การเปลี่ยนแปลงทรัพยากรมนุษย์สู่ดิจิทัล: 'คอขวด' ไม่ได้อยู่ในซอฟต์แวร์

แม้ว่าการเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัลจะถือเป็นกุญแจสำคัญในการยกระดับประสิทธิภาพการบริหารจัดการ แต่ธุรกิจในเวียดนามหลายแห่งยังคงประสบปัญหาระหว่างซอฟต์แวร์กับเอกสาร ระหว่างข้อมูลกับนิสัยเดิมๆ เทคโนโลยีมีการลงทุนแต่ไม่ได้ช่วยปลดปล่อยแรงงาน และยังสร้างแรงกดดันให้กับฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) มากขึ้น

ธุรกิจต่างๆ จำเป็นต้องจ้างพนักงานจำนวนมากในช่วงเดือนสุดท้ายของปี

เทคโนโลยียังไม่เข้าถึงธุรกิจ

การเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลในด้านทรัพยากรบุคคลถูกกล่าวถึงว่าเป็นแนวโน้มที่หลีกเลี่ยงไม่ได้มาหลายปีแล้ว แต่เมื่อนำมาปฏิบัติจริงกลับต้องเผชิญกับอุปสรรคมากมาย ในหลายบริษัท การซื้อซอฟต์แวร์การจัดการทรัพยากรบุคคล การติดตั้งระบบข้อมูล แต่กระบวนการทำงานแบบเดิมยังคงเดิม ทำให้งานไม่เพียงแต่ลดลง แต่ยังเพิ่มขึ้นเป็นสองเท่าอีกด้วย

คุณมินห์ ธี ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลของบริษัทแห่งหนึ่งที่เชี่ยวชาญด้านการผลิตชิ้นส่วนรถยนต์ในเขตอุตสาหกรรมส่งออกเตินถ่วน (นคร โฮจิมินห์ ) กล่าวว่า บริษัทมีซอฟต์แวร์ HRM มาสามปีแล้ว แต่บันทึกข้อมูลทั้งหมดยังคงต้องบันทึกไว้ในกระดาษควบคู่กัน ทุกเดือน ฝ่ายทรัพยากรบุคคลต้องประมวลผลบันทึกการลาออก การจ้างงานใหม่ การประเมินทดลองงาน การบันทึกเวลา สวัสดิการ ฯลฯ จำนวนมาก แต่ข้อมูลที่ป้อนในซอฟต์แวร์เป็นเพียงเพื่อ "การเปรียบเทียบ" เท่านั้น และการตัดสินใจขั้นสุดท้ายก็ยังคงอยู่บนกระดาษ

“เมื่อก่อนการลงมือทำเองเป็นเรื่องยาก แต่เดี๋ยวนี้มีซอฟต์แวร์แล้ว เรายังต้องลงมือทำเองอยู่ เพราะกลัวผิดพลาด ดังนั้นจึงยากขึ้นเป็นสองเท่า” คุณมินห์ ธี กล่าวเสริม

ที่บริษัท Hanwan จำกัด ในเขต Tan Binh คุณ Nguyen Ha พนักงานฝ่ายทรัพยากรบุคคลของบริษัทแห่งนี้ กล่าวว่า บริษัทต้องการเปลี่ยนรูปแบบการทำงานเป็นดิจิทัล แต่เพื่อประหยัดต้นทุน จึงเลือกใช้ซอฟต์แวร์ราคาถูกที่มีฟังก์ชันจำกัด ไม่เชื่อมโยงกับระบบบันทึกเวลาและเงินเดือน ทำให้พนักงานต้องป้อนข้อมูลด้วยตนเองซ้ำสองครั้ง

นอกจากนี้ ผู้นำของบริษัทยังคงคุ้นเคยกับการบริหารงานโดยอาศัยความรู้สึก “ชอบมองหน้าเพื่อมอบหมายงาน” ดังนั้นรายงานทางเทคโนโลยีจึงเป็นเพียงพิธีการ “เจ้านายยังคงเชื่อมั่นในเอกสารมากกว่าซอฟต์แวร์ ดังนั้นระบบดิจิทัลจึงมีไว้เพื่อการนำเสนอเท่านั้น” คุณฮากล่าว

