ความพยายามที่จะรับประกันความปลอดภัยของเอกสารที่เก็บถาวรในระหว่างกระบวนการปรับปรุงและเพิ่มประสิทธิภาพของเครื่องมือ

BHG - เมื่อเร็ว ๆ นี้ในกระบวนการจัดเตรียมและปรับกลไกของระบบการเมือง งานเอกสารและจดหมายเหตุ (VTLT) เป็นหนึ่งในประเด็นที่ทุกระดับและทุกภาคส่วนสนใจและให้ความสำคัญ เมื่อวันที่ 17 พฤษภาคม พ.ศ. 2568 โปลิตบูโรและสำนักงานเลขาธิการได้ออกข้อสรุปฉบับที่ 155 เกี่ยวกับภารกิจสำคัญหลายประการในการปรับโครงสร้างของหน่วยงาน ซึ่งจะต้องเน้นการกำกับดูแลการบริหารจัดการและการจัดเก็บบันทึกอย่างใกล้ชิด หลีกเลี่ยงความเสี่ยงในการสูญหาย ผิดที่ หรือทำลายเอกสาร... ซึ่งจะทำให้มั่นใจได้ถึงความปลอดภัยของเอกสารในระหว่างกระบวนการปรับปรุงเครื่องมือ

BHG - เมื่อเร็ว ๆ นี้ในกระบวนการจัดเตรียมและปรับกลไกของระบบ การเมือง งานเอกสารและจดหมายเหตุ (VTLT) เป็นหนึ่งในประเด็นที่ทุกระดับและทุกภาคส่วนสนใจและให้ความสำคัญ เมื่อวันที่ 17 พฤษภาคม พ.ศ. 2568 โปลิตบูโรและสำนักงานเลขาธิการได้ออกข้อสรุปฉบับที่ 155 เกี่ยวกับภารกิจสำคัญหลายประการในการปรับโครงสร้างของหน่วยงาน ซึ่งจะต้องเน้นการกำกับดูแลการบริหารจัดการและการจัดเก็บบันทึกอย่างใกล้ชิด หลีกเลี่ยงความเสี่ยงในการสูญหาย ผิดที่ หรือทำลายเอกสาร... ซึ่งจะทำให้มั่นใจได้ถึงความปลอดภัยของเอกสารในระหว่างกระบวนการปรับปรุงเครื่องมือ

นายเหงียน วัน ฟอง รักษาการหัวหน้ากรมวิธีปฏิบัติราชการประจำจังหวัด กล่าวกับพวกเราว่า “การปฏิบัติตามคำสั่งของส่วนกลางและจังหวัดเกี่ยวกับการเสริมสร้างงานวิธีปฏิบัติราชการในกระบวนการจัดเตรียมและปรับปรุงกลไกของระบบการเมือง กรมได้แนะนำกรมกิจการภายในอย่างจริงจังในการออกหนังสือแจ้งอย่างเป็นทางการเพื่อขอให้หน่วยงานและท้องถิ่นจัดทำสถิติเกี่ยวกับเอกสารและระดับการประมวลผลเอกสาร” พร้อมกันนี้ ให้คำแนะนำเรื่องการรักษาความปลอดภัยของเอกสารและฐานข้อมูลในการรวมและยุติการดำเนินงานของหน่วยงาน กรมกิจการภายในประเทศจัดการประชุมออนไลน์เพื่อให้คำแนะนำแก่หน่วยงานต่างๆ ตั้งแต่ระดับจังหวัดไปจนถึงระดับรากหญ้าในการดำเนินงาน VTLT และการแปลงเอกสารเก็บถาวรเป็นดิจิทัลในกระบวนการปรับปรุงกลไกให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

กรมบันทึกและจดหมายเหตุกำลังทำงานอย่างหนักเพื่อประสานงานการแปลงเอกสารระดับจังหวัดให้เป็นดิจิทัล

