ภารกิจในการปรับโครงสร้างหน่วยงานและหน่วยงานบริหาร โดยเฉพาะการปรับโครงสร้างหน่วยงานบริหารในระดับอำเภอและตำบล ถือเป็นนโยบายสำคัญที่มีความสำคัญเชิงยุทธศาสตร์ในการปรับปรุงหน่วยงานและปรับปรุงประสิทธิภาพและประสิทธิผลของการบริหารจัดการ อย่างไรก็ตาม กระบวนการนี้ก่อให้เกิดและจะก่อให้เกิดความท้าทายที่สำคัญในสาขาการยุติขั้นตอนการบริหาร
โดยเฉพาะอย่างยิ่ง การเปลี่ยนแปลงขอบเขตการบริหาร ชื่อ และระเบียบที่เกี่ยวข้อง ทำให้เกิดความสับสนและขาดข้อมูลสำหรับประชาชนและธุรกิจ ส่งผลให้มีความจำเป็นต้องสอบถามและดำเนินการตามขั้นตอนการบริหารเพิ่มขึ้นอย่างกะทันหัน นอกจากนี้ ในบริบทของการปรับปรุงระบบการจ่ายเงินเดือน ทีมงานเจ้าหน้าที่และข้าราชการต้องเข้าใจกระบวนการทางธุรกิจใหม่ๆ และจัดการเอกสารที่เพิ่มมากขึ้น ทำให้เกิดความกดดันอย่างมากและมีความเสี่ยงที่จะเกิดความล่าช้าและข้อผิดพลาด
เพื่อรับมือกับความท้าทายเหล่านี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ตรวจสอบให้แน่ใจว่ากระบวนการจัดเตรียมนั้นราบรื่นและโปร่งใส ลดความไม่สะดวกสำหรับประชาชนและธุรกิจ และเพิ่มประสิทธิภาพการใช้ทรัพยากรการบริหาร Vietnam Posts and Telecommunications Group (VNPT) จึงได้พัฒนาแอปพลิเคชัน AI เฉพาะทางเพื่อรองรับการประมวลผลขั้นตอนการบริหารที่มีประสิทธิผลในช่วงระยะเวลาเปลี่ยนผ่าน
“การปรับแต่ง” เพื่อให้บริการแก่บุคคลและธุรกิจ
“Citizen - Business Virtual Assistant” คือแพลตฟอร์ม AI แบบบูรณาการที่ทำหน้าที่เป็นจุดสัมผัสดิจิทัลอัจฉริยะจุดเดียว สนับสนุนประชาชนและธุรกิจอย่างครอบคลุมในประเด็นขั้นตอนการบริหารทั้งหมดที่เกิดจากกระบวนการควบรวมกิจการ
ด้วยความสามารถในการตอบคำถามอัตโนมัติตลอด 24 ชั่วโมงทุกวัน แอปพลิเคชันนี้ใช้เทคโนโลยีการประมวลผลภาษาธรรมชาติ (NLP) เพื่อทำความเข้าใจและตอบคำถามนับพันคำถามจากบุคคลและธุรกิจเกี่ยวกับเขตการปกครองใหม่ การเปลี่ยนชื่อ และเอกสารที่จำเป็นที่ต้องปรับเปลี่ยน (ทะเบียนบ้าน บัตรประจำตัวประชาชน ใบอนุญาตประกอบธุรกิจ ใบรับรองการใช้ที่ดิน ฯลฯ) แอปพลิเคชันยังให้ข้อมูลเกี่ยวกับนโยบายและข้อบังคับใหม่ที่เกิดขึ้นหลังการควบรวมกิจการในรูปแบบที่เข้าใจง่ายและปรับแต่งให้เหมาะกับแต่ละกรณี
