Siyasi sistemde kayıt ve belgelerin dijitalleştirilmesinin birleştirilmesine yönelik yönergeler

Bilim ve Teknoloji Bakanlığı, 29 Kasım 2025 tarihli 7197/BKHCN-CĐSQG sayılı Resmi Yazı ile siyasi sistem genelinde kayıt ve belgelerin dijitalleştirilmesine ilişkin统一 bir kılavuz yayınladı. Bu belge, Bilim, Teknoloji Geliştirme, İnovasyon ve Dijital Dönüşüm Merkezi Yönlendirme Komitesi tarafından verilen görevleri yerine getirmek ve ulusal dijital dönüşüm sürecinde merkezi düzeyden yerel düzeye kadar kurumların tek tip olarak uygulayabileceği yasal bir zemin oluşturmak amacıyla yayımlandı.

İllüstrasyon fotoğrafı

Bu kılavuz, kayıt ve belgelerin verimli yönetim, depolama ve kullanım için kağıt veya fiziksel arşivlerden dijital ortama dönüştürülmesini kapsar. Bilim ve Teknoloji Bakanlığı , dijital kayıtların doğruluğunu, tutarlılığını ve güvenliğini sağlamak için tüm kurum ve birimlerin uyması gereken 10 temel ilke belirlemiştir.

Buna göre, dijitalleştirilmiş belgelerin bütünlüğünün sağlanması, orijinalinin içeriğini doğru bir şekilde yansıtması ve yasal değerini kaybetmemesi gerekmektedir. Veri biçimleri, yapıları ve meta verileri, birlikte çalışabilirliği ve veri paylaşımını garanti altına alacak şekilde teknik standartlara uygun olmalıdır. Dijitalleştirme aynı zamanda bilgi güvenliği, devlet sırlarının korunması ve kişisel verilerle ilgili düzenlemelere de uygun olmalıdır. Tüm düzenleme ve erişim işlemleri eksiksiz bir şekilde izlenmelidir. Ayrıca, yüksek değere sahip veya kamu hizmetlerinin yönetimi ve sunumuna doğrudan hizmet eden belgeler dijitalleştirme için önceliklendirilecektir.

Bu belge, belge seçimi, risk değerlendirmesi, maliyetler ve dijitalleştirme sürecini özetlemektedir. Bunlar arasında şunlar yer almaktadır:

1. Kayıt ve belgelerin seçimi: Dijitalleştirmeye öncelik verilen belgeler arasında kalıcı arşivleme, sık erişilen belgeler, idari reforma hizmet eden belgeler veya doğrudan kullanım sırasında zarar görme riski taşıyan belgeler yer alır. Buna karşılık, dijital imzalı elektronik ortamda halihazırda mevcut olan belgeler, geçici belgeler veya saklama süresi dolmuş belgeler dijitalleştirme kapsamına dahil değildir.

2. Risk ve Maliyet Değerlendirmesi: Belgeler, düşükten çok yükseğe kadar risk seviyelerine göre sınıflandırılır. Yüksek riskli belgelerin dijitalleştirmeden önce onarılması gerekebilir veya yalnızca orijinal belge korunarak dijitalleştirilmesine hiç gerek kalmayabilir. Ayrıca, yatırım verimliliğini sağlamak için dijitalleştirme maliyetleri (hazırlık, tarama, işleme, depolama ve personel) dikkatlice değerlendirilmelidir.

3. 6 adımlı dijitalleştirme süreci: Bu süreç şunları içerir: hazırlık – sayım – teknik standardizasyon – tarama ve OCR – meta veri oluşturma – dijital imzalama – depolama ve yedekleme – veri entegrasyonu. Taranan görüntülerin en az 300 dpi çözünürlükte olması ve TIFF/PNG olarak kaydedilmesi, ana arşiv belgesinin ise PDF/A olması gerekmektedir. Dijitalleştirilen belgeler, bilgi güvenliği standartlarını karşılayan bir sistemde dijital olarak imzalanır ve saklanır.

Tutarlılığı sağlamak için, kılavuzlar DocCode tanımlayıcısının yapısını ve dosyalar için adlandırma kuralını CODE_YYYYMMDD_DESC.EXT standardına göre belirler; bu sayede çoğaltılmanın önlenmesine ve uzun vadeli istismar ve yönetimin kolaylaştırılması sağlanır.

Siyasi sistem içinde kayıt ve belgelerin dijitalleştirilmesine ilişkin ortak yönergelerin yayınlanması, yalnızca net bir teknik ve yasal çerçeve oluşturmakla kalmaz, aynı zamanda devlet yönetiminin verimliliğini artırmaya, veri paylaşımını teşvik etmeye ve ulusal dijital dönüşümü hızlandırmaya da katkıda bulunur. Kurumlar ve birimler bu düzenlemeleri eşzamanlı ve ciddi bir şekilde uyguladığında, dijitalleştirme süreci daha profesyonel, güvenli, uygun maliyetli ve sürdürülebilir hale gelecektir. Bu, vatandaşlara ve işletmelere en kolay ve verimli şekilde hizmet veren, modern, şeffaf ve veri odaklı bir yönetim inşa etmede önemli bir adımdır.

Kaynak: https://sonnmt.camau.gov.vn/tin-hoat-dong/huong-dan-thong-nhat-viec-so-hoa-ho-so-tai-lieu-trong-he-thong-chinh-tri-292149