การประยุกต์ใช้ AI ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินการตามขั้นตอนการบริหาร

VHO - การประยุกต์ใช้ปัญญาประดิษฐ์ (AI) ในการจัดทำขั้นตอนการบริหารไม่เพียงแต่เป็นวิธีแก้ปัญหาที่เหมาะสมที่สุดสำหรับสถานการณ์ที่อาจเกิดขึ้นระหว่างการดำเนินการตามภารกิจการปรับโครงสร้างเครื่องมือและหน่วยงานการบริหารเท่านั้น แต่ยังเป็นขั้นตอนเชิงกลยุทธ์ในการกำหนดทิศทางการพัฒนาในอนาคตของท้องถิ่นไปสู่รัฐบาลดิจิทัลอีกด้วย

ทีมวิศวกรไอทีของ VNPT พัฒนาและนำโซลูชันด้านเทคโนโลยีมาใช้เพื่อให้บริการลูกค้า

การปรับโครงสร้างองค์กรและหน่วยงานบริหาร โดยเฉพาะการปรับโครงสร้างหน่วยงานบริหารระดับอำเภอและตำบล เป็นนโยบายสำคัญที่มีความสำคัญเชิงกลยุทธ์ในการปรับปรุงโครงสร้างและเพิ่มประสิทธิภาพการบริหารจัดการ อย่างไรก็ตาม กระบวนการนี้จะก่อให้เกิดความท้าทายอย่างมากในด้านการจัดการขั้นตอนทางปกครอง

โดยเฉพาะอย่างยิ่ง การเปลี่ยนแปลงขอบเขตการปกครอง ชื่อ และระเบียบที่เกี่ยวข้อง ทำให้ประชาชนและธุรกิจเกิดความสับสน ส่งผลให้มีจำนวนคำถามและขั้นตอนทางราชการเพิ่มมากขึ้น นอกจากนี้ ในบริบทของการลดขนาดกำลังคน เจ้าหน้าที่และข้าราชการต้องปรับตัวให้เข้ากับขั้นตอนการปฏิบัติงานใหม่ ๆ และจัดการกับปริมาณเอกสารที่เพิ่มขึ้นไปพร้อม ๆ กัน ซึ่งสร้างแรงกดดันอย่างมากและเพิ่มความเสี่ยงต่อความล่าช้าและข้อผิดพลาด

เพื่อรับมือกับความท้าทายเหล่านี้อย่างมีประสิทธิภาพ รับประกันกระบวนการปรับโครงสร้างที่ราบรื่นและโปร่งใส ลดความไม่สะดวกให้แก่ประชาชนและธุรกิจ และเพิ่มประสิทธิภาพการใช้ทรัพยากรด้านการบริหาร บริษัทไปรษณีย์และโทรคมนาคมแห่งเวียดนาม (VNPT) ได้พัฒนาแอปพลิเคชัน AI เฉพาะทางเพื่อสนับสนุนการประมวลผลขั้นตอนการบริหารอย่างมีประสิทธิภาพในช่วงระยะเวลาเปลี่ยนผ่าน

บริการ "เฉพาะบุคคล" สำหรับประชาชนและธุรกิจ

"ผู้ช่วยเสมือนจริงสำหรับประชาชนและธุรกิจ" คือแพลตฟอร์ม AI แบบบูรณาการที่ทำหน้าที่เป็นจุดติดต่อดิจิทัลอัจฉริยะเพียงจุดเดียว ให้การสนับสนุนอย่างครอบคลุมแก่ประชาชนและธุรกิจในทุกขั้นตอนการบริหารที่เกิดขึ้นจากกระบวนการควบรวมกิจการ

ด้วยฟังก์ชันตอบคำถามอัตโนมัติตลอด 24 ชั่วโมง แอปพลิเคชันนี้ใช้เทคโนโลยีการประมวลผลภาษาธรรมชาติ (NLP) เพื่อทำความเข้าใจและตอบคำถามนับพันจากประชาชนและธุรกิจเกี่ยวกับเขตการปกครองใหม่ การเปลี่ยนแปลงชื่อ และการปรับปรุงเอกสารที่จำเป็น (ทะเบียนบ้าน บัตรประจำตัวประชาชน ใบอนุญาตประกอบธุรกิจ ใบรับรองสิทธิการใช้ที่ดิน ฯลฯ) ได้อย่างถูกต้องและรวดเร็ว แอปพลิเคชันนี้ยังให้ข้อมูลเกี่ยวกับนโยบายและข้อบังคับใหม่ที่เกิดขึ้นหลังการควบรวมกิจการในรูปแบบที่เข้าใจง่ายและปรับให้เหมาะสมกับแต่ละกรณีอีกด้วย

