerat. Denna nya modell gör det möjligt för människor att lämna in administrativa förfaranden vid vilken mottagningsplats som helst, oavsett bostadsort eller hushållsregistrering, och få resultaten returnerade till rätt plats.

I många kommuner och stadsdelar har systemet för offentliga tjänster etablerats direkt vid de befintliga kommunala kulturpostkontoren och blivit en "förlängd arm" för att föra offentliga tjänster närmare människorna. Le Van Doai, en pensionerad kader i An Dong-distriktet i Thuan Hoa-distriktet, tvekade att göra online-procedurer eftersom han inte var bekant med tekniken. Nu kan han gå till postkontoret nära sitt hus och få vägledning steg för steg av personalen. "Jag behöver bara ta med originaldokumenten, de kommer att digitalisera dem och skicka dem till mig. Jag får resultaten om några dagar", sa Doai.

Denna modell är inte ett mirakel som plötsligt uppstod. Den är resultatet av en strategisk samarbetsprocess mellan folkkommittén i Hue och Vietnams postbolag.

Minns att i mars, vid undertecknandet av samarbetsavtalet mellan de två sidorna, betonade biträdande sekreterare för stadspartikommittén, ordförande för Hue stads folkkommitté, Nguyen Van Phuong: "Detta är inte bara en överföring av administrativt arbete utan också en vändpunkt för att bygga en proaktiv och tjänande regering."

För närvarande har Hue City 9 huvudpostkontor som tar emot ansökningar oavsett plats, tillsammans med 136 offentliga tjänstemän som täcker alla kommuner och valkretsar. Postpersonalen tar inte bara emot pappersansökningar utan vägleder också människor att skicka in ansökningar online på den nationella portalen för offentlig service eller stadens portal för offentlig service. Ansökningarna digitaliseras och överförs snabbt till behörig myndighet för behandling, varefter resultaten levereras till mottagaren.

Det speciella är att hela processen är säkerställd och hanteras genom specialiserad programvara. Efter att digitaliseringen är klar överlämnas originaldokumenten fortfarande i sitt ursprungliga skick till förvaltningsmyndigheten. Detta säkerställer inte bara laglighet och transparens utan hjälper också statliga myndigheter att minska lagring, göra sökning enklare och, viktigast av allt: Effektivisera apparaten, minska trycket på tjänstemännen i den enda avdelningen.

Förutom praktisk effektivitet skapar modellen också en förändring i medvetandet från båda sidor, både hos folket och regeringen. Om människor tidigare var rädda för krångliga procedurer börjar de nu lita på och proaktivt använda offentliga tjänster online. När det gäller regeringen har den istället för att göra allt överfört en del till kompetenta och specialiserade företag, vilket i sin tur fokuserar mer på kontroll, beslutsfattande och service.

Ändra ditt tillvägagångssätt

Innovationen i den här modellens servicestil ligger inte bara i att ”flytta inlämningspunkten för dokument” utan snarare i att förändra hela tillvägagångssättet för statsförvaltning. Istället för att tvinga människor att komma till regeringen kommer regeringen till folket. Detta är en tydlig manifestation av andan av ”statsservice”, vilket premiärminister Pham Minh Chinh upprepade gånger har betonat.

För att den här modellen verkligen ska förverkligas är det viktiga inte bara processen utan också hur modellen implementeras från gräsrotsnivå. Personalen vid mottagningarna är mestadels posttjänstemän, som direkt "berör" människorna. De behöver utbildas, inte bara i yrkeskunskaper utan också i att lyssna och förklara för att skapa en känsla av förtroende och vänlighet. Dessutom måste IT-systemet fungera stabilt och smidigt koppla samman nivåer och sektorer. Bara en lös länk kan göra att människor måste vänta många fler dagar, vilket minskar deras förtroende för reformen.

Och naturligtvis behöver människors vanor också tid att förändras. Att gå till postkontoret för att utföra administrativa förfaranden istället för att gå till valkretsen eller kommunen är en ny sak. Om människor vill använda tjänsten på ett frikostigt sätt måste regeringen och relaterade enheter fortsätta att ständigt kommunicera, vägleda och ledsaga. När förtroendet är fullt byggt upp kommer den offentliga förvaltningen verkligen att vara närmare människorna än några geografiska gränser.

Enligt Chu Quang Hao, generaldirektör för Vietnam Post Corporation, är Hue en av de orter som seriöst och systematiskt implementerar denna modell. ”Vi är fast beslutna att mobilisera maximala resurser och säkerställa nätverks- och informationssäkerhet. Den smidiga samordningen med myndigheterna i Hue stad kommer att bidra till att modellen inte bara blir tekniskt korrekt utan också uppfyller sociala krav”, delade Hao vid undertecknandet av avtalet mellan Hue stad folkkommitté och Vietnam Post Corporation i mars.

För närvarande har 39 provinser och städer över hela landet överfört en del av sina offentliga administrativa uppgifter till postkontoret. Hue City är den ort som utformade modellen i riktning mot att nära knyta samman postkontoret och statliga myndigheter, inte bara på stadsnivå utan även ner på kommun- och valdistriktsnivå – ett hållbart steg i processen för verklig digital omvandling.

Le Tho (huengaynay.vn)

Källa: https://vnpost.vn/vi/hanh-chinh-cong/mot-cua-moi-cua-nguoi-dan-hue-doi-diem-nop-ho-so-doi-ca-tu-duy-quan-ly