ในทางกลับกัน AI จะระบุขั้นตอนการบริหารที่จะดำเนินการโดยอัตโนมัติและให้คำแนะนำโดยละเอียดสำหรับแต่ละขั้นตอนและเอกสารแต่ละฉบับที่ต้องจัดทำ โดยอิงจากข้อมูลที่ผู้ใช้ให้ไว้ (ประเภทของเอกสารที่ต้องเปลี่ยนแปลง ที่อยู่เดิม/ใหม่ ประเภทของธุรกิจ) พร้อมทั้งให้ลิงค์โดยตรงไปยังแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ที่ต้องกรอก และยังรองรับการกรอกข้อมูลบางส่วนโดยอัตโนมัติหากมีข้อมูลจากฐานข้อมูลแห่งชาติอยู่แล้ว ทำให้ลดข้อผิดพลาดและเวลาของบุคลากรได้
นอกจากนี้ ระบบ AI นี้ยังรวบรวม วิเคราะห์ และอัปเดตเอกสารทางกฎหมายและประกาศล่าสุดจากกระทรวง สาขา และท้องถิ่นที่เกี่ยวข้องกับการควบรวมกิจการโดยอัตโนมัติ เพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลมีความถูกต้องและทันท่วงทีต่อบุคคลและธุรกิจเสมอ
ด้วยฟังก์ชั่นต่างๆ ดังกล่าวข้างต้น แอปพลิเคชัน AI “ผู้ช่วยเสมือนสำหรับพลเมือง-องค์กร” จะช่วยลดภาระในการซักถามโดยตรงของเจ้าหน้าที่ที่รับผิดชอบในการจัดการขั้นตอนทางการบริหารได้อย่างมาก ช่วยให้พวกเขามีเวลามากขึ้นในการมุ่งเน้นไปที่การประมวลผลบันทึกที่ซับซ้อนซึ่งต้องมีการประเมินเชิงลึก
นอกจากนี้ แอปพลิเคชันยังช่วยปรับปรุงความพึงพอใจและประสบการณ์ของผู้คนและธุรกิจ ช่วยให้สามารถค้นหาข้อมูลและดำเนินการตามขั้นตอนการบริหารได้ทุกที่ทุกเวลา ช่วยลดการรอคอยและการเดินทาง สร้างความโปร่งใสและความน่าเชื่อถือ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง แอปพลิเคชันยังช่วยให้แน่ใจว่าข้อมูลมีความสม่ำเสมอและถูกต้องแม่นยำ ลดสถานการณ์ที่แต่ละสถานที่อธิบายข้อมูลแตกต่างกัน ทำให้เกิดความสับสน และสร้างความยุติธรรมให้กับทุกวิชา
AI รองรับการประมวลผลขั้นตอนการบริหาร
VNPT ยังได้พัฒนาแอปพลิเคชัน AI ชุดหนึ่งที่ผสานรวมอย่างลึกซึ้งในระบบการประมวลผลขั้นตอนทางการบริหาร เพื่อช่วยให้เจ้าหน้าที่และข้าราชการประมวลผลขั้นตอนทางการบริหารได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นในช่วงระยะเวลาเปลี่ยนผ่าน
ประการแรก มีระบบ AI ที่รองรับการจำแนกและตรวจสอบเอกสารอย่างชาญฉลาด AI เหล่านี้ใช้เทคโนโลยี "คอมพิวเตอร์วิชั่น" เพื่อสแกน ระบุ และอ่านข้อมูลจากเอกสารและเอกสารโดยอัตโนมัติ จัดประเภทเอกสาร ดึงข้อมูล และตรวจสอบความถูกต้องตามกฎระเบียบและรูปแบบใหม่ของหน่วยงานบริหารหลังจากการควบรวมกิจการ จากนั้นแจ้งเตือนโดยอัตโนมัติเกี่ยวกับข้อบกพร่อง ข้อผิดพลาด หรือเอกสารที่ไม่ถูกต้อง ช่วยให้เจ้าหน้าที่ตรวจพบได้เร็วและขอเงินเพิ่มเติมได้ทันเวลา ลดอัตราการส่งคืนเอกสาร
