Siyasi sistem aygıtının yeniden örgütlenmesi sürecinde belge ve arşiv çalışmalarının yönetiminin güçlendirilmesi.

Belge ve belge veri tabanlarının hukuka aykırı olarak bulundurulması, devredilmesi veya imha edilmesi kesinlikle yasaktır; yeniden düzenleme işlemleri sırasında belge ve belge veri tabanlarının zarar görmesi veya kaybedilmesi yasaktır.

İçişleri Bakanlığı , 19 Mart 2025 tarihinde, Politbüro'nun 127-KL/TW sayılı Kararı uyarınca siyasi sistem aygıtının yeniden düzenlenmesi sürecinde belge ve arşiv çalışmalarının yönetiminin güçlendirilmesine ilişkin olarak, il ve merkezi olarak yönetilen şehirlerin Halk Komitelerine 414/BNV-VTLTNN sayılı Resmi Gönderiyi yayınladı.

Belgelerin ve belge veri tabanlarının hukuka aykırı olarak bulundurulması, aktarılması veya imha edilmesi kesinlikle yasaktır.

Siyasi sistemin yeniden düzenlenmesine ilişkin 28 Şubat 2025 tarihli ve 127-KL/TW sayılı Politbüro ve Sekreterya Kararı uyarınca, belge ve arşiv çalışmalarının sorunsuz ve kesintisiz bir şekilde yürütülmesini sağlamak, siyasi sistemin yeniden düzenlenmesinden önce, sırasında ve sonrasında belgelerin güvenli bir şekilde yönetilmesini sağlamak, araştırma yapmak ve siyasi sistemin yeniden düzenlenmesine devam etmeyi önermek, belge ve arşivlerin devlet yönetimi sorumluluğunu yerine getirmek için İçişleri Bakanlığı, yerel yönetim aygıtının yeniden düzenlenmesi sürecinde belge ve arşiv çalışmalarının yönetimini güçlendirmek için bir dizi acil görevin uygulanmasını acilen talimatlandırmak üzere il veya merkezi olarak yönetilen şehrin Halk Komitesi Başkanından talep eder:

Öncelikle, belge ve arşivlere ilişkin yasal düzenlemelere tam ve doğru bir şekilde uymak, aşağıdaki şartları sağlamak:

Öncelikle kurum ve kuruluşların faaliyetleri sırasında oluşan tüm belgeler ve belge veri tabanları her arşiv bazında merkezi, üniform ve güvenli bir şekilde yönetilmeli; herhangi bir kurum veya kuruluşun belge ve belge veri tabanları o kurum veya kuruluşun arşivine göre sayılarak toplanmalıdır.

İkinci olarak, kurum veya kuruluş, faaliyetinin sona erdiği tarihten itibaren arşivlerini kapatır. Kurum veya kuruluş, yetkili makamın birleşme veya faaliyetinin sona ermesine ilişkin kararının yürürlüğe girdiği tarihten itibaren yetkisi dahilindeki idari belgeleri düzenleyemez.

Üçüncüsü, teşkilat düzenlemesi öncesinde ve sırasında, belge ve veri tabanlarının düzenlemeden önce idari birimin İl Tarih Arşivi ve Kurum Arşivlerinde (veya muhafaza edildikleri yerde) saklanmaya devam edilmesi gerekmektedir.

Dördüncüsü, belge ve belge veri tabanlarının hukuka aykırı olarak bulundurulması, aktarılması veya imha edilmesi kesinlikle yasaktır; aygıtın yeniden düzenlenmesi sürecinde belge ve belge veri tabanlarının zarar görmesi veya kaybedilmesi yasaktır.

İkinci olarak, il tarih arşivleri, ildeki tüm arşiv belgeleri ve belge veri tabanlarının yerinde veya geçici olarak saklanması için kurum, kuruluş ve idari birim başkanlarıyla koordinasyonu sağlamak ve teşkilat düzenlemesi sonrasında belgeleri yönetim yetkilerine göre yeni kurum, kuruluş ve idari birimlere devretmek ile görevlidir.