ในทางกลับกัน AI จะระบุขั้นตอนทางราชการที่ต้องดำเนินการโดยอัตโนมัติ และให้คำแนะนำทีละขั้นตอนอย่างละเอียดเกี่ยวกับเอกสารที่ต้องเตรียม โดยอิงจากข้อมูลที่ผู้ใช้ให้มา (ประเภทเอกสารที่จะเปลี่ยนแปลง ที่อยู่เดิม/ใหม่ ประเภทธุรกิจ) นอกจากนี้ยังจะให้ลิงก์โดยตรงไปยังแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ที่ต้องกรอก และช่วยกรอกข้อมูลบางส่วนโดยอัตโนมัติหากข้อมูลนั้นมีอยู่ในฐานข้อมูลของประเทศอยู่แล้ว ซึ่งจะช่วยลดข้อผิดพลาดและประหยัดเวลาให้กับประชาชน

ระบบ AI นี้ยังรวบรวม วิเคราะห์ และอัปเดตเอกสารทางกฎหมายและประกาศล่าสุดจากกระทรวง กรม และหน่วยงานท้องถิ่นที่เกี่ยวข้องกับการควบรวมกิจการโดยอัตโนมัติ เพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลมีความถูกต้องและทันท่วงทีสำหรับประชาชนและธุรกิจอยู่เสมอ

ด้วยฟังก์ชันเหล่านี้ แอปพลิเคชัน AI "ผู้ช่วยเสมือนจริงสำหรับประชาชนและภาคธุรกิจ" จะช่วยลดภาระการถามตอบโดยตรงสำหรับเจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบด้านกระบวนการทางปกครองได้อย่างมาก ทำให้พวกเขามีเวลามากขึ้นในการมุ่งเน้นไปที่การประมวลผลเอกสารที่ซับซ้อนซึ่งต้องมีการประเมินอย่างละเอียด

แอปพลิเคชันนี้ยังช่วยปรับปรุงความพึงพอใจและประสบการณ์ของประชาชนและธุรกิจ ทำให้พวกเขาสามารถค้นหาข้อมูลและดำเนินการตามขั้นตอนทางราชการได้อย่างมีประสิทธิภาพทุกที่ทุกเวลา ลดเวลารอคอยและการเดินทาง และสร้างความโปร่งใสและความน่าเชื่อถือ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง แอปพลิเคชันนี้รับประกันความสอดคล้องและความถูกต้องของข้อมูล ลดสถานการณ์ที่สถานที่ต่างๆ ให้ข้อมูลที่แตกต่างกัน ทำให้เกิดความสับสน และสร้างความเป็นธรรมให้กับทุกฝ่าย

AI ช่วยในการประมวลผลขั้นตอนทางราชการ

นอกจากนี้ VNPT ยังได้พัฒนาแอปพลิเคชัน AI หลายชุดที่บูรณาการอย่างลึกซึ้งเข้ากับระบบประมวลผลขั้นตอนการบริหาร เพื่อช่วยให้เจ้าหน้าที่และข้าราชการสามารถจัดการขั้นตอนการบริหารได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นในช่วงระยะเปลี่ยนผ่าน

ประการแรก คือระบบ AI ที่สนับสนุนการจำแนกและการตรวจสอบเอกสารอย่างชาญฉลาด AI เหล่านี้ใช้เทคโนโลยี "คอมพิวเตอร์วิชั่น" ในการสแกน จดจำ และอ่านข้อมูลจากเอกสารและไฟล์ประเภทต่างๆ โดยอัตโนมัติ จำแนกไฟล์ แยกข้อมูล และตรวจสอบความถูกต้องตามระเบียบและแบบฟอร์มใหม่ของหน่วยงานบริหารที่ควบรวมกิจการ จากนั้นจะแจ้งเตือนโดยอัตโนมัติเกี่ยวกับข้อบกพร่อง ความไม่สอดคล้องกัน หรือไฟล์ที่ไม่ถูกต้อง ช่วยให้เจ้าหน้าที่ตรวจพบปัญหาได้ตั้งแต่เนิ่นๆ และขอเอกสารเพิ่มเติมได้ทันท่วงที ลดอัตราการส่งคืนไฟล์

