Ulusal Meclis Ofisi, elektronik arşivleme yazılımının alınması konusunda Devlet Arşivleri Daire Başkanlığı ile birlikte çalışmaktadır.

Devlet Arşivleri ve Arşiv Dairesi Başkanlığı *yetkilileri,* *elektronik arşivleme yazılımını yönetim ve kullanım amacıyla Meclis Başkanlığına teslim etti.*

Toplantıya; Devlet Arşivleri ve Kayıtlar Dairesi Müdürü Dang Thanh Tung, Ulusal Meclis Ofisi İdari Daire Müdürü Do Thi Thanh... katıldı.

*Devlet Kayıtları ve Arşivler Dairesi Müdürü Dang Thanh Tung toplantıda konuşuyor*

Toplantıda konuşan Devlet Arşivleri ve Kayıtlar Dairesi Müdürü Dang Thanh Tung, şunları söyledi: Ulusal Meclis liderlerinin talimatları doğrultusunda, Devlet Arşivleri ve Kayıtlar Dairesi bugün Elektronik Belge Yönetim yazılımını Ulusal Meclis Ofisi'ne teslim etti. Aynı zamanda, 2018'den bu yana dünyadaki dijital dönüşüm ve depolama trendini fark eden Devlet Arşivleri ve Kayıtlar Dairesi'nin, İçişleri Bakanlığı'na 2020'den itibaren bir dijital belge depolama sistemi kurulmasını önerdiğini ve son zamanlarda dijital platformlardaki mevcut verileri etkili bir şekilde kullanmak için yapay zekâyı (YZ) güçlü bir şekilde kullandığını belirtti.

Direktör Dang Thanh Tung, Ulusal Meclis'in, yeni yasal belgeleri değiştirirken, tamamlarken ve yayımlarken hukuk sistemini incelemek ve değerlendirmek için yapay zekânın uygulanmasını ve kullanımını, daha önce olduğu gibi uzmanların manuel incelemeler yapması yerine teşvik edeceğini umuyor. Aslında, yapay zekânın tam olarak uygulanmasıyla bu işi çok daha hızlı tamamlayabiliyoruz. Bu sayede, yasa yapma süreci kısalacak ve inceleme sonrasında diğer yasal belgelerle çakışma olmaması ve uygulama sırasında uygulanabilirlik sağlanması sağlanacaktır.

*Toplantıda Hizmet Yönetimi ve Arşiv Değer Tanıtımı Daire Başkanı Mai Thi Thu Hien konuştu.*

Toplantıda bilgi veren Arşiv Belgesi Değerinin Yönetimi ve Tanıtımı Hizmet Dairesi Başkanı Mai Thi Thu Hien şunları söyledi: İçişleri Bakanlığı ile Ulusal Meclis Ofisi arasında arşiv belgelerinin arşivlenmesi ve değerinin tanıtılması konusunda koordinasyon sağlanmasına ilişkin Yönetmeliğin 2019'dan bu yana uygulanmasıyla, Devlet Arşivleri ve Kayıtlar Dairesi, Ulusal Meclis belgelerinin arşivlenmesi çalışmalarını yürütmek üzere Ulusal Meclis Ofisi kurumları, Ulusal Meclis kurumları, Ulusal Meclis Daimi Komitesi'ne bağlı kurumlar ve Ulusal Meclis Ofisi ile proaktif olarak koordinasyon sağladı ve arşiv belgelerinin değerlendirilmesi ve değerinin tanıtılması çalışmalarında koordinasyon sağladı.

Özellikle, Bakanlık, Milli Meclis, Milli Meclis kurumları, Milli Meclis Daimi Komitesi'ne bağlı kurumlar ve Milli Meclis Bürosu'nun faaliyetleri sırasında oluşturulan belgelerin toplanması, derlenmesi ve kataloglanması amacıyla İdari Birim ve Milli Meclis Ofisi ile proaktif bir şekilde koordinasyon sağlayarak bunları milli arşivlere aktarmıştır.