Üçüncüsü, Arşiv Yönetim Yetkisi Kanunu hükümlerine uygun olarak örgütsel düzenleme yapıldıktan sonra belgelerin ve belge veri tabanlarının teslimi.

Dördüncüsü, kamu hizmetlerinde mühür ve dijital imza sertifikalarının yönetimi ve kullanımı konusunda yasal düzenlemeleri sıkı bir şekilde uygulamak; istatistiksel görevlerin yerine getirilmesi, paketlenmesi, devredilmesi, saklanması ve cihazların yeniden düzenlenmesi sürecinde kullanılması sırasında devlet sırlarını korumak ve bilgi, belge ve verilerin güvenliğini sağlamak.

Yeni kurum ve kuruluşların belge, kayıt ve metin sembollerine ilişkin kimlik kodlarının listesini düzenleyen belgelerin düzenlenmesi

İçişleri Bakanlığı , il ve merkezden yönetilen şehirlerdeki Halk Komiteleri için, İl Halk Komitesi Başkanının, görev ve yetkileri kapsamında yerel arşivlerin devlet yönetimini uygulamaktan sorumlu olarak sorumlu olmasını; yeniden yapılanma sürecinde kanun hükümlerine göre yönetim yetkisi altındaki belgelerin ve belge veri tabanlarının güvenliğini sağlamasını önermektedir.

İl Halk Komitesi Başkanı'nın, belge ve arşiv çalışmalarının devlet yönetiminin güçlendirilmesine ilişkin direktifi acilen yayınlansın.

Tüm düzeylerdeki idari birimlerin yeniden düzenlenmesi ve yeniden yapılandırılması ve iki düzeyli yerel yönetim örgütlenme modelinin oluşturulması Projesi kapsamında Devletin il düzeyindeki tarihi arşivlerinin yeniden düzenlenmesine ilişkin bir plan geliştirin, değerlendirilmesi ve uygulanması için yetkili makamlara sunun.

Örgütsel düzenlemenin tamamlanmasının hemen ardından aşağıdaki görevlerin derhal yerine getirilmesi gerekmektedir:

Öncelikle, yönetimi altına alınacak yeni kurum ve kuruluşların belge, kayıt ve metin sembollerine ilişkin kimlik kodlarının listesini düzenleyen bir belgenin yayımlanması.

İkincisi, yeni kurum ve kuruluşların başkanlarına, yönetim yetkileri altındaki belge ve veri tabanlarını teslim almaları talimatı verilmeli; yeni tabandan yönetim birimlerinin başkanlarına, geçici olarak İl Tarih Arşivleri Müdürlüğü tarafından yönetilen yönetim alanındaki oda ve depolardan belge teslim almaları talimatı verilmelidir.

Üçüncüsü, Sistemi yöneten ve işleten birime, yönetimi altındaki kurum ve kuruluşların belge düzenleme ve iş mutabakatı faaliyetlerinin sürekliliğini ve devamlılığını sağlayacak teknik çözümlerin uygulanması talimatını vermek.

Dördüncüsü, daha önce derlenmiş belgelere göre iş operasyonlarını yönetmek ve işlemek için proje ve planların geliştirilmesini yönlendirmek.

Beşincisi, kurumsal düzenleme öncesinde, sırasında ve sonrasında büro ve arşiv görevlerinin güvenli ve sorunsuz bir şekilde yerine getirilmesi için kaynakların sağlanması.

Altıncısı, İçişleri Bakanlığı'na uygulama durumunu bildirin, İçişleri Bakanlığı da bunu sentezleyip Hükümete raporlasın.

İl Halk Komitesi Başkanının belge ve arşiv çalışmalarının yönetiminin güçlendirilmesine ilişkin Yönergesinin uygulanmasına ilişkin Planın yayınlanması.