ถัดมา AI ช่วยในการตัดสินใจและการประมวลผลเอกสาร AI นี้จะวิเคราะห์ข้อมูลจากเอกสาร เปรียบเทียบกับข้อบังคับที่เกี่ยวข้อง และเสนอแนวทางแก้ไขหรือขั้นตอนต่อไปสำหรับเจ้าหน้าที่ ในกรณีที่ซับซ้อน AI สามารถเน้นประเด็นที่ควรสังเกตหรือจัดหาเอกสารทางกฎหมายที่เกี่ยวข้องให้เจ้าหน้าที่อ้างอิง ซึ่งจะช่วยเร่งกระบวนการตรวจสอบให้เร็วขึ้น

สุดท้ายนี้ ยังมีระบบรายงานและสถิติอัตโนมัติที่ขับเคลื่อนด้วย AI โดยแอปพลิเคชันจะรวบรวมข้อมูลจากกระบวนการรับและจัดการเอกสารทางราชการโดยอัตโนมัติ (จำนวนไฟล์ เวลาประมวลผลเฉลี่ย ประเภทของเอกสารทางราชการที่เกิดขึ้นบ่อยที่สุด ข้อผิดพลาดทั่วไป เป็นต้น)

ระบบนี้สร้างรายงานสถิติแบบเรียลไทม์ที่แสดงผลทางภาพ ทำให้ผู้นำและหน่วยงานในท้องถิ่นมองเห็นภาพรวมที่ครอบคลุมเกี่ยวกับประสิทธิภาพของกระบวนการบริหาร ทำให้ระบุปัญหาคอขวดได้ง่ายขึ้น และให้คำแนะนำและทิศทางที่ทันท่วงทีได้สะดวกยิ่งขึ้น

ผลการทดสอบในโลกแห่งความเป็นจริงแสดงให้เห็นว่า ระบบ AI เหล่านี้ได้ปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของเจ้าหน้าที่อย่างมีนัยสำคัญ ลดงานที่ต้องทำด้วยมือ งานที่ซ้ำซาก และงานที่มีโอกาสผิดพลาดสูง ทำให้เจ้าหน้าที่สามารถมุ่งเน้นไปที่หน้าที่การงานและแก้ไขปัญหาที่ซับซ้อนมากขึ้นได้ นอกจากนี้ยังช่วยให้เกิดความโปร่งใสและความเป็นธรรมในกระบวนการบริหาร เนื่องจากกระบวนการต่างๆ ถูกแปลงเป็นดิจิทัลและควบคุมโดย AI ลดการแทรกแซงจากดุลพินิจและความเสี่ยงเชิงลบ และให้ข้อมูลที่ถูกต้องและทันท่วงทีแก่ฝ่ายบริหาร สนับสนุนผู้นำระดับรากหญ้าและผู้นำท้องถิ่นในการตัดสินใจเชิงปฏิบัติการที่รวดเร็วและมีประสิทธิภาพโดยอิงจากข้อมูลในโลกแห่งความเป็นจริง

