Datadigitalisering: Ökad nytta, säkerhet och kunskapsvärde i Bac Ninh

Datadigitalisering handlar inte bara om att förändra lagringsmetoder, utan också om ett strategiskt steg framåt inom kunskapshantering inom moderna myndigheter. I Bac Ninh ger digitaliseringen av historiska arkiv tydliga resultat: mer än 3,6 miljoner sidor dokument har konverterats till elektroniska data, vilket hjälper människor och organisationer att enkelt söka, vilket minskar handläggningstiden dussintals gånger, samtidigt som säkerhet och juridiskt värde förbättras. Från ett skrymmande pappersarkiv har Bac Ninh skapat ett "digitalt kunskapslager" - en plattform för att betjäna e-förvaltning, digital ekonomi och digitalt samhälle i den digitala eran.

Om det tidigare tog timmar av sökning i ett pappersarkiv att söka upp en personlig handling, ett administrativt beslut eller data om doktorander, krävs det nu bara några få sökord och några minuter för att systemet ska returnera korrekta, fullständiga och juridiskt giltiga resultat. Fallet med Ms. Nguyen Thi Thu Huong, lärare vid Ngo Si Lien Secondary School, är ett typiskt exempel: Med sökkommandot "Beslut att avsluta praktik för Ms. Nguyen Thi Thu Huong" hämtades filen från 1993 på mindre än tre minuter. Eller som Ms. Pham Thi Ngoc Ha, lärare vid Ngoc Son Secondary School, enkelt hittade listan över utexaminerade från 1969-1985 med bara några få sökoperationer.

Från 2022 till 2024 har Bac Ninhs inrikesdepartement samarbetat med en konsultenhet för att driftsätta programvaran för elektronisk arkivhantering, och finslipat funktionerna för datainmatning, sökning, åtkomstbehörighet och ändringsövervakning. Mer än 31 300 register, motsvarande 3,3 miljoner A4-sidor, har digitaliserats, främst direktiv och administrativa dokument från provinsens folkkommitté och avdelningar och filialer under perioden 1948-2014. Varje år har i genomsnitt mer än en miljon läsare tillgång till systemet, med 1 500 online-filanvändningar, vilket visar den praktiska effektiviteten hos det elektroniska arkivet.

Enligt Dang Quang Son, chef för Bac Ninh Historical Archives Center No. 1, bidrar digital teknik till att förkorta söktiden med 20–30 gånger jämfört med tidigare, samtidigt som säkerheten säkerställs tack vare åtkomstkontroll, användarauktorisering och registrering av ändringshistorik. ”Varje dokument som hittas är inte bara ett administrativt dokument, utan också en del av ett bevarat minne, ett återställt juridiskt värde och ett bevis på effektiviteten i digital transformation”, betonade Son.

Bygga en digital kunskapsbas – bevara värdet

Projektet att digitalisera arkivdokument syftar inte bara till att förbättra arbetsmetoderna utan också till att omvandla modellen från "traditionella arkiv" till "modern kunskapshantering". Från ett separat dokumentlager har Bac Ninh Historical Archives Center No. 1 bildat ett sammankopplat dataekosystem, där varje dokument, resolution, officiell deklaration och tjänstemannaakt är taggad och länkad efter tid, utfärdande myndighet, område och ämne. Att bygga ett "kunskapsarkiv" hjälper användare att utnyttja information i sitt sammanhang, vilket öppnar upp möjligheten att analysera, sammanställa statistik och tillämpa data för många ändamål: administration, forskning, utbildning , kultur och juridik.

Digitaliseringsresan står dock också inför många utmaningar. Vissa dokument är upp till årtionden gamla och deras fysiska skick är försämrat, vilket gör det svårt att skanna, identifiera och korrigera data. Många dokument saknar sammanfattningar och formatet är inte enhetligt, vilket kräver tidskrävande affärsprocesser. Dessutom tar godkännande av processen, bedömning och acceptans av digitaliserade produkter enligt gällande föreskrifter lång tid, vilket påverkar framstegen. Å andra sidan, eftersom lagringsservern är belägen vid institutionen för vetenskap och teknik, avbryts hanteringen tillfälligt när överföringsledningen har problem. Hittills har andelen digitaliserade dokument bara nått cirka 75 % av de totala dokument som lagras i lagret (från och med 2020), medan centret fortfarande tar emot en stor mängd nya dokument varje år.

För att övervinna denna begränsning och fortsätta att utöka skalan har folkkommittén i Bac Ninh-provinsen godkänt projektet "Digitalisering av dokument vid provinsens historiska arkiv för perioden 2025-2029" med en total budget på cirka 23 miljarder VND, med målet att digitalisera ytterligare 3,8 miljoner A4-sidor med administrativa dokument från provinsens folkkommitté samt avdelningar och filialer. Detta är ett viktigt steg för att slutföra hela provinsens digitala administrativa datalager, och gå mot modellen "Elektronisk förvaltning - elektronisk lagring - som betjänar elektroniska medborgare".

Enligt planen kommer inrikesdepartementet att ta ledningen i implementeringen och samordningen med relevanta myndigheter och enheter för att säkerställa datas noggrannhet, fullständighet och säkerhet. Bac Ninh Historical Archives Center No. 1 ansvarar för att välja välrenommerade teknikpartners, organisera specialiserade digitaliseringsteam och främja kommunikation för att vägleda medborgarna i hur digitaliserad data utnyttjas. I mitten av 2025 har centret digitaliserat mer än 330 000 sidor dokument från provinsens folkkommitté och departementen för utbildning, vetenskap och teknik, vilket skapar en förutsättning för nästa fas.

Höjdpunkten i Bac Ninh-modellen är integrationen av digital lagringsinfrastruktur med flerskiktad decentraliserad säkerhet. Systemet möjliggör inte bara snabb sökning utan spårar även åtkomstloggar, upptäcker avvikelser och skyddar originaldata absolut. Detta är ett viktigt kriterium i samband med att regeringen främjar den nationella datastrategin till 2030, som kräver att kommuner omvandlar lagringsmodellen från "dokumenthantering" till "datatillgångshantering".

Ur ett bredare perspektiv formar Bac Ninh en smart lagringsmodell där historisk data blir en resurs för framtiden. När historiska dokument digitaliseras, länkas och säkras, tjänar de inte bara administrativt arbete, utan skapar också en grund för analytiska tillämpningar, prognoser, policyforskning och lokalhistorisk utbildning.

Sammantaget visar Bac Ninhs arkivdigitaliseringsprojekt ett hållbart tillvägagångssätt för digital transformation, inte bara genom att "konvertera papper till data", utan genom att "konvertera dokument till kunskap, kunskap till värde". När hela processen med arkivering, sökning och hantering av register är automatiserad och transparent, bevarar Bac Ninh inte bara det lokala administrativa minnet utan skapar också en dataplattform för en smart regering som betjänar människor och företag mer effektivt i den digitala tidsåldern.

Centrum för vetenskaps- och teknikkommunikation

Källa: https://mst.gov.vn/so-hoa-du-lieu-nang-cao-tien-ich-bao-mat-va-gia-tri-tri-thuc-cua-bac-ninh-197251021190245633.htm