İçişleri Bakanlığı adına, İl Halk Komitesi Başkanına, yerel siyasi sistemin yeniden düzenlenmesi sürecinde belge ve arşiv çalışmalarının yönetiminin güçlendirilmesine ilişkin bir Yönerge yayınlaması tavsiyesinde bulunulması.

Yerel siyasi sistem aygıtının yeniden düzenlenmesi sürecinde belge ve arşiv çalışmalarının yönetiminin güçlendirilmesine ilişkin İl Halk Komitesi Başkanı Yönergesinin uygulanmasına yönelik bir Plan yayınlanması.

İl Tarih Arşivi Müdürlüğü, Sistem üzerinde belgelerin teslim alınması, yerinde korunması ve belge veri tabanının sınırlandırılması için kurum, kuruluş ve birimlere çalışma grupları organize edecek görevlileri görevlendirir.

İl Tarih Arşivi'ne, İl Tarih Arşivi'ne sunulan belgelerin kaynağı olan kurum ve kuruluşlarda tamamen düzenlenmiş, kalıcı olarak saklanan kayıtları toplamak için proaktif önlemler alması talimatı verilmesi.

İl Tarih Arşivi Müdürlüğünce onaylanıp mühürlenen oda ve depolarda bulunan belge ve belge veri tabanlarının, yeniden düzenlenip sorumlu yönetim kurum veya kuruluşuna teslim edilinceye kadar güvenliğinin sağlanması için yeterli kaynakların sağlanması hususunda İl Halk Komitesi Başkanına tavsiyede bulunulur.

Örgütsel düzenlemenin tamamlanmasının hemen ardından aşağıdaki görevlerin derhal yerine getirilmesi gerekmektedir:

İl Halk Komitesi Başkanına, yönetim kapsamındaki aygıtların yeniden düzenlenmesinden sonra oluşturulan kurum ve kuruluşların belge, kayıt ve metin sembollerine ilişkin tanımlama kodlarının yer aldığı bir listenin derhal yayımlanması hususunda tavsiyede bulunulması.

Kurum ve kuruluşların belgelerinin yönetimi ve işlenmesine ilişkin plan ve projeleri yeniden düzenlemeden önce İl Halk Komitesine sunmak.

Sistem yönetimi ve operasyon birimiyle koordineli çalışarak devir teslim planı geliştirmek, belgeleri ve belge veri tabanlarını Sisteme entegre etmek.

Gerektiğinde, teşkilat yapısının oluşturulmasından önce derlenen belge bloğu ve belge veri tabanının yönetim ve işleme planı hakkında Devlet Arşivleri Daire Başkanlığı'na danışılır.

Kurumların, kuruluşların ve bireylerin kurumsal yeniden yapılanma öncesinde, sırasında ve sonrasında belge ve arşivlerle ilgili sorularını düzenli olarak yönlendirin ve yanıtlayın.

Cihazların yeniden düzenlenmesi öncesinde kurum ve kuruluşların belge ve belge veri tabanlarının teslimini teyit etmek

İçişleri Bakanlığı , il tarih arşivleri için, kağıt belgeler ile diğer bilgi taşıyıcılarındaki belgelerin (varsa) sayımı, düzenlenmesi, paketlenmesi, mühürlenmesi, hacmi ve durumunun teyidi ile kurum ve kuruluşlara ait belgelerin yerinde muhafazası veya geçici merkezi muhafazasının sağlanması ve koordinasyonu konularında görevli kişilerin görevlendirilmesini önermektedir.

Sistemin yönetim ve işletme birimi ile koordineli olarak her kurum, kuruluş ve idari birimin Sistem üzerindeki dijital belge sayısını belirlemek ve belge veritabanını sınırlamak.

İl Tarih Arşivi'nde hâlihazırda muhafaza edilen tüm belge ve belge veri tabanlarının listesini çıkarmak; teşkilat yapısı yeniden düzenlenerek yetkili kurum ve kuruluşlara devredilinceye kadar İl Tarih Arşivi'ndeki belge ve belge veri tabanlarının güvenliğini, bütünlüğünü ve kullanılabilirliğini sağlamaya devam etmek.