สัมผัสประสบการณ์การบริหารงานดิจิทัลที่ทันสมัย ​​รวดเร็ว และมีประสิทธิภาพ

โครงการนำร่องการประยุกต์ใช้ปัญญาประดิษฐ์ (AI) เพื่อสนับสนุนกระบวนการทางราชการในนคร โฮจิมิน ห์เมื่อเดือนพฤษภาคม พ.ศ. 2568 ได้ให้ผลลัพธ์เชิงบวกมากมาย โดยเฉพาะอย่างยิ่ง: ระยะเวลาในการรับและตอบคำขอต่างๆ ลดลงอย่างเห็นได้ชัด ประชาชนและธุรกิจได้รับการสนับสนุนที่แม่นยำยิ่งขึ้น ลดความจำเป็นในการเดินทางหลายครั้ง และเจ้าหน้าที่ได้รับเครื่องมือเพิ่มเติมในการประมวลผลคำขอต่างๆ ได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ด้วยเหตุนี้ ระบบ AI จึงช่วยสนับสนุนการประมวลผลคำขอที่ประชาชนส่งเข้ามาโดยตรงได้เฉลี่ยวันละ 10,000-13,000 คำขอ ซึ่งช่วยประหยัดเวลาในการประมวลผลได้ประมาณ 1,400 ชั่วโมงต่อวัน มากกว่า 30,800 ชั่วโมงต่อเดือน และ 369,600 ชั่วโมงต่อปี เทียบเท่ากับเวลาทำงานของเจ้าหน้าที่ประมาณ 175 คน

นอกจากนี้ แอปพลิเคชัน AI ยังช่วยสนับสนุนการประมวลผลใบสมัครออนไลน์โดยเฉลี่ย 5,000-6,000 ใบต่อวัน ซึ่งช่วยประหยัดเวลาในการประมวลผลได้ประมาณ 550 ชั่วโมงต่อวัน 12,100 ชั่วโมงต่อเดือน และ 145,200 ชั่วโมงต่อปี เทียบเท่ากับเวลาทำงานของเจ้าหน้าที่เกือบ 70 คน

นอกจากนี้ เมื่อประชาชนและธุรกิจติดตามความคืบหน้าของกระบวนการทางปกครอง พวกเขาสามารถค้นหาและแสดงข้อมูลของตนบนแพลตฟอร์มธุรกรรมแชทบอท ซึ่งช่วยยกระดับประสบการณ์โดยรวม การประยุกต์ใช้ AI กับพอร์ทัลบริการสาธารณะและระบบข้อมูลการแก้ไขกระบวนการทางปกครองได้เพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการ ลดเวลารอคอยและต้นทุนการดำเนินการ และรับประกันการบริการที่รวดเร็ว โปร่งใส และทุ่มเทแก่ประชาชน

สำหรับ VNPT แล้ว AI ไม่ใช่แค่กระแส แต่เป็นกลยุทธ์ระยะยาวที่ริเริ่มมาตั้งแต่เนิ่นๆ VNPT เข้าใจว่าการพัฒนาเทคโนโลยี AI ให้เชี่ยวชาญนั้นไม่สามารถทำได้ด้วยการกระทำที่เร่งรีบ แต่ต้องอาศัยการลงทุนอย่างเป็นระบบ ยั่งยืน และมีวิสัยทัศน์ VNPT ได้ระบุเสาหลักสามประการที่ต้องลงทุนไว้อย่างชัดเจน ได้แก่ บุคลากร โครงสร้างพื้นฐาน และข้อมูล เพื่อให้ AI พัฒนาได้อย่างแท้จริง เงินทุนเพียงอย่างเดียวไม่เพียงพอ จำเป็นต้องมีกลไกที่ยืดหยุ่น นโยบายพิเศษ และความมุ่งมั่นในการลงมือปฏิบัติอย่างแน่วแน่ด้วย

เทคโนโลยี AI ที่พัฒนาโดย VNPT ถูกบรรจุลงในผลิตภัณฑ์และบริการเฉพาะ ซึ่งบูรณาการอย่างแน่นหนาเข้ากับระบบนิเวศดิจิทัลที่นำไปใช้เพื่อภาครัฐ ประชาชน และภาคธุรกิจ ด้วยกระบวนการ "ลงมือทำ" นี้เองที่ทำให้เทคโนโลยี AI ของ VNPT พัฒนาอย่างต่อเนื่อง และบุคลากรด้าน AI ของบริษัทก็มีความเชี่ยวชาญมากขึ้นเรื่อยๆ

อ้างอิงจากหนังสือพิมพ์ไทยลินห์/หนานด่าน

ลิงก์ไปยังบทความต้นฉบับ

ที่มา: https://baovanhoa.vn/nhip-song-so/ung-dung-ai-nang-cao-hieu-qua-giai-quyet-thu-tuc-hanh-chinh-143013.html