Yapay zeka uygulaması, idari prosedürlerin yürütülmesinde verimliliği artırıyor

VNPT'nin BT mühendislerinden oluşan ekibi, müşterilere hizmet etmek için teknoloji çözümleri kullanıyor. — VNPT'nin BT mühendislerinden oluşan ekibi, müşterilere hizmet etmek için teknoloji çözümleri kullanır.

Özellikle ilçe ve belediye düzeyindeki idari birimlerin yeniden yapılandırılması olmak üzere, idari birimlerin ve teşkilatın yeniden yapılandırılması, teşkilatın daha etkin hale getirilmesi ve yönetim etkinliğinin ve verimliliğinin artırılması açısından stratejik öneme sahip önemli bir politikadır. Ancak bu süreç, idari usullerin belirlenmesi alanında önemli zorluklara yol açmaktadır ve açacaktır.

Özellikle idari sınırlar, isimler ve ilgili düzenlemelerdeki değişiklikler, kişiler ve işletmeler için kafa karışıklığına ve bilgi eksikliğine yol açarak, soru sorma ve idari işlemleri yürütme ihtiyacında ani bir artışa neden olmuştur. Ayrıca, bordro süreçlerinin basitleştirilmesi bağlamında, yetkililer ve kamu görevlileri ekibinin hem yeni iş süreçlerini kavraması hem de artan belge sayısıyla başa çıkması gerekmektedir; bu da büyük bir baskıya ve potansiyel gecikme ve hata risklerine neden olmaktadır.

Bu zorlukların etkili bir şekilde ele alınması, düzenleme sürecinin sorunsuz ve şeffaf olması, insanlar ve işletmeler için rahatsızlığın en aza indirilmesi ve idari kaynakların optimize edilmesi için Vietnam Posta ve Telekomünikasyon Grubu (VNPT), geçiş döneminde etkili idari prosedür işlemeyi desteklemek üzere özel yapay zeka uygulamaları geliştirdi.

İnsanlara ve işletmelere hizmet etmek için "Kişiselleştirme"

"Vatandaş - İş Sanal Asistanı", birleşme sürecinden kaynaklanan tüm idari prosedür sorunlarında vatandaşlara ve işletmelere kapsamlı destek sağlayan, tek ve akıllı bir dijital temas noktası görevi gören entegre bir yapay zeka platformudur.

7/24 otomatik olarak bilgi yanıtlama yeteneğine sahip olan bu uygulama, doğal dil işleme (NLP) teknolojisini kullanarak yeni idari sınırlar, isim değişiklikleri ve düzenlenmesi gereken gerekli belgeler (hane halkı kaydı, vatandaşlık kimliği, işletme ruhsatı, arazi kullanım hakkı belgesi vb.) hakkında kişilerin ve işletmelerin binlerce sorusunu anlayıp yanıtlıyor. Uygulama ayrıca, birleşmeden sonra ortaya çıkan yeni politikalar ve düzenlemeler hakkında her durum için kolay anlaşılır ve kişiselleştirilmiş bir şekilde bilgi sağlıyor.

Öte yandan, kullanıcının verdiği bilgilere (değiştirilecek belge türü, eski/yeni adres, işletme türü) dayanarak yapay zekâ, yapılacak idari işlemleri otomatik olarak belirleyecek ve her adım ve hazırlanacak her belge için detaylı talimatlar verecek, doldurulacak elektronik formlara doğrudan bağlantılar sağlayacak, hatta veriler ulusal veri tabanında mevcutsa bilgilerin bir kısmının otomatik olarak doldurulmasını destekleyecek, böylece kişilerin hata yapmaları ve zaman kaybetmeleri en aza indirilecek.

Bu yapay zeka sistemi aynı zamanda bakanlıklar, şubeler ve yerel yönetimlerden birleşmelerle ilgili en son yasal belgeleri ve duyuruları otomatik olarak topluyor, analiz ediyor ve güncelliyor; böylece bilgilerin kişilere ve işletmelere her zaman doğru ve zamanında ulaşmasını sağlıyor.

