ภารกิจในการปรับโครงสร้างหน่วยงานและหน่วยงานบริหาร โดยเฉพาะการปรับโครงสร้างหน่วยงานบริหารในระดับอำเภอและตำบล ถือเป็นนโยบายสำคัญที่มีความสำคัญเชิงกลยุทธ์ในการปรับปรุงหน่วยงานและเพิ่มประสิทธิภาพการบริหารจัดการ อย่างไรก็ตาม กระบวนการนี้กำลังและจะก่อให้เกิดความท้าทายสำคัญในด้านการยุติกระบวนการทางปกครอง
โดยเฉพาะอย่างยิ่ง การเปลี่ยนแปลงขอบเขตการบริหาร ชื่อ และกฎระเบียบที่เกี่ยวข้อง ก่อให้เกิดความสับสนและการขาดข้อมูลสำหรับประชาชนและธุรกิจ นำไปสู่ความจำเป็นในการสอบถามและดำเนินการตามขั้นตอนการบริหารที่เพิ่มขึ้นอย่างฉับพลัน นอกจากนี้ ในบริบทของการปรับปรุงระบบเงินเดือน ทีมงานเจ้าหน้าที่และข้าราชการพลเรือนต้องเข้าใจกระบวนการทางธุรกิจใหม่ๆ และจัดการกับเอกสารที่เพิ่มมากขึ้น ซึ่งก่อให้เกิดความกดดันอย่างมากและความเสี่ยงที่อาจเกิดความล่าช้าและข้อผิดพลาด
เพื่อรับมือกับความท้าทายเหล่านี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อให้แน่ใจว่ากระบวนการจัดเตรียมนั้นราบรื่นและโปร่งใส ลดความไม่สะดวกสำหรับบุคคลและธุรกิจ และเพิ่มประสิทธิภาพทรัพยากรการบริหาร Vietnam Posts and Telecommunications Group (VNPT) ได้พัฒนาแอปพลิเคชัน AI เฉพาะทางเพื่อรองรับการประมวลผลขั้นตอนการบริหารที่มีประสิทธิผลในช่วงระยะเวลาเปลี่ยนผ่าน
“การปรับแต่ง” เพื่อให้บริการแก่บุคคลและธุรกิจ
“Citizen - Business Virtual Assistant” เป็นแพลตฟอร์ม AI แบบบูรณาการที่ทำหน้าที่เป็นจุดสัมผัสดิจิทัลอัจฉริยะเพียงจุดเดียว ช่วยเหลือประชาชนและธุรกิจอย่างครอบคลุมในประเด็นขั้นตอนการบริหารทั้งหมดที่เกิดจากกระบวนการควบรวมกิจการ
ด้วยความสามารถในการตอบคำถามอัตโนมัติตลอด 24 ชั่วโมงทุกวัน แอปพลิเคชันนี้ใช้เทคโนโลยีประมวลผลภาษาธรรมชาติ (NLP) เพื่อทำความเข้าใจและตอบคำถามนับพันข้อจากบุคคลและธุรกิจเกี่ยวกับเขตการปกครองใหม่ การเปลี่ยนชื่อ และเอกสารสำคัญที่ต้องปรับปรุง (เช่น ทะเบียนบ้าน บัตรประจำตัวประชาชน ใบอนุญาตประกอบธุรกิจ หนังสือรับรองสิทธิการใช้ที่ดิน ฯลฯ) นอกจากนี้ แอปพลิเคชันยังให้ข้อมูลเกี่ยวกับนโยบายและข้อบังคับใหม่ๆ ที่เกิดขึ้นหลังจากการควบรวมกิจการในรูปแบบที่เข้าใจง่ายและปรับให้เหมาะกับแต่ละกรณี
ในทางกลับกัน AI จะระบุขั้นตอนการบริหารที่ต้องดำเนินการโดยอัตโนมัติและให้คำแนะนำโดยละเอียดสำหรับแต่ละขั้นตอนและเอกสารแต่ละฉบับที่ต้องจัดทำ โดยอิงจากข้อมูลที่ผู้ใช้ให้มา (ประเภทของเอกสารที่ต้องเปลี่ยนแปลง ที่อยู่เดิม/ใหม่ ประเภทธุรกิจ) พร้อมทั้งให้ลิงก์โดยตรงไปยังแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ที่ต้องกรอก และยังรองรับการกรอกข้อมูลบางส่วนโดยอัตโนมัติหากมีข้อมูลจากฐานข้อมูลแห่งชาติอยู่แล้ว ซึ่งจะช่วยลดข้อผิดพลาดและเวลาของบุคลากร
ระบบ AI ยังรวบรวม วิเคราะห์ และอัปเดตเอกสารทางกฎหมายและประกาศล่าสุดจากกระทรวง สาขา และท้องถิ่นที่เกี่ยวข้องกับการควบรวมกิจการโดยอัตโนมัติ เพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลมีความถูกต้องและทันท่วงทีสำหรับบุคคลและธุรกิจอยู่เสมอ