คนงานยังต้องแจ้งเป็นเอกสารเมื่อดำเนินการตามขั้นตอนการบริหารราชการ

ในทำนองเดียวกัน คุณเหงียน จ่อง ได ผู้อำนวยการฝ่ายทรัพยากรบุคคล บริษัท ได ถั่น เปเปอร์ กล่าวว่า เมื่อธุรกิจต่างๆ กำลังปรับเปลี่ยนสู่ดิจิทัล ธุรกิจต่างๆ จะต้องเผชิญกับความยากลำบากในการสรรหาบุคลากรที่มีประสบการณ์ แม้ว่าจะมีโปรไฟล์บนโซเชียลมีเดียและแพลตฟอร์มสรรหาบุคลากรมากมาย แต่ข้อมูลเหล่านั้นก็ไม่ใช่ข้อมูลที่แท้จริง

“หลายคนมีโปรไฟล์ที่ดีและตำแหน่งที่น่าประทับใจ แต่เมื่อเริ่มทำงาน ความสามารถที่แท้จริงของพวกเขากลับมีเพียงประมาณ 40% เท่านั้น การตรวจสอบสถานที่ทำงานเดิมของพวกเขาก็เป็นเรื่องยาก เพราะบริษัทต่างๆ มักไม่แบ่งปันข้อมูลบุคลากรให้กัน” คุณ Trong Dai กล่าวเสริม

รายงานของ ABeam Consulting ระบุว่า แม้ว่า 68% ของบริษัทในเวียดนามมีแผนที่จะลงทุนในระบบบริหารทรัพยากรบุคคล (HRIS) แต่ส่วนใหญ่ยังคงใช้ Excel ในการจัดการข้อมูล โดยข้อมูลกระจัดกระจายและขาดการเชื่อมโยง ซึ่งทำให้เทคโนโลยีไม่ได้มีบทบาทสนับสนุน แต่กลับกลายเป็นภาระ เรื่องราวเหล่านี้แสดงให้เห็นว่าปัญหาใหญ่ที่สุดไม่ใช่การขาดแคลนเทคโนโลยี แต่คือการที่ผู้คนไม่ได้เปลี่ยนแปลงวิธีการทำงาน กระบวนการต่างๆ ไม่ได้รับการปรับโครงสร้างใหม่ ข้อมูลไม่ได้มาตรฐาน และผู้นำยังไม่ได้เสริมศักยภาพระบบปฏิบัติการดิจิทัลอย่างเต็มที่

เปลี่ยนวิธีคิดเพื่อให้บริการผู้คน

ประเด็นการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลในการบริหารจัดการทรัพยากรบุคคลจำเป็นต้องพิจารณาจากมุมมองเชิงกลยุทธ์ รายงานของธนาคารโลกระบุว่า 63% ของธุรกิจในเอเชียตะวันออกเฉียงใต้ประสบปัญหาในการสรรหาบุคลากรที่มีทักษะที่เหมาะสม นอกจากนี้ อัตราการเปลี่ยนงานในเวียดนามยังคงสูงถึง 20-25% ต่อปี ซึ่งสูงที่สุดในกลุ่มบุคลากรรุ่นใหม่ แสดงให้เห็นว่าการรักษาบุคลากรไว้ไม่ได้ขึ้นอยู่กับเงินเดือนหรือสวัสดิการเพียงอย่างเดียว แต่ยังรวมถึงสภาพแวดล้อมการทำงาน วัฒนธรรมองค์กร และกลไกการพัฒนาอาชีพด้วย

เพื่อแก้ปัญหาการประยุกต์ใช้ เทคโนโลยีดิจิทัล ในการบริหารจัดการทรัพยากรบุคคล คุณแวน ฮวง ตัวแทนจาก ABeam Consulting ได้เสนอแนะให้ธุรกิจต่างๆ ประยุกต์ใช้โมเดล HR Portfolio ซึ่งเป็นโมเดลที่พิจารณาบุคลากรเป็นสินทรัพย์เพื่อการลงทุน แทนที่จะเพียงแค่จัดเก็บบันทึกและประเมิน KPI ธุรกิจเพียงแค่สร้างระบบข้อมูลส่วนกลางเกี่ยวกับทักษะ ความสามารถ ต้นทุนการฝึกอบรม และการวางแผนสืบทอดตำแหน่ง ซึ่งไม่ใช่ซอฟต์แวร์ แต่เป็นวิธีการปรับโครงสร้างความคิดในการบริหารจัดการทรัพยากรบุคคล

ด้วยเหตุนี้ องค์กรบางแห่งในเวียดนามจึงแสดงให้เห็นถึงประสิทธิภาพในการใช้โมเดลนี้เช่นกัน ยกตัวอย่างเช่น Techcombank ได้นำข้อมูลทรัพยากรบุคคลมาใช้เพื่อคาดการณ์ความต้องการด้านกำลังการผลิต ส่งผลให้สามารถวางแผนการสืบทอดตำแหน่งอย่างเป็นระบบและลดอัตราการลาออกของพนักงานรุ่นใหม่ลงได้ 30% บริษัท JUKI Vietnam ได้นำโปรแกรม "Smart Factory HR" มาใช้ โดยสร้างมาตรฐานข้อมูลพนักงาน 5,000 คนแบบเรียลไทม์ด้วยระบบ SAP SuccessFactors ซึ่งช่วยลดข้อผิดพลาดและเพิ่มความโปร่งใสในการประเมินผล...