Belgelerin miktarını, durumunu, belge veritabanını sentezleyin ve İçişleri Bakanlığı'na raporlayın.

Örgütsel düzenlemenin tamamlanmasının hemen ardından aşağıdaki görevlerin derhal yerine getirilmesi gerekmektedir:

Odak noktası, teşkilatlanma düzenlemesi öncesinde kurum ve kuruluşlara ait belgelerin ve belge veri tabanlarının teşkilatlanma düzenlemesi sonrasında yetkili yönetim kurum veya kuruluşuna devredilmesini organize eder ve onaylar.

İçişleri Bakanlığı'na, kurum ve kuruluşlar tarafından derlenen belge ve belge veri tabanlarının yeniden düzenlenmesi öncesinde yönetimi ve kullanımı için plan ve projeler geliştirmesi tavsiyesinde bulunulması.

Yeniden düzenleme öncesinde derlenen doküman ve veri tabanlarını yönetmek ve işlemek, proje ve planların uygulanmasını organize etmek için ilgili kurum ve kuruluşlarla koordinasyon sağlamak.
İl Tarih Arşivleri'ne sunulan belgelerin kaynağı olan kurum ve kuruluşlarda daha önce tamamen düzenlenmiş ve kalıcı saklama süresi olan dosyaların toplanması. Özel bir arşivin bulunmaması durumunda, İl Tarih Arşivleri, yeniden düzenleme sürecinde toplanan belgelerin güvenliğini sağlamak için İçişleri Bakanlığı'na oda ve depo tahsisi konusunda tavsiyede bulunacaktır.

Sistem üzerinde kurum, kuruluş, yönetici ve sekreterlerin yeni hesap açma veya yeniden hesap açma işlemlerini yaparak belgelerin düzenlenmesini ve alınmasını sağlayın.

İçişleri Bakanlığı, kurum, kuruluş ve idari birim başkanları için, yeniden yapılandırma sürecinde, yeniden yapılandırma sonrasında belge ve belge veri tabanları İl Tarih Arşivleri'ne ve yetkili kurum ve kuruluşlara devredilinceye kadar, kanun hükümlerine göre, kurum, kuruluş ve ilçe düzeyindeki Halk Komiteleri Başkanları ile kurum, kuruluş başkanlarının yönetim yetkileri altındaki belge ve belge veri tabanlarının güvenliğini sağlamakla yükümlü olmasını zorunlu kılmaktadır.

Birimleri ve bireyleri, tamamlanan işlere ilişkin kayıt ve belgeleri ve tamamlanmamış işlere ilişkin kayıt ve belgeleri derlemeye ve paketlemeye yönlendirin (her birimin tamamlanmamış işlerinin bir listesini yapın).

Kurum veya kuruluşun tamamlanmamış işlerinin bir listesini çıkarmak ve sentezlemek üzere birimler ve kişiler görevlendirin; dosya ve belgelerin ayrı ayrı paketlenip kurum Arşivlerine sunulmak üzere toplanmasını sağlayın.

İstatistik Kurumu arşivlerini yönetmek, arşivlerdeki belgeleri toplamak ve arşivlere teslim edilmemiş dosya ve belgeleri derleyip toplamaları için birimlere ve kişilere rehberlik etmek; birimlerden ve kişilerden dosya ve belgeleri almak ve bunları arşivlerde, merkezi depolama odalarında ve antrepolarda toplamak. Tamamlanmamış çalışmalarla ilgili dosya ve belgelere dikkat etmek, bunları ayrı ayrı toplamak ve açık notlar almak gerekir.

Cihazların yeniden düzenlenmesinden sonra yönetim için yetkili makam veya kuruluşa teslim edilene kadar dokümanların korunması ve güvenli bir şekilde saklanması için gerekli depo, ekipman ve insan kaynaklarını düzenleyin.