ตามสถิติถึงวันที่ 30 มีนาคม 2561 จังหวัดห่าซาง มีหน่วยงานและองค์กรที่ยุติการดำเนินงานเมื่อรวมกิจการเสร็จสิ้น จำนวน 455 แห่ง ได้แก่ กรม สาขา คณะกรรมการ สาขา ศูนย์ภายใต้กรม สาขา หน่วยงานและองค์กรระดับอำเภอ และท้องถิ่นรากหญ้า... จำนวนเอกสารที่สร้างขึ้นระหว่างการดำเนินงานของหน่วยงานและองค์กรมีชั้นวางเอกสารกระดาษประมาณ 54,000 ตร.ม. ซึ่งเอกสารประมาณ 48,000 ฉบับยังไม่ได้รับการแก้ไข แผนที่มากกว่า 200,000 แผนที่ ด้วยจำนวนเอกสารจำนวนมากเช่นนี้ ความท้าทายอย่างยิ่งในการบริหารจัดการความปลอดภัยของเอกสาร

เมื่อวันที่ 15 พฤษภาคม 2568 กระทรวงมหาดไทย ได้ออกหนังสือเวียนฉบับที่ 06 กำหนดมาตราต่างๆ ของกฎหมายว่าด้วยเอกสารสำคัญ โดยกำหนดให้กรมเอกสารสำคัญมีหน้าที่รับเอกสารทั้งหมดของหน่วยงานและหน่วยงานระดับอำเภอที่ได้ยุติการดำเนินงานไปแล้ว ในระยะข้างหน้านี้ หลังจากไม่ได้ดำเนินการในระดับอำเภอ (ซึ่งมีปริมาณเอกสารเก็บถาวรประมาณ 13,000 ลูกบาศก์เมตร) ขณะเดียวกันก็ไม่ได้รับการจัดเก็บถาวรจากหน่วยงานระดับจังหวัด สภาประชาชน และคณะกรรมการประชาชนระดับตำบล จะเป็นปริมาณงานมหาศาลสำหรับการทำงานด้านเอกสารเก็บถาวรของจังหวัด

ตามที่นาย Nguyen Van Phong รักษาการหัวหน้าแผนกการจัดการเอกสารและจดหมายเหตุประจำจังหวัดได้กล่าวไว้ว่า หนึ่งในความยากลำบากในการรับ จัดเก็บ และรักษาเอกสารปริมาณมากดังกล่าวในอนาคตอันใกล้นี้คือปัญหาเรื่องเอกสารในหอจดหมายเหตุ โดยจะทำเช่นนี้ จะต้องใช้พื้นที่คลังสินค้าขนาด 5,200 - 5,500 ตร.ม. พร้อมด้วยระบบชั้นวางจัดเก็บสินค้า ขณะนี้ทรัพยากรบุคคลของกรมฯ มีจำกัดเพียง 18 คน และต้องรับเอกสารจำนวนมากภายในระยะเวลาอันสั้น ทั้งนี้สามารถยืนยันได้ว่ามีความยากลำบากเป็นอย่างมาก และเพื่อให้มั่นใจถึงความปลอดภัยของเอกสารข้อมูล หลีกเลี่ยงการสูญหายและการเปิดเผยเอกสารข้อมูล ตั้งแต่บัดนี้จนถึงเดือนมิถุนายน กรมฯ จะต้องเพิ่มแนวทางปฏิบัติให้เขตและตำบลต่างๆ ในการบรรจุและจัดทำรายการเอกสารเพื่อส่งมอบ