Yukarıda belirtilen işlevler sayesinde, "Vatandaşlar - İşletmeler için Sanal Asistan" yapay zeka uygulaması, idari prosedürleri yürütmekle görevli yetkililerin doğrudan sorgulama yükünü önemli ölçüde azaltacak ve derinlemesine değerlendirme gerektiren karmaşık kayıtların işlenmesine odaklanmak için zaman kazanmalarını sağlayacaktır.

Uygulama ayrıca, kişilerin ve işletmelerin memnuniyetini ve deneyimini iyileştirmeye yardımcı olarak, proaktif bir şekilde bilgi aramalarına ve idari işlemleri istedikleri zaman, istedikleri yerde gerçekleştirmelerine, bekleme ve seyahat sürelerini azaltmalarına, şeffaflık ve güven oluşturmalarına olanak tanır. Uygulama, özellikle bilginin tekdüzeliğini ve doğruluğunu sağlayarak, her bir yerin farklı açıklamalar yaptığı, kafa karışıklığına yol açan durumları sınırlandırır ve tüm taraflar için adalet sağlar.

Yapay zeka, idari prosedür işlemlerini destekler

VNPT ayrıca, geçiş döneminde yetkililerin ve kamu görevlilerinin idari prosedürleri daha etkili bir şekilde işlemesine yardımcı olmak amacıyla idari prosedür işleme sistemine derinlemesine entegre edilmiş bir dizi yapay zeka uygulaması geliştirdi.

Her şeyden önce, akıllı sınıflandırma ve kayıt kontrolünü destekleyen bir yapay zeka sistemi mevcuttur. Bu yapay zekalar, belge ve kayıtlardaki bilgileri otomatik olarak taramak, tanımlamak ve okumak için "bilgisayarlı görüş" teknolojisini kullanır; kayıtları otomatik olarak sınıflandırır, verileri çıkarır ve birleşmeden sonraki yeni düzenlemelere ve idari birim formlarına göre geçerliliğini kontrol eder; ardından eksiklikler, hatalar veya geçersiz kayıtlar hakkında otomatik olarak uyarı vererek yetkililerin erken tespit etmesine ve zamanında eklemeler talep etmesine yardımcı olur ve böylece iade edilmesi gereken kayıt oranını azaltır.

Sırada, karar alma ve dosya işleme süreçlerini destekleyen yapay zekâlar var. Bu yapay zekâlar, dosyadaki verileri analiz edecek, ilgili yönetmeliklerle karşılaştırarak bir çözüm önerecek veya personele sonraki adımları önerecek. Karmaşık durumlarda yapay zekâ, personelin dikkat etmesi gereken noktaları veya başvurabileceği ilgili yasal belgeleri göstererek değerlendirme sürecini hızlandırabilir.

Son olarak, yapay zekâ raporlama ve istatistikleri otomatikleştirir. Buna göre, uygulama idari prosedürlerin alınması ve işlenmesi sürecinden elde edilen verileri (kayıt sayısı, ortalama işlem süresi, en sık karşılaşılan idari prosedür türleri, yaygın hatalar vb.) otomatik olarak sentezleyecektir.

Oradan, yerel liderlerin, departmanların ve şubelerin idari prosedür çözümünün etkinliği hakkında kapsamlı bir görüşe sahip olmalarına, darboğazları kolayca belirleyip zamanında yönlendirme yapmalarına yardımcı olan görsel, gerçek zamanlı istatistiksel raporlar oluşturun.