İstatistik sistemini yöneten ve işleten birime, tamamlanmış ve tamamlanmamış çalışmalara ait belge ve belge veri tabanlarının sayısını teyit etme görevini vermek; sistemdeki verileri sınırlandırmak veya depolama aygıtlarına aktarmak ve aygıtın yeniden yapılandırılması sonrasında il tarih arşivlerine veya yetkili kurum ve kuruluşlara devredilene kadar belge ve veri tabanlarının güvenliğini ve bütünlüğünü sağlamak.

İlçe Halk Komitesi Başkanı, İlçe Halk Komitesine bağlı uzman kuruluşlara ait belgelerin toplanması ve merkezi olarak saklanması için depoların ve gerekli ekipmanların düzenlenmesi konusunda İçişleri Bakanlığına tavsiyelerde bulunur; örgütlenme düzenlemesi yapıldıktan sonra belgelerin yetkili yönetim kuruluşuna veya kuruluşa teslim edilinceye kadar güvenliğini koruyacak kuvvetleri ayarlar.

Örgütsel düzenlemenin tamamlanmasının hemen ardından, yeni kurum, kuruluş veya idari birimin başkanının derhal şu talimatları vermesi gerekir:

Sistem üzerinde kurum, kuruluş, yönetici ve sekreterlerin yeni hesap açma veya yeniden hesap açma işlemlerini yapmak, belgelerin düzenlenmesi ve alınmasını sağlamak, mevzuata uygun olarak kamu hizmetlerinde kullanılmak üzere mühür ve elektronik imza belgesi düzenlemek için kayıt yaptırmak.

Yönetimi altındaki tamamlanmamış çalışmalara ilişkin belge ve belge veri tabanlarını daha ileri çözüm için almak üzere İl Tarih Arşivi, Sistem yönetim ve işletme birimi ve ilgili birimler ve kişilerle koordinasyon sağlamak.

Yönetim yetkisi altındaki belge, belge veri tabanları ve yönetim alanındaki oda ve depolardaki belgeleri teslim alın; söz konusu belge bloğu için iş işleme planları geliştirmek üzere Tarihi Arşivler ile koordineli çalışın.

Kurumun arşiv ve depolarındaki belgeleri sayın, mühürleyin ve güvenli bir şekilde saklayın.

Kurum arşivleri için kurum arşiv birimi veya kurum, kuruluş veya birimde arşivlemeyle görevli kişi aşağıdaki görevleri yerine getirir:

Birimlere ve kişilere dosya ve belgeleri derleyip paketlemeleri ve bunları merkezi depolama odalarına ve depolara önceden teslim etmeleri talimatını verin; birim ve kişilerden gelen belgelerin güvenli bir şekilde saklanması için depoları ve gerekli koşulları hazırlayın.

Teşkilat yapısı yeniden düzenlendikten sonra belgeler İl Tarih Arşivi Müdürlüğüne veya yetkili kurum veya kuruluşa teslim edilinceye kadar, kurum veya kuruluşun bürosunda veya arşivinde bulunan belgeleri saymak, mühürlemek ve güvenli bir şekilde muhafaza etmek.

İstatistik Sistemi yönetim ve işletme birimi ile koordineli çalışarak Sistemde yer alan kurum ve kuruluşlara ait belge ve belge veri tabanlarının sayısını teyit etmek.

Listeye göre tamamlanmamış işlere ait dosya ve belgeleri alın ve ayrı ayrı muhafaza edin.

Daha önce tamamlanmış ve kalıcı olarak saklanmış kayıtları Tarihi Arşivlere sunulmaya hazır hale getirmek için gönderin veya derleyin, ayrı ayrı paketleyin.

Paketlenmiş belge ve dosyaları ve tamamlanmamış işlerin listesini orijinal halleriyle teslim edin.