ถัดมาคือ AI ที่ช่วยสนับสนุนการตัดสินใจและการประมวลผลไฟล์ AI เหล่านี้จะวิเคราะห์ข้อมูลจากไฟล์ เปรียบเทียบกับกฎระเบียบที่เกี่ยวข้องเพื่อเสนอแนวทางแก้ไขหรือแนะนำขั้นตอนต่อไปสำหรับเจ้าหน้าที่ ในกรณีที่ซับซ้อน AI สามารถชี้ให้เห็นจุดที่ควรทราบหรือเอกสารทางกฎหมายที่เกี่ยวข้องเพื่อให้เจ้าหน้าที่อ้างอิงได้ ทำให้กระบวนการประเมินรวดเร็วขึ้น
ในที่สุด AI จะทำการรายงานและสถิติโดยอัตโนมัติ ดังนั้น แอปพลิเคชันจะสังเคราะห์ข้อมูลจากกระบวนการรับและประมวลผลขั้นตอนการบริหารโดยอัตโนมัติ (จำนวนระเบียน เวลาประมวลผลโดยเฉลี่ย ประเภทของขั้นตอนการบริหารที่เกิดขึ้นบ่อยที่สุด ข้อผิดพลาดทั่วไป ฯลฯ)
จากนั้นสร้างรายงานสถิติภาพแบบเรียลไทม์ ช่วยให้ผู้นำในพื้นที่ หน่วยงาน และสาขาต่างๆ มีภาพรวมที่ครอบคลุมเกี่ยวกับประสิทธิผลของการยุติขั้นตอนทางการบริหาร ระบุคอขวดได้อย่างง่ายดาย เพื่อกำหนดทิศทางได้ทันท่วงที
ผลลัพธ์จากการทดสอบภาคปฏิบัติแสดงให้เห็นว่าระบบ AI เหล่านี้ช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานได้อย่างมีนัยสำคัญ ลดงานที่ต้องทำด้วยตนเอง ซ้ำซาก และมีแนวโน้มเกิดข้อผิดพลาด ช่วยให้พนักงานมุ่งเน้นไปที่งานที่เป็นมืออาชีพได้ ตลอดจนแก้ปัญหาที่ซับซ้อนมากขึ้น รับรองความโปร่งใสและความยุติธรรมในการจัดการขั้นตอนทางการบริหารเมื่อกระบวนการต่างๆ ถูกแปลงเป็นดิจิทัลและควบคุมด้วย AI ลดการแทรกแซงโดยอัตวิสัยและความเสี่ยงเชิงลบ พร้อมกันนั้นยังให้ข้อมูลที่ถูกต้องและทันท่วงทีสำหรับฝ่ายบริหาร ช่วยให้ผู้นำระดับรากหญ้าและท้องถิ่นสามารถตัดสินใจดำเนินการได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพโดยอิงจากข้อมูลจริง
สัมผัสประสบการณ์การบริหารจัดการระบบดิจิทัลที่ทันสมัย รวดเร็ว และมีประสิทธิภาพ
การนำ AI มาใช้ในการสนับสนุนกระบวนการทางการบริหารในนคร โฮจิมินห์ เมื่อเดือนพฤษภาคม 2568 นำมาซึ่งผลลัพธ์เชิงบวกมากมาย โดยเฉพาะอย่างยิ่ง เวลาในการรับและตอบกลับประชาชนลดลงอย่างมาก ประชาชนและธุรกิจได้รับการสนับสนุนอย่างแม่นยำมากขึ้น ลดความจำเป็นในการเดินทางหลายครั้ง ขณะเดียวกัน เจ้าหน้าที่ยังมีเครื่องมือเพิ่มเติมเพื่อรองรับการประมวลผลเอกสารอย่างเป็นเชิงรุกและมีประสิทธิภาพมากขึ้น