ด้วยฟังก์ชันดังกล่าวข้างต้น แอปพลิเคชัน AI "ผู้ช่วยเสมือนสำหรับพลเมือง - องค์กร" จะช่วยลดภาระการซักถามโดยตรงของเจ้าหน้าที่ที่รับผิดชอบในการจัดการขั้นตอนการบริหารได้อย่างมาก ช่วยให้พวกเขามีเวลามากขึ้นในการมุ่งเน้นไปที่การประมวลผลบันทึกที่ซับซ้อนซึ่งต้องมีการประเมินเชิงลึก
แอปพลิเคชันนี้ยังช่วยยกระดับความพึงพอใจและประสบการณ์ของบุคคลและธุรกิจ ช่วยให้สามารถค้นหาข้อมูลและดำเนินการตามขั้นตอนการบริหารได้อย่างมีประสิทธิภาพทุกที่ทุกเวลา ช่วยลดการรอคอยและการเดินทาง สร้างความโปร่งใสและความน่าเชื่อถือ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง แอปพลิเคชันนี้ยังช่วยรับประกันความสม่ำเสมอและความถูกต้องของข้อมูล ลดปัญหาการอธิบายที่แตกต่างกันของแต่ละสถานที่ ก่อให้เกิดความสับสน และสร้างความเป็นธรรมให้กับทุกหัวข้อ
AI รองรับการประมวลผลขั้นตอนการบริหาร
VNPT ยังได้พัฒนาแอปพลิเคชัน AI ชุดหนึ่งที่ผสานรวมอย่างลึกซึ้งในระบบประมวลผลขั้นตอนการบริหาร เพื่อช่วยให้เจ้าหน้าที่และข้าราชการประมวลผลขั้นตอนการบริหารได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นในช่วงระยะเวลาเปลี่ยนผ่าน
ประการแรก คือ ระบบ AI ที่รองรับการจำแนกและตรวจสอบบันทึกอย่างชาญฉลาด AI เหล่านี้ใช้เทคโนโลยี “คอมพิวเตอร์วิชั่น” เพื่อสแกน ระบุ และอ่านข้อมูลจากเอกสารและบันทึกโดยอัตโนมัติ จำแนกบันทึก ดึงข้อมูล และตรวจสอบความถูกต้องตามกฎระเบียบและรูปแบบใหม่ของหน่วยงานบริหารหลังจากการควบรวมกิจการโดยอัตโนมัติ จากนั้นจะแจ้งเตือนข้อบกพร่อง ข้อผิดพลาด หรือบันทึกที่ไม่ถูกต้องโดยอัตโนมัติ ช่วยให้เจ้าหน้าที่ตรวจพบได้ตั้งแต่เนิ่นๆ และร้องขอเอกสารเพิ่มเติมได้ทันท่วงที ช่วยลดอัตราการส่งคืนบันทึก
ถัดมาคือ AI ที่สนับสนุนการตัดสินใจและการประมวลผลไฟล์ AI เหล่านี้จะวิเคราะห์ข้อมูลจากไฟล์ เปรียบเทียบกับกฎระเบียบที่เกี่ยวข้องเพื่อเสนอแนวทางแก้ไขหรือแนะนำขั้นตอนต่อไปให้กับเจ้าหน้าที่ ในกรณีที่ซับซ้อน AI สามารถชี้ให้เห็นจุดที่ควรทราบหรือเอกสารทางกฎหมายที่เกี่ยวข้องเพื่อให้เจ้าหน้าที่อ้างอิง ซึ่งจะช่วยเร่งกระบวนการประเมินให้เร็วขึ้น
ในที่สุด AI จะทำให้การรายงานและสถิติเป็นแบบอัตโนมัติ ดังนั้น แอปพลิเคชันจะสังเคราะห์ข้อมูลจากกระบวนการรับและประมวลผลขั้นตอนการบริหารโดยอัตโนมัติ (จำนวนบันทึก เวลาประมวลผลเฉลี่ย ประเภทของขั้นตอนการบริหารที่เกิดขึ้นบ่อยที่สุด ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย ฯลฯ)
จากนั้น ให้สร้างรายงานสถิติภาพแบบเรียลไทม์ ช่วยให้ผู้นำในพื้นที่ แผนก และสาขาต่างๆ มีภาพรวมที่ครอบคลุมเกี่ยวกับประสิทธิผลของการยุติขั้นตอนทางการบริหาร ระบุคอขวดได้อย่างง่ายดาย เพื่อกำหนดทิศทางได้ทันท่วงที
ผลลัพธ์ของการทดสอบภาคปฏิบัติแสดงให้เห็นว่าระบบ AI เหล่านี้ช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานได้อย่างมีนัยสำคัญ ลดงานที่ต้องทำด้วยตนเอง ซ้ำซาก และมีแนวโน้มเกิดข้อผิดพลาด ช่วยให้พนักงานมุ่งเน้นไปที่งานระดับมืออาชีพได้ ตลอดจนแก้ปัญหาที่ซับซ้อนมากขึ้น รับรองความโปร่งใสและความเป็นธรรมในการจัดการขั้นตอนการบริหารเมื่อกระบวนการต่างๆ ถูกแปลงเป็นดิจิทัลและควบคุมโดย AI ลดการแทรกแซงตามอัตวิสัยและความเสี่ยงด้านลบให้น้อยที่สุด ในเวลาเดียวกัน ยังให้ข้อมูลที่แม่นยำและทันท่วงทีสำหรับฝ่ายบริหาร ช่วยให้ผู้นำระดับรากหญ้าและท้องถิ่นสามารถตัดสินใจดำเนินการได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพโดยอิงจากข้อมูลจริง