Memurlar, kamu görevlileri ve işçiler için, tamamlanmış işlere ilişkin kayıt ve belgeler ile tamamlanmamış işlere ilişkin kayıt ve belgelerin derlenmesi ve paketlenmesi; tamamlanmamış işler için bir liste yapılması ve açıkça belirtilmesi gerekir: işin adı; onu işleyecek kişinin adı; mevcut belge ve malzemelerin sayısı; (varsa) işleme son tarihi.

Sistem üzerinde tamamlanan işlere ait kayıt ve belgelerin, tamamlanmayan işlere ait kayıt ve belgelerin istatistiklerini tutun; Sistem üzerinde iş kayıtları listesi veya tamamlanmayan işlere ait belge listesi oluşturun.

Belge ve dosyaların orijinal paketini ve Sistem üzerinde tamamlanmamış işlerin listesini kurum veya birim arşivlerine veya cihazın yeniden düzenlenmesi sürecinde belgeleri toplamaktan sorumlu kişiye teslim edin.

Örgütsel düzenlemenin tamamlanmasının hemen ardından, Kurum Arşivi ve Sistemi yöneten ve işleten birim ile derhal koordinasyon sağlanarak, tamamlanmamış çalışmalara ilişkin kayıt ve belgelerin, bunları işlemeye devam etmekten sorumlu birime veya kişiye teslim edilmesi gerekmektedir.

Kuruluşların yeniden yapılandırılmasına karar verildikten sonra faaliyetlerini derhal durduran kurum ve kuruluşlara ait hesapların kapatılması.

Sistemi yöneten ve işleten birim olarak İçişleri Bakanlığı, Sistemde yer alan belge ve belge veri tabanlarının kapsamını, kurum, kuruluş ve kişilerin her bir hesabı bazında tespit ve sınırlandırmak; birim ve kişilerin tamamlanmamış işlerinin listesi esas alınarak veri kapsamını belirlemek ve tamamlanmamış işi olan kurum ve kişilerin hesaplarının listesini oluşturmak; talimat verildiğinde devir planını hazırlamakla yükümlüdür.

Sistemde halihazırda kullanılan belge tanımlama kodları, dosya kodları ve belge sembolleri sistemi hakkında İl Halk Komitesine ve İçişleri Bakanlığına bilgi toplayıp raporlamak, kurum ve kuruluşların belge tanımlama kodları, dosya kodları ve belge sembollerinin belirlenmesinde esas teşkil etmek üzere, aygıtların birleştirilmiş, senkronize bir şekilde ve tekrarlardan kaçınılarak yeniden düzenlenmesi.

Örgütsel düzenlemenin tamamlanmasının hemen ardından aşağıdaki görevlerin derhal yerine getirilmesi gerekmektedir:

Kuruluşların yeniden yapılandırılmasına karar verildikten sonra faaliyetlerini derhal durduran kurum ve kuruluşlara ait hesapların kapatılması.

Yeni kurum ve kuruluşların belge tanımlama kodları, dosya kodları ve metin sembolleri sistemini güncelleyerek sistemin sorunsuz çalışmasını sağlamak.

Sistem üzerinde iş akışının kesintiye uğramaması için daha önce ilişkili olduğu belgeler ve belge veri tabanları ile bağlantı sağlanarak yeni kurum, kuruluş ve şahıslara hesap açılması.
Faaliyette olmayan kurum, kuruluş ve birimlere ait belge ve belge veri tabanlarını çıkarmak, paketlemek ve yeniden yapılandırılarak İl Tarih Arşivi'ne veya yetkili kurum ve kuruluşlara teslim etmek.

Sistemin yeniden yapılandırılması sürecinde kurum, kuruluş ve kişilerin acil ihtiyaçlarını karşılamak amacıyla Sistemdeki belge ve belge veri tabanlarının kullanılmasına yönelik bir plan yapılması.
Lütfen ekli DOSYA'da Resmi Gönderi No. 414/BNV-VTLTNN'nin tam metnini inceleyin:

[reklam_2]
Kaynak: https://moha.gov.vn/tintuc/Pages/danh-sach-tin-noi-bat.aspx?ItemID=56987