Uygulamalı test sonuçları, bu yapay zeka sistemlerinin personel verimliliğini önemli ölçüde artırdığını, manuel, tekrarlayan ve hataya açık görevleri azalttığını, personelin profesyonel görevlere odaklanmasına ve daha karmaşık sorunları çözmesine yardımcı olduğunu; süreçler yapay zeka tarafından dijitalleştirildiğinde ve kontrol edildiğinde idari prosedürlerin ele alınmasında şeffaflık ve adaleti sağladığını, öznel müdahaleleri ve olumsuz riskleri en aza indirdiğini; aynı zamanda yönetime doğru ve zamanında veri sağladığını, yerel ve yerel liderlerin gerçek verilere dayalı hızlı ve etkili operasyonel kararlar almasını desteklediğini göstermektedir.

Modern, hızlı ve verimli dijital yönetimi deneyimleyin

Mayıs 2025'te Ho Chi Minh Şehri'nde idari prosedür süreçlerini desteklemek için yapay zekanın pilot uygulaması birçok olumlu sonuç doğurdu. Özellikle: İnsanlara ulaşma ve onlara yanıt verme süresi önemli ölçüde azaldı; insanlar ve işletmeler daha doğru bir şekilde desteklenerek defalarca seyahat etme ihtiyacı azaldı; aynı zamanda yetkililer, belgelerin daha proaktif ve etkili bir şekilde işlenmesini desteklemek için ek araçlara da sahip oldu.

Buna göre, yapay zekâ sistemi, vatandaşların doğrudan ilettiği günlük ortalama 10 bin-13 bin evrakın alınmasını destekleyerek, günlük tahmini 1.400 saat, aylık 30 bin 800 saatten fazla ve yıllık 369 bin 600 saat, yani yaklaşık 175 memurun çalışmasına eşdeğer işlem süresinden tasarruf sağlıyor.

Ayrıca yapay zeka uygulamaları günde ortalama 5.000-6.000 adet online başvuru alınmasını da destekleyerek, günde tahmini 550 saat, ayda 12.100 saatten fazla, yılda ise 145.200 saat, yani yaklaşık 70 personelin çalışmasına eşdeğer bir işlem süresi tasarrufu sağlıyor.

Ayrıca, kişiler ve işletmeler idari işlemlerin ilerleyişini takip ederken, ChatBot işlemlerindeki kişilerin bilgilerini görüntüleyip görüntüleyebilir ve bu da tüm süreci deneyimlemelerine yardımcı olabilir. Kamu Hizmeti Portalı ve İdari İşlem Bilgi Sistemi'ne yapay zeka uygulanması, sürecin optimize edilmesine, bekleme sürelerinin ve işlem maliyetlerinin azaltılmasına, hızlı ve şeffaf hizmetlerin sağlanmasına ve insanlara içtenlikle hizmet verilmesine yardımcı olmuştur.

VNPT için yapay zeka yalnızca bir trend değil, aynı zamanda çok erken başlatılmış uzun vadeli bir stratejidir. Çünkü VNPT, yapay zeka teknolojisinde uzmanlaşmanın bir anda başarılamayacağının, sistematik, sürdürülebilir ve vizyoner bir yatırım gerektirdiğinin farkındadır. VNPT, yatırım gerektiren üç temel unsuru açıkça ortaya koymaktadır: insan, altyapı ve veri. Yapay zekanın gerçek anlamda gelişmesi için yalnızca finans yeterli değildir; aynı zamanda esnek mekanizmalar, özel politikalar ve harekete geçme kararlılığı da gerektirir.

VNPT tarafından geliştirilen yapay zeka teknolojilerinin tamamı, hükümet, bireyler ve işletmeler için kullanılan dijital ekosisteme sıkı sıkıya entegre edilmiş belirli ürün ve hizmetler halinde paketlenmektedir. Bu "gerçekten yap - gerçekten kullan" süreci sayesinde, VNPT'nin yapay zeka teknolojisi giderek daha mükemmel hale geliyor ve yapay zeka insan kaynakları ekibi de giderek daha olgunlaşıyor.

Yorum (0)