Birim ayrıca, Ulusal Arşiv Merkezi III'e, Ulusal Meclis, Ulusal Meclis kurumları, Ulusal Meclis Daimi Komitesi'ne bağlı kurumlar ve Ulusal Meclis Ofisi'nin faaliyetleri sırasında oluşan belgelerin saklanmasını sağlamak, Ulusal Meclis oturumları, Ulusal Meclis Daimi Komitesi toplantıları ve Ulusal Meclis, Ulusal Meclis kurumları, Ulusal Meclis Daimi Komitesi'ne bağlı kurumlar ve Ulusal Meclis Ofisi'nin diğer faaliyetleri sırasında oluşan belgelerin değerlendirilmesi ve kullanılması için personel görevlendirme konusunda İdari Daire Başkanlığı ve Ulusal Meclis Ofisi ile koordinasyon sağlama talimatı verdi.

Arşiv belgelerinin değerlendirilmesi ve kullanılmasını kolaylaştırmak, bilgi ve uzmanlık alışverişini sağlamak amacıyla Devlet Arşivleri ve Sicil Dairesi, İdari Daire Başkanlığı ve Enformasyon Daire Başkanlığı ile Milli Meclis Kütüphanesi arasında düzenli olarak koordinasyon sağlayarak bilgi, belge, yayın alışverişinde bulunmakta ve parti temsilcilerinin arşiv çalışmalarıyla ilgili mesleki ve teknik faaliyetlere ilişkin konferans, seminer ve etkinliklere katılmaları için gerekli koşulları yaratmaktadır.

Devlet Arşivleri ve Arşiv Dairesi Başkanlığı bünyesindeki Ulusal Arşiv Merkezleri, ayrıca, Ulusal Meclis Başkanlığı'na bağlı birimlerin kullanımına sunulmak üzere düzenli olarak belge ve görüntü listesi sağlamakta ve bu sayede Ulusal Meclis, Ulusal Meclis'e bağlı kurumlar, Ulusal Meclis Daimi Komitesi'ne bağlı kurumlar, Ulusal Meclis milletvekilleri ve Ulusal Meclis Başkanlığı'nın faaliyetlerine hızla hizmet etmektedir.

Bölüm, Ulusal Meclis oturumları sırasında 10'dan fazla sergi ve tematik gösteri için arşiv belgeleri sunmaktadır. Bunlar arasında şunlar yer almaktadır: "Ulusal Hazineler - Vietnam Demokratik Cumhuriyeti Hükümeti Geçici Başkanı'nın Kararnameleri Koleksiyonu"; "1. Vietnam Ulusal Meclisi Heyetinin 1946'da Fransa Cumhuriyeti'ne Dostluk Ziyareti - Barış Arzusunun Sembolü"; "Başkan Ho Chi Minh ve Vietnam Ulusal Meclisi"; "Yoldaş Nguyen Huu Tho'nun Hayatı ve Kariyeri"; "Ulusal Meclis Seçimi - Ulusal Festival"...

Yayınlar konusunda, Devlet Arşivleri ve Kayıtlar Dairesi, Ulusal Meclis Ofisi için "Vietnam Ulusal Meclis Binasının Tanıtımı" ve "Vietnam Sosyalist Cumhuriyeti Ulusal Meclisi ile Laos Demokratik Halk Cumhuriyeti Ulusal Meclisi Arasındaki 50 Yıllık İlişkiler" başlıklı yayınların derlenmesi amacıyla arşiv belgelerini koordine etmiş ve sağlamıştır.

Özellikle, Ulusal Meclis Başkanı Nguyen Thi Kim Ngan'ın Mart 2019'da Fransa Cumhuriyeti'ne yaptığı resmi ziyaret sırasında Fransa'da yaşayan Vietnamlı gurbetçilere gönderdiği diplomatik hediyelerin tasarımında kullanılmak üzere bir dizi arşiv belgesi seçildi.

Yukarıdaki sonuçlar, Ulusal Meclis milletvekilleri, Ulusal Meclis Ofisi yetkilileri ve tüm halkın Vietnam Ulusal Meclisi'nin oluşum ve gelişim süreci hakkında bilgi edinmesinde yararlı bilgiler sağlamıştır.

*FPT Corporation temsilcisi toplantıda elektronik depolama yazılımını tanıttı*

Ancak, Meclis belgelerinin dijitalleştirilmesi çalışmaları henüz kısmen gerçekleştirilebilmiş, belgelerin değerinin artırılmasına yönelik çalışmalar hâlâ ağırlıklı olarak sergiler ve yayın derlemeleri yoluyla yürütülmekte, arşiv belgelerinin potansiyeli yeterince değerlendirilememektedir...

