Yapay zeka uygulamaları, idari prosedürlerin verimliliğini artırır.

VNPT'nin BT mühendisliği ekibi, müşterilerine hizmet vermek için teknoloji çözümleri geliştiriyor.

İdari aygıtın ve birimlerin, özellikle de ilçe ve belediye düzeyindeki idari birimlerin yeniden düzenlenmesi görevi, aygıtı sadeleştirmek ve yönetimin etkinliğini ve verimliliğini artırmak açısından stratejik öneme sahip büyük bir politikadır. Ancak bu süreç, idari prosedürlerin yürütülmesi alanında önemli zorluklar doğurmaktadır ve doğurmaya devam edecektir.

Özellikle, idari sınırlarda, isimlerde ve ilgili düzenlemelerde yapılan değişiklikler vatandaşları ve işletmeleri şaşırtarak, soruşturma ve idari işlemlerde bir artışa yol açmıştır. Dahası, iş gücünün azaltılması bağlamında, yetkililer ve memurlar aynı anda yeni operasyonel prosedürlere uyum sağlamak ve artan evrak iş hacmiyle başa çıkmak zorunda kalmakta, bu da önemli bir baskı oluşturmakta ve gecikme ve hata riskini artırmaktadır.

Bu zorlukların etkili bir şekilde üstesinden gelmek, sorunsuz ve şeffaf bir yeniden yapılandırma süreci sağlamak, vatandaşlar ve işletmeler için rahatsızlığı en aza indirmek ve idari kaynakları optimize etmek amacıyla Vietnam Posta ve Telekomünikasyon Grubu (VNPT), geçiş döneminde verimli idari prosedür işlemlerini desteklemek için özel yapay zeka uygulamaları geliştirmiştir.

Vatandaşlar ve işletmeler için "kişiselleştirilmiş" hizmetler.

"Vatandaş-İşletme Sanal Asistanı", birleşme sürecinden kaynaklanan tüm idari prosedürlerde vatandaşlara ve işletmelere kapsamlı destek sağlayan, tek ve akıllı bir dijital temas noktası görevi gören entegre bir yapay zeka platformudur.

7/24 otomatik bilgi yanıtlama fonksiyonuyla bu uygulama, doğal dil işleme (NLP) teknolojisini kullanarak vatandaşlardan ve işletmelerden gelen yeni idari sınırlar, isim değişiklikleri ve gerekli belge düzenlemeleri (hanehalkı kaydı, vatandaşlık kimlik kartı, işletme ruhsatı, arazi kullanım hakkı belgesi vb.) hakkındaki binlerce soruyu anlayıp doğru ve anında yanıtlıyor. Uygulama ayrıca, birleşmelerden sonra ortaya çıkan yeni politikalar ve düzenlemeler hakkında her durum için kolay anlaşılır ve kişiselleştirilmiş bir şekilde bilgi sağlıyor.

Öte yandan, kullanıcının sağladığı bilgilere (değiştirilecek belge türü, eski/yeni adres, işletme türü) dayanarak, yapay zeka otomatik olarak gerçekleştirilecek idari prosedürleri belirleyecek ve hangi belgelerin hazırlanması gerektiği konusunda adım adım ayrıntılı talimatlar verecektir. Ayrıca doldurulacak elektronik formlara doğrudan bağlantılar sağlayacak ve hatta veriler ulusal veri tabanında zaten mevcutsa bilgilerin bir kısmını otomatik olarak doldurmaya yardımcı olarak hataları en aza indirecek ve vatandaşlar için zamandan tasarruf sağlayacaktır.

Bu yapay zeka sistemi ayrıca, birleşmelerle ilgili bakanlıklardan, dairelerden ve yerel yönetimlerden gelen en son yasal belgeleri ve duyuruları otomatik olarak toplar, analiz eder ve günceller; böylece vatandaşlar ve işletmeler için bilgilerin her zaman doğru ve zamanında olması sağlanır.

Bu işlevler sayesinde, "Vatandaş-İşletme Sanal Asistanı" yapay zeka uygulaması, idari prosedürleri yürütmekle sorumlu yetkililer için doğrudan soru-cevap oturumlarının yükünü önemli ölçüde azaltacak ve karmaşık dosyaların derinlemesine değerlendirilmesi gereken işlemlere odaklanmaları için zaman kazandıracaktır.

Uygulama ayrıca vatandaşların ve işletmelerin memnuniyetini ve deneyimini iyileştirmeye yardımcı olur; onlara her zaman, her yerde proaktif olarak bilgi arama ve idari işlemleri gerçekleştirme olanağı sunarak bekleme sürelerini ve seyahatleri en aza indirir, şeffaflık ve güven oluşturur. Özellikle uygulama, bilginin tutarlılığını ve doğruluğunu sağlayarak, farklı yerlerin farklı yorumlar sunarak kafa karışıklığına yol açtığı durumları sınırlandırır ve tüm taraflar için adalet sağlar.

Yapay zeka, idari prosedürlerin işlenmesine yardımcı olur.

VNPT ayrıca, geçiş döneminde yetkililerin ve memurların idari prosedürleri daha verimli bir şekilde yürütmelerine yardımcı olmak amacıyla, idari prosedür işleme sistemine derinlemesine entegre edilmiş bir dizi yapay zeka uygulaması geliştirmiştir.

İlk olarak, akıllı belge sınıflandırma ve doğrulamayı destekleyen yapay zeka sistemi bulunmaktadır. Bu yapay zekalar, çeşitli belge ve dosya türlerinden bilgileri otomatik olarak taramak, tanımak ve okumak için "bilgisayar görüşü" teknolojisini kullanır; dosyaları otomatik olarak sınıflandırır, verileri çıkarır ve birleştirilmiş idari birimin yeni düzenlemelerine ve formlarına göre geçerliliklerini kontrol eder; ardından, eksiklikler, tutarsızlıklar veya geçersiz dosyalar hakkında otomatik olarak uyarıda bulunur, yetkililerin sorunları erken tespit etmelerine ve zamanında tamamlama talebinde bulunmalarına yardımcı olarak iade edilen dosya oranını azaltır.

Ardından, yapay zeka karar verme ve belge işleme süreçlerine yardımcı olur. Bu yapay zeka, belgelerdeki verileri analiz eder, ilgili düzenlemelerle karşılaştırır ve yetkililer için çözümler veya sonraki adımlar önerir. Karmaşık durumlarda, yapay zeka dikkat edilmesi gereken noktaları vurgulayabilir veya yetkililerin başvurabileceği ilgili yasal belgeleri sağlayarak inceleme sürecini hızlandırabilir.

Son olarak, yapay zeka destekli otomatik raporlama ve istatistikler bulunmaktadır. Buna göre, uygulama idari işlemlerin alınması ve işlenmesi sürecinden otomatik olarak veri derleyecektir (dosya sayısı, ortalama işlem süresi, en sık karşılaşılan idari işlem türleri, yaygın hatalar vb.).

Bu, görsel ve gerçek zamanlı istatistiksel raporlar oluşturarak yerel yöneticilere ve departmanlara idari prosedürlerin etkinliğine dair kapsamlı bir bakış açısı sunar, darboğazları belirlemeyi ve zamanında rehberlik ve yönlendirme sağlamayı kolaylaştırır.

Gerçek dünya test sonuçları, bu yapay zeka sistemlerinin yetkililerin verimliliğini önemli ölçüde artırdığını, manuel, tekrarlayan ve hataya açık görevleri azalttığını, yetkililerin mesleki görevlerine odaklanmalarını ve daha karmaşık sorunları çözmelerini sağladığını; süreçlerin dijitalleştirilmesi ve yapay zeka tarafından kontrol edilmesiyle idari prosedürlerde şeffaflık ve adaleti sağladığını, öznel müdahaleyi ve olumsuz riskleri en aza indirdiğini; ve yönetim için doğru ve zamanında veri sağlayarak, yerel ve taban liderlerinin gerçek dünya verilerine dayalı olarak hızlı ve etkili operasyonel kararlar almalarını desteklediğini göstermektedir.

Modern, hızlı ve verimli dijital yönetimi deneyimleyin.

Mayıs 2025'te Ho Chi Minh şehrinde idari prosedürleri desteklemek için yapay zekanın uygulanmasına yönelik pilot program birçok olumlu sonuç verdi. Özellikle: başvuruların alınması ve yanıtlanması için geçen süre önemli ölçüde azaldı; vatandaşlar ve işletmeler daha doğru destek alarak birden fazla seyahat ihtiyacını azalttı; ve yetkililer başvuruları daha proaktif ve verimli bir şekilde işlemek için ek araçlar edindi.

Buna göre, yapay zeka sistemi, vatandaşlar tarafından doğrudan gönderilen ortalama 10.000-13.000 başvurunun işlenmesini destekleyerek, tahmini olarak günde 1.400 saat, ayda 30.800 saatten fazla ve yılda 369.600 saat işlem süresinden tasarruf sağlamıştır; bu da yaklaşık 175 memurun işine eşdeğerdir.

Ayrıca, yapay zeka uygulamaları günde ortalama 5.000-6.000 çevrimiçi başvurunun işlenmesini destekleyerek, işlem süresinde tahmini olarak günde 550 saat, ayda 12.100 saat ve yılda 145.200 saat tasarruf sağlıyor; bu da yaklaşık 70 memurun işine eşdeğer.

Ayrıca, vatandaşlar ve işletmeler idari işlemlerin ilerleyişini takip ederken, bilgilerini ChatBot işlem platformunda görüntüleyebilir ve genel deneyimi iyileştirebilirler. Kamu Hizmeti Portalı ve İdari İşlem Çözüm Bilgi Sistemine yapay zekanın uygulanması, süreçleri optimize etmiş, bekleme sürelerini ve işlem maliyetlerini azaltmış ve halka hızlı, şeffaf ve özel hizmet sunulmasını sağlamıştır.

VNPT için yapay zeka sadece bir trend değil, çok erken başlatılmış uzun vadeli bir stratejidir. VNPT, yapay zeka teknolojisine hakim olmanın aceleci eylemlerle elde edilemeyeceğini, sistematik, sürdürülebilir ve vizyoner yatırımlar gerektirdiğini anlamaktadır. VNPT, yatırım yapılması gereken üç temel unsuru açıkça belirlemiştir: insanlar, altyapı ve veri. Yapay zekanın gerçekten gelişmesi için sadece finansman yeterli değildir; esnek mekanizmalar, özel politikalar ve kararlı bir eylem taahhüdü de gereklidir.

VNPT tarafından geliştirilen yapay zeka teknolojileri, hükümet, vatandaşlar ve işletmeler için kullanılan dijital ekosisteme sıkı bir şekilde entegre edilmiş belirli ürün ve hizmetler halinde paketlenmektedir. Bu "yap-yap" süreci sayesinde VNPT'nin yapay zeka teknolojisi sürekli olarak gelişmekte ve yapay zeka personeli giderek daha olgun hale gelmektedir.

THAI LINH/Nhan Dan Gazetesine göre

Orijinal makaleye bağlantı

Kaynak: https://baovanhoa.vn/nhip-song-so/ung-dung-ai-nang-cao-hieu-qua-giai-quyet-thu-tuc-hanh-chinh-143013.html