ทั้งนี้ ระบบ AI ช่วยรองรับการรับเอกสารโดยตรงจากประชาชนเฉลี่ยวันละ 10,000-13,000 ฉบับ ช่วยประหยัดเวลาในการดำเนินการได้ประมาณ 1,400 ชั่วโมง/วัน มากกว่า 30,800 ชั่วโมง/เดือน และ 369,600 ชั่วโมง/ปี เทียบเท่ากับการทำงานของเจ้าหน้าที่ประมาณ 175 นาย
นอกจากนี้แอปพลิเคชัน AI ยังรองรับการรับใบสมัครออนไลน์เฉลี่ย 5,000-6,000 ใบต่อวัน ช่วยประหยัดเวลาในการประมวลผลได้ประมาณ 550 ชั่วโมงต่อวัน มากกว่า 12,100 ชั่วโมงต่อเดือน และ 145,200 ชั่วโมงต่อปี เทียบเท่ากับงานของพนักงานเกือบ 70 คน
นอกจากนี้ เมื่อผู้คนและธุรกิจตรวจสอบความคืบหน้าของขั้นตอนการบริหาร พวกเขาสามารถค้นหาและแสดงข้อมูลของผู้คนในธุรกรรม ChatBot ได้ ช่วยให้สัมผัสประสบการณ์กระบวนการทั้งหมดได้ การนำ AI มาใช้กับพอร์ทัลบริการสาธารณะและระบบข้อมูลขั้นตอนการบริหารช่วยเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการ ลดเวลาในการรอและต้นทุนการดำเนินการ รับประกันบริการที่รวดเร็ว โปร่งใส และให้บริการผู้คนอย่างจริงใจ
สำหรับ VNPT AI ไม่เพียงแต่เป็นกระแสเท่านั้น แต่ยังเป็นกลยุทธ์ระยะยาวที่ริเริ่มขึ้นตั้งแต่เนิ่นๆ เนื่องจาก VNPT เข้าใจดีว่าการเชี่ยวชาญเทคโนโลยี AI ไม่สามารถทำได้ในระยะเวลาสั้นๆ แต่ต้องอาศัยการลงทุนอย่างเป็นระบบ ยั่งยืน และมีวิสัยทัศน์ VNPT ระบุเสาหลักสามประการที่จำเป็นต้องลงทุนอย่างชัดเจน ได้แก่ บุคลากร โครงสร้างพื้นฐาน และข้อมูล หากต้องการให้ AI พัฒนาได้อย่างแท้จริง เงินทุนเพียงอย่างเดียวไม่เพียงพอ แต่ยังต้องมีกลไกที่ยืดหยุ่น นโยบายพิเศษ และความมุ่งมั่นในการดำเนินการด้วย
เทคโนโลยี AI ที่พัฒนาโดย VNPT จะถูกบรรจุลงในผลิตภัณฑ์และบริการเฉพาะทั้งหมด โดยผสานรวมอย่างแน่นหนาในระบบนิเวศดิจิทัลที่นำมาใช้สำหรับรัฐบาล ประชาชน และธุรกิจต่างๆ ด้วยกระบวนการ "ทำจริง - ใช้จริง" นี้ เทคโนโลยี AI ของ VNPT จึงได้รับการพัฒนาให้สมบูรณ์แบบยิ่งขึ้น และทีมทรัพยากรบุคคลด้าน AI ก็มีความเป็นผู้ใหญ่มากขึ้นเช่นกัน
อ้างอิงจากหนังสือพิมพ์ไทยลินห์/หนานด่าน
ลิงค์บทความต้นฉบับที่มา: https://baovanhoa.vn/nhip-song-so/ung-dung-ai-nang-cao-hieu-qua-giai-quyet-thu-tuc-hanh-chinh-143013.html
การแสดงความคิดเห็น (0)