ในระยะข้างหน้านี้ ให้ดำเนินการตามแนวทางของส่วนกลางในการแปลงเอกสารที่ไม่ได้แปลงเป็นดิจิทัลให้แล้วเสร็จก่อนวันที่ 30 มิถุนายน 2568 โดยตามระเบียบแล้ว เอกสารที่แปลงเป็นดิจิทัลจะต้องเป็นเอกสารที่แก้ไขแล้ว ซึ่งขณะนี้เรามีเอกสารที่ยังไม่ได้แก้ไขมากถึง 48,000 เมตร ซึ่งก็ถือเป็นปัญหาใหญ่เช่นกัน ทราบกันดีว่าต้นทุนการแปลงเอกสารเป็นดิจิทัลในปัจจุบันอยู่ที่ประมาณ 21 ล้านดองต่อตารางเมตรของราคาเอกสาร ด้วยเอกสารจำนวนมากขนาดนี้ คงต้องใช้เวลาหลายปีจึงจะแปลงเป็นดิจิทัลได้ จากนี้จะเห็นได้ว่านี่เป็นปัญหาที่ยากลำบากอย่างยิ่งสำหรับกรมทรัพยากรธรรมชาติและสิ่งแวดล้อมจังหวัดในการให้คำแนะนำในการดำเนินงานดังกล่าว ไม่เพียงแต่ห่าซางเท่านั้น แต่ท้องถิ่นต่างๆ ทั่วประเทศยังเผชิญกับความยากลำบากในการแปลงเอกสารเป็นดิจิทัลตามระยะเวลาที่รัฐบาลกลางกำหนดไว้

ภายใต้สภาพปัจจุบันของหอจดหมายเหตุระดับจังหวัด เมื่อระดับอำเภอยุติการดำเนินงานแล้ว กรมหอจดหมายเหตุระดับจังหวัดจะสามารถรับเอกสารในหอจดหมายเหตุได้จาก 2 เขตเท่านั้น คือ เขตซินหมานและเขตด่งวัน เมื่อเผชิญกับความยากลำบากดังกล่าว ตามรายงานของกรมจดหมายเหตุและบันทึกประจำจังหวัด ในสภาวะปัจจุบันที่ไม่สามารถรับเอกสารไปจัดเก็บรวมศูนย์ที่คลังสินค้าของจังหวัดได้ จำเป็นต้องจัดเก็บเอกสารเหล่านั้นในสถานที่ตามกฎระเบียบเพื่อให้สามารถรับเอกสารได้อย่างต่อเนื่อง ดังนั้น เพื่อให้เกิดความปลอดภัยของเอกสาร กรมฯ จะต้องส่งเจ้าหน้าที่ไปตรวจสอบสถานะเอกสารที่เก็บรักษาไว้ในท้องถิ่นเป็นประจำ

เอกสารประวัติศาสตร์ถือเป็นทรัพย์สินที่มีความสำคัญอย่างยิ่ง ด้วยนโยบายปรับปรุงระบบกลไกทางการเมือง เพื่อให้การดำเนินงานด้านการจัดเก็บเอกสารจดหมายเหตุเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพในอนาคต หัวหน้าฝ่ายการจัดเก็บเอกสารจดหมายเหตุประจำจังหวัดได้ให้ความเห็นว่า เมื่อจะรวมจังหวัดเข้าด้วยกัน จะต้องให้ความสำคัญกับการจัดระเบียบรูปแบบของหน่วยงานการจัดเก็บเอกสารจดหมายเหตุประจำจังหวัดให้เหมาะสมกับสภาพการณ์จริง ทั้งนี้ กรมฯ ตลอดจนเจ้าหน้าที่และลูกจ้างแต่ละท่าน จะพยายามให้คำปรึกษาและปฏิบัติงานด้านการคุ้มครองเอกสารในคลังเอกสารให้ดีที่สุด และมุ่งมั่นส่งเสริมการแปลงเอกสารของจังหวัดให้เป็นดิจิทัล

บทความและภาพ : ฟุงเหงียน

ที่มา: https://baohagiang.vn/sap-xep-to-chuc-bo-may-tinh-gon-manh-hieu-luc-hieu-qua/202505/no-luc-dam-bao-an-toan-tai-lieu-luu-tru-trong-qua-trinh-sap-xep-tinh-gon-bo-may-a3f4660/