สัมผัสประสบการณ์การบริหารจัดการดิจิทัลที่ทันสมัย รวดเร็ว และมีประสิทธิภาพ
การนำ AI มาใช้สนับสนุนกระบวนการทางปกครองในนคร โฮจิมินห์ ในเดือนพฤษภาคม พ.ศ. 2568 นำมาซึ่งผลลัพธ์เชิงบวกมากมาย โดยเฉพาะอย่างยิ่ง เวลาในการรับและตอบกลับประชาชนลดลงอย่างมาก ประชาชนและธุรกิจได้รับการสนับสนุนอย่างแม่นยำมากขึ้น ลดความจำเป็นในการเดินทาง ขณะเดียวกัน เจ้าหน้าที่ยังมีเครื่องมือเพิ่มเติมเพื่อสนับสนุนกระบวนการเอกสารเชิงรุกและมีประสิทธิภาพมากขึ้น
ทั้งนี้ ระบบ AI ช่วยรองรับการรับเอกสารที่ประชาชนยื่นโดยตรงเฉลี่ยวันละ 10,000-13,000 ฉบับ ช่วยประหยัดเวลาในการดำเนินการได้ประมาณ 1,400 ชั่วโมง/วัน มากกว่า 30,800 ชั่วโมง/เดือน และ 369,600 ชั่วโมง/ปี เทียบเท่ากับการทำงานของเจ้าหน้าที่ประมาณ 175 นาย
นอกจากนี้ แอปพลิเคชัน AI ยังรองรับการรับใบสมัครออนไลน์เฉลี่ย 5,000-6,000 ใบต่อวัน ช่วยประหยัดเวลาในการประมวลผลได้ประมาณ 550 ชั่วโมงต่อวัน มากกว่า 12,100 ชั่วโมงต่อเดือน และ 145,200 ชั่วโมงต่อปี เทียบเท่ากับงานของพนักงานเกือบ 70 คน
นอกจากนี้ เมื่อประชาชนและธุรกิจติดตามความคืบหน้าของขั้นตอนการบริหาร พวกเขาสามารถค้นหาและแสดงข้อมูลของบุคคลในธุรกรรม ChatBot ได้ ช่วยให้เข้าใจกระบวนการทั้งหมดได้ การนำ AI มาใช้กับพอร์ทัลบริการสาธารณะและระบบสารสนเทศขั้นตอนการบริหาร ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการ ลดระยะเวลาการรอคอยและต้นทุนการดำเนินการ มั่นใจได้ถึงบริการที่รวดเร็ว โปร่งใส และให้บริการประชาชนอย่างจริงใจ
สำหรับ VNPT แล้ว AI ไม่เพียงแต่เป็นเทรนด์เท่านั้น แต่ยังเป็นกลยุทธ์ระยะยาวที่ริเริ่มตั้งแต่เนิ่นๆ ด้วย เนื่องจาก VNPT เข้าใจดีว่าการเชี่ยวชาญเทคโนโลยี AI ไม่สามารถทำได้ภายในระยะเวลาสั้นๆ แต่จำเป็นต้องอาศัยการลงทุนอย่างเป็นระบบ ยั่งยืน และมีวิสัยทัศน์ VNPT ระบุถึงสามเสาหลักที่จำเป็นต้องลงทุนอย่างชัดเจน ได้แก่ บุคลากร โครงสร้างพื้นฐาน และข้อมูล การพัฒนา AI อย่างแท้จริงนั้น เงินทุนเพียงอย่างเดียวไม่เพียงพอ แต่ยังต้องอาศัยกลไกที่ยืดหยุ่น นโยบายเฉพาะ และความมุ่งมั่นในการดำเนินการ
เทคโนโลยี AI ที่พัฒนาโดย VNPT ล้วนถูกบรรจุไว้ในผลิตภัณฑ์และบริการเฉพาะทาง ผสานรวมเข้ากับระบบนิเวศดิจิทัลที่นำมาใช้งานสำหรับภาครัฐ ประชาชน และภาคธุรกิจต่างๆ ด้วยกระบวนการ "ลงมือทำจริง - ใช้งานจริง" เทคโนโลยี AI ของ VNPT จึงได้รับการพัฒนาให้สมบูรณ์แบบยิ่งขึ้น และทีมทรัพยากรบุคคลด้าน AI ก็มีวุฒิภาวะมากขึ้นเช่นกัน
อ้างอิงจากหนังสือพิมพ์ไทยลินห์/หนานด่าน
ลิงค์บทความต้นฉบับที่มา: https://baovanhoa.vn/nhip-song-so/ung-dung-ai-nang-cao-hieu-qua-giai-quyet-thu-tuc-hanh-chinh-143013.html
การแสดงความคิดเห็น (0)