การประยุกต์ใช้เทคโนโลยีดิจิทัลช่วยลดภาระงานและเพิ่มความสามารถในการบริหารจัดการ

“อนาคตของฝ่ายทรัพยากรบุคคลอยู่ที่การเชื่อมโยงระหว่างบุคคล ข้อมูล และกลยุทธ์ ฝ่ายทรัพยากรบุคคลไม่ได้เป็นเพียงแค่ผู้จัดการไฟล์อีกต่อไป แต่เป็นผู้นำการเปลี่ยนแปลง โดยใช้ข้อมูลเพื่อคาดการณ์ความต้องการทรัพยากรบุคคลและพัฒนาทีมงาน” คุณฮวง วาน กล่าวเสริม

จากมุมมองด้านการบริหารจัดการภาครัฐ รองศาสตราจารย์ ดร. เจิ่น วัน มิงห์ ผู้เชี่ยวชาญด้านการบริหารรัฐกิจ สถาบันบริหารรัฐกิจแห่งชาติ เชื่อว่าการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลจะมีประสิทธิภาพก็ต่อเมื่อมีการปฏิรูปกระบวนการ หากเพียงแค่เพิ่มซอฟต์แวร์เข้าไปในกระบวนการเดิม ก็คงไม่ต่างอะไรกับการขับรถบนถนนชนบท ก่อนการเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัล จำเป็นต้องสร้างมาตรฐานกระบวนการ กำหนดความรับผิดชอบให้ชัดเจน ฝึกอบรมผู้ใช้งาน และโดยเฉพาะอย่างยิ่งการสร้างความเชื่อมั่นในข้อมูล เทคโนโลยีเป็นเพียงเครื่องมือ คนคือพลังขับเคลื่อน เพื่อการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลอย่างมีประสิทธิภาพ ธุรกิจควรดำเนินการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลเป็นขั้นตอน ทดสอบในแผนกเดียว จากนั้นจึงขยายผลโดยอาศัยผลตอบรับและการปรับเปลี่ยนในทางปฏิบัติ แทนที่จะดำเนินการแบบขนานใหญ่

สมาคมธุรกิจนครโฮจิมินห์ระบุว่า หลังจากการควบรวมเขตการปกครอง เอกสารการจดทะเบียนธุรกิจและที่ดินจำนวนมากเกิดความล่าช้า เนื่องจากซอฟต์แวร์ของสำนักงานบริหารส่วนท้องถิ่นมีข้อบกพร่อง เจ้าหน้าที่มีจำนวนน้อย และการดำเนินงานที่ไม่ประสานกัน อัตราความล่าช้าของเอกสารสูงถึง 41% แสดงให้เห็นว่าแม้แต่ภาครัฐที่ให้ความสำคัญกับการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลอย่างมาก ก็ไม่สามารถหลีกเลี่ยงสถานการณ์ "ซอฟต์แวร์ไร้บุคลากร" ได้

ดังนั้น การเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลในการบริหารจัดการทรัพยากรมนุษย์จึงไม่ใช่เรื่องราวของซอฟต์แวร์ที่แข็งแกร่งหรืออ่อนแอ แต่เป็นเรื่องราวของการปรับโครงสร้างองค์กรที่ธุรกิจบริหารจัดการบุคลากร เทคโนโลยีจะมีคุณค่าอย่างแท้จริงก็ต่อเมื่อช่วยลดภาระ เพิ่มผลผลิต และสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่โปร่งใส แทนที่จะทำให้ทุกอย่างซับซ้อนขึ้น เพื่อที่จะประสบความสำเร็จในการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล สิ่งแรกที่ต้องเปลี่ยนแปลงคือแนวคิดและความเชื่อมั่นในข้อมูล

ที่มา: https://baotintuc.vn/van-de-quan-tam/chuyen-doi-so-nhan-su-nut-that-khong-nam-o-phan-mem-20251105163024460.htm