*Ulusal Meclis Ofisi İdari Daire Başkanı Do Thi Thanh toplantıda konuşuyor*

Ulusal Meclis Ofisi İdari Daire Başkanı Do Thi Thanh, belge arşivleme çalışmalarını ele alırken, Daire'nin 11., 12. ve 13. dönem Ulusal Meclis faaliyetlerine ilişkin belgeleri sunduğunu belirtti. Ancak, Devlet Sırlarının Korunması Kanunu ve Arşivler Kanunu'nun yeni değiştirilip, tamamlanıp yürürlüğe girmesi nedeniyle, Daire, kalan belgelerle birlikte, ilgili kanun hükümlerine uygun olarak, Devlet Arşivleri ve Arşivler Dairesi'ne teslim etmeden önce gizli belgeleri filtreleyip incelemektedir.

Müdür Do Thi Thanh ayrıca Devlet Kayıtları ve Arşiv Dairesi'nden, personelinin Ulusal Meclis oturumlarına ait belgelerin arşivlenmesinde Ulusal Meclis Ofisi'ne destek vermeye devam edebilmesi için koşullar oluşturmasını talep etti.

Gelecekte devreye alınacak depolama yazılımları ile ilgili olarak İdari İşler Müdürlüğü yetkilileri, yazılımın kullanımının sorunsuz ve etkili olabilmesi için FPT Corporation'dan koordinasyon, eşlik ve rehberlik hizmeti talep ettiler...

*Toplantıda Ulusal Meclis Ofisi Başkan Yardımcısı Nguyen Manh Hung konuştu.*

Toplantıda konuşan Ulusal Meclis Ofisi Başkan Yardımcısı Nguyen Manh Hung, hem merkezi hem de yerel düzeydeki devlet belgeleri ve arşivlerinin çalışmalarını büyük bir takdirle karşıladı. Ulusal Meclis Ofisi Başkan Yardımcısı, yıllar önce merkezi düzeyden yerel düzeye arşiv çalışmalarının çok güçlü bir şekilde geliştiğini; yerel yönetimlerin İçişleri Bakanlığı bünyesinde proaktif olarak arşiv merkezleri kurduğunu ve bunun belge ve arşiv çalışmalarının önemini gösterdiğini belirtti.

Belge ve arşiv çalışmalarında, TBMM Başkanlığı ile İçişleri Bakanlığı arasında 2019 yılında bir anlaşma imzalandı. 6 yıllık uygulama süresinin ardından, TBMM Başkan Yardımcısı, bu Koordinasyon Yönetmeliği'nin gözden geçirilmesini ve tamamlanmasını, yeni çağa -bilgi teknolojileri, dijitalleşme ve yapay zekâ uygulamaları çağına- uygunluğunun ve bütünlüğünün sağlanmasını önerdi.

Ulusal Meclis Ofisi Başkan Yardımcısı Nguyen Manh Hung, teslim aldıktan hemen sonra, Ulusal Meclis Ofisi'nin alıcı biriminden yazılımı etkin bir şekilde kullanmasını, arşivlenen yazılım belgelerini sistematik bir şekilde muhafaza etmesini ve saklamasını talep etti. Kullanım sürecinde, Ulusal Meclis Ofisi'nin belge arşivleme çalışmalarına yapay zekâ teknolojisinin uygulanmasına odaklanılması.

Hukuki prosedür sorunlarıyla ilgili olarak, Çalışma Grubu bunları tamamen değerlendirecek ve önümüzdeki dönemde değerlendirilmek ve çözüme kavuşturulmak üzere Ulusal Meclis liderlerine raporlayacaktır. İlgili taraflar, yazılımın sorunsuz bir şekilde çalışabilmesi ve elektronik depolama ürünlerinden etkin bir şekilde yararlanabilmesi için teknik kurulum ve işletimin devri ve sağlanması konusunda koordinasyon sağlayacaktır.

Source: https://daibieunhandan.vn/van-phong-quoc-hoi-lam-viec-voi-cuc-van-thu-va-luu-tru-nha-nuoc-ve-tiep-nhan-phan-mem-luu-tru-dien